| 标题 | 图书馆中文报纸管理现状分析与探讨 |
| 范文 | 关键词：报纸管理；图书馆；连续出版物 摘要：报纸管理是图书馆管理的重要组成部分，而报纸在其出版发行过程中的动态性和复杂性，给报纸管理工作带来了很大的影响。文章通过采访、编目、记到、催补缺报、下架装订、馆藏排架等工作环节，对报纸管理现状进行了分析和探讨，认为图书馆应重视图书馆报纸管理工作，提高报纸管理水平。 中图分类号：G25文献标识码：A文章编号：1003-1588（2014）05-0070-03 收稿日期：2014-03-10 作者简介：杨宝青(1959-)，国家图书馆馆员。报纸是重要的信息传播媒体，也是图书馆重点收藏的文献之一。报纸以其内容丰富、时效性强、传播范围广等优势，成为了社会政治、经济、文化、科学、教育、娱乐以及人们日常生活中不可缺少的重要信息来源。报纸以它独特的社会作用存在并不断发展着，其史料价值是其他文献不可替代的，因此图书馆报纸管理工作更显得尤为重要。国家图书馆是国家总书库，是国家的书目中心，肩负着国内外文献收藏和保护的职责。近来，国家图书馆提出了实现“精细化管理”的目标。报纸管理是图书馆管理的重要组成部分，而“精细化管理”对于报纸管理尤为适宜。笔者现以国家图书馆为例，从报纸的采访、编目、记到、催补缺报、下架装订、馆藏排架等工作环节中对报纸管理现状予以介绍和分析，以期同行之间相互交流、借鉴、促进，提高图书馆报纸管理水平。 1采编工作 采编工作是报纸管理工作的核心环节，直接影响了报纸收藏的连续与完整、检索与利用以及馆藏管理等方面。 1.1采访工作 国家图书馆的采访方针是“中文求全，外文求精”。“求全”就是要全面收藏国内的正式出版物。由于多方面原因，多年来国家图书馆中文报纸的收藏范围仅限于省级以上正式出版的报纸、地市级地区出版的日报（市委机关报），近两年又增加了地市级晚报的收藏。报纸的采集方法主要有：依据已收藏的报纸采访信息通过邮局订购、报社缴送、报社直接订购等方式订购。偶有从邮发、缴送或在网络中发现了新创刊或未收藏的报纸信息后，可以再增加收藏。但是笔者从多年的工作实践中发现：有些报纸是自办发行的，不走邮发渠道，也从未向国家图书馆缴送过样报，因而无从知道这些报纸的出版发行情况。这样，报纸采访工作就处于一个比较被动的状态，其最大难题是目前无法及时、全面地掌握国内出版的报纸信息［1］。加之报纸出版发行渠道的多样化和复杂性，使得省级以上报纸和地市级机关报的全面收藏得不到保障，直接影响了国家图书馆报纸收藏工作的进行以及采访方针的实现。2011年，国家图书馆为加强国内出版物的呈缴力度，专门增设了呈缴部门，对呈缴政策和法规进行了大力宣传。两年多来，报纸的缴送情况有了一定进展，但报纸采访工作的被动状态依然存在，这也是目前国家图书馆中文报纸采访工作中需要改变和突破的地方。 1.2编目工作 国家图书馆的报纸编目工作起步较晚，缺少经验，编目人员因工作调离、岗位调整、退休等因素人员更换相对频繁。另外，报纸出版发行过程中的动态变化和不规范以及编目规则的缺失和多样性，都给编目工作带来了困难，影响了书目质量和书目的规范化。经过报纸编目人员多年来的不断努力、学习和探索，编目内容逐渐丰富起来，针对报纸的动态变化亦能及时对书目进行维护，使书目质量有了很大的提高，书目信息更加精确和规范，编目工作从初步探索逐渐走向了成熟。 目前，中文报纸编目是在国家图书馆自动化管理系统（Aleph系统）中来完成的。在Aleph系统中，每一种报纸的书目记录都连接着该报的馆藏记录。书目记录反映的是报纸文献信息，而且根据报纸的动态变化可以随时对书目记录进行修改和维护。管藏记录反映的是报纸的馆藏情况、索报号及不同年代报纸的馆藏地，对维护书目记录、了解馆藏情况以及查找报纸来说十分便利。近年来，随着我国经济、科技、文化、教育和人民文化生活的不断发展和提高，报纸的出版内容更加丰富多彩、与时俱进，其中“副刊”占据了整个报纸的重要位置且形式多变，给编目工作带来了一定的影响和挑战。因此，笔者认为报纸编目工作应拓展编目内容，加强报纸内容的揭示，特别是反映时代特征和重大历史事件的内容应予以著录，以适应连续出版物的出版发行特点。 1.3采访与编目 图书馆的采访与编目工作一直以来都是分别由不同的工作人员来完成的。但对于连续出版物而言，由于其在出版发行过程中会不断发生变化，如：题名改变、休刊、复刊、停刊、合并、增出副刊等等，所以采访信息是否及时、全面、准确会直接影响到编目工作；而编目工作通过对出版物的详细了解和分析，能够提示和促进采访工作更加准确、连续和完整。因此，采访和编目工作是相互影响、相互依赖和相互促进的关系。基于连续出版物的特点，国家图书馆期刊管理已将采访和编目这两项工作合二为一，即由同一采编人员同时负责其管辖期刊的采访和编目工作。这样不仅对连续出版物的管理非常适宜和有利，同时也避免了因沟通不畅、发现问题不及时等原因给采编工作带来的影响，遏制了“各扫门前雪”的弊端。报纸的采编工作合二为一是一个很好的工作改进，使报纸的采编信息能更加的及时和准确。 2报纸记到和催补缺期工作 2.1报纸记到工作 这一工作环节是将通过邮发、缴送、报社直订等不同途径收到的报纸，按不同省份分开后，每一种报纸用一张记到卡片按照报纸的出版日期与期号进行记到，如果有缺期就用“红点”做标记。这样，一张卡片就能够很清晰地反映这一年报纸的到馆情况，是否缺期一目了然，同时亦可参照卡片将缺期报纸进行催补，然后将催补回来的报纸再补充记到在卡片中。当报纸齐全后，在国家图书馆Aleph系统中以单册形式进行挂接（每个单册厚度大约2cm～3cm），一种报纸可根据各自的出版情况，按一年、半年、季度、双月、月为一个单册，或每月分为二册、三册等有规律的进行单册挂接，当缺期确实无法补回时，在相应的单册后面将缺报日期作标注。同时，国家图书馆还规定了单册的描述细则，如：1996:1～12(表示一年1册)；2001:1～3，2001：4～6,2001:7～9,2001:10～12（表示一年4册）；2012:1(1～15) 缺1(8), 2012:1(16～31) (表示每月2册）。一张卡片反应的是一种报纸一年的记到情况，而Aleph系统每条书目的馆藏记录反映的是一种报纸所有单册的馆藏情况。这样，手工整理记到与自动化管理相结合后，工作程序就变得严谨、合理、有序。 杨宝青：图书馆中文报纸管理现状分析与探讨杨宝青：图书馆中文报纸管理现状分析与探讨2011年以前，报纸记到和催补缺期工作完全由国家图书馆报纸记到工作人员来完成的。由于报纸到馆数量大，许多都是重复或不收的，因此整理这些报纸花费了工作人员大量的时间和精力，从而影响了报纸的缺期催补工作。为加强补报力度，2011年国家图书馆开始将手工整理和卡片记到等工序分给外包公司，大大减轻了报纸记到人员的工作量，使他们有更多的时间和精力做催补缺期工作。经过两年多的实践证明，这种工作外包形式既是图书馆管理工作的发展趋势，同时也存在一些潜在的弊端，如：外包人员流动性大、不稳定，给报纸记到工作的质量带来了不好的影响，所以还需要制定完善有效的监督管理措施来制约和保障报纸记到环节的工作质量。 2.2催补缺报工作 报纸的缺藏与催补问题一直困扰着图书馆的报纸管理工作。目前，国家图书馆报纸缺藏的催补工作是由呈缴部门和报纸记到人员共同来完成的，一方面加强了呈缴政策和法规的宣传，另一方面也增加了催补力度。通过呈缴部门和报纸记到人员的共同努力，报纸缴送和缺期补回情况也有了一些改善，但效果不明显，报纸的缺藏问题和补催效果仍然不容乐观。笔者通过多年得工作实践体会到：这项工作不仅需要很强的工作责任心和沟通能力，更需要认识到它的重要性；不仅要了解和熟悉各个报社的不同管理模式，还要有灵活的工作方法和经验的积累。笔者认为，目前对缺报数量较多、时间较长的情况应加强重视，分析其产生的原因，如：是因报社不作为或沟通不畅，还是因为催补不及时或缺少经验等等，以促进报纸催补工作的改善，使报纸收藏更加连续完整。 3下架装订与馆藏排架 3.1报纸下架装订 经过前期的采编、记到、催补缺期、挂接单册等多个工作环节，每年大约2月就要开始将前一年的报纸下架装订。每个记到工作人员将自己负责的报纸分别从报名、索报号、地区、装订时间范围、册数、开本等六方面，用Excel表格进行列表登记，然后下架送装订厂装订。这样，每个人不仅对自己负责的报纸下架装订情况非常清楚，不容易混乱，而且还避免了报纸在装订过程中的遗失问题，保障了馆藏的完整性。 3.2馆藏排架 图书馆的馆藏文献排架方法主要有：分类排架、字顺排架、序号排架等。对于报纸而言，分类排架不太适用，字顺排架则笔画繁多，查找麻烦，当报纸更名时，笔画变了就要改变排架位置，不利于报纸的查找和库房管理。国家图书馆报纸馆藏的排架方法是采用序号排架，即先以各省（CN号）区分开，每个省再按报纸收藏的先后顺序分配排架序列号，如：B/CN22/0021：《吉林工人报》，B/CN31/0250：《上海金融报》；报纸更名时，延续原排架序列号，如：B/CN32/0054：《经济新闻报》（江苏）更名为《都市晨报》；这种排架方式的优点是：报纸容易查找，给后续报纸的收藏留有无限空间，更名后报纸延续前题名报纸排架号，不用改变架位，保证了预留空间的利用。所以，序号排架方法比较适合报纸的馆藏排架与管理。 4报纸的动态性和复杂性对报纸管理的影响 4.1对采访工作的影响 报纸的发行具有动态性和复杂性，主要表现在：①发行渠道的变化，如：邮发改自办发行。②报纸已更名，邮发系统仍为原题名信息。③一种报纸有多个订刊号。如：《金融投资报》有三个订刊号，除主报外还有《金融投资报·财经周刊》和《金融投资报·周末证券》，三个订刊号需要全订，其期号才连续完整；《甘肃科技报》有四个订刊号，除主报外还有《甘肃科技报·健康周刊》《甘肃科技报·新农村报道》和《甘肃科技报·消费报道》，而这四种刊物的期号各自独立连续。④一种报纸多个发行渠道。如：《武汉科技报》自办发行，而《武汉科技报·少年科学周刊》则为邮发订购。⑤一种报纸的订阅号时有改变。国家图书馆报纸的采集主要以邮发为主，如此变化多样和复杂的发行状况，给报纸的订阅带来了很大的不便和影响，容易造成重订和漏订。 4.2对编目和记到工作的影响 近年来，一种报纸使用一个统一刊号却出版多个刊物的现象越来越多。一般是一个主报与多个分辑或副刊同时出版，它们各自的期号独立或期号相连，且时常变化，其中分辑或副刊随时出新、随时停刊。因此，报纸书目也随之分分合合、来回多变，给书目的管理和报纸查找带来了很大不便。另外，有些报纸的报头和版面设计五花八门、随心所欲，报名虚虚实实、忽隐忽现；有的为了突出副刊，将报纸A版报头标为副刊题名，B版标正题名，题名很难辨认和判断，这些都会给报纸编目和记到工作造成混乱［2］。 4.3对馆藏排架的影响 在国家图书馆的报纸库房管理中，一般为每种报纸预留大约十年的空间且排架号是在编制书目时就已设定了的。然而，在出版发行过程中，报纸的出版频率、尺寸、版面等都会不断发生变化，加之可能随时会停刊，会使报架出现不均匀状况，有的架位空间很大，有的架位十分拥挤甚至无地方排放，给馆藏管理带来了影响［3］。 5结语 近些年来，国家图书馆中文报纸管理工作在不断探索和改进，各项工作细则以及管理水平也在不断完善和提高。随着现代社会经济、科技的迅猛发展，人们对知识信息的需求也越来越多，报纸内容会更加丰富多彩，出版形式也会多种多样。因此，图书馆报纸管理工作也应顺应时代潮流，在探索中求发展，在发展中求创新，进一步完善报纸管理工作细则，建立及时有效的监督检查制度，努力实现“精细化管理”目标，使报纸管理工作更加严谨、有序、科学、规范。 参考文献： ［1］杨红.试论省级公共图书馆报纸文献的管理与利用［J］.图书馆学刊，2012(6)：39. ［2］［3］夏福莉.报纸的动态性特点与图书馆管理的矛盾［J］.山东图书馆季刊，2007(2)：90-91. （编校：严真） |
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