| 标题 | 当前基层事业单位登记档案管理中存在的问题与对策 |
| 范文 | 杨玉霞 摘 要：事业单位登记档案管理是事业单位登记管理的重要组成部分，有着为事业单位提供便利服务、为社会查询提供法律凭证、填补国家档案空白的重要意义。伴随着事业单位的改革进步发展，基层事业单位作为经济发展中主体服务单位的载体，档案登记管理呈现多样化、复杂化。加强基层事业单位登记档案管理工作是一项长期而艰巨的任务，要一步一个脚印地走，不断提升事业单位登记档案的管理规范化水平。 关键词：基层;事业单位;登记档案管理 事业单位登记档案，是事业单位登记管理机关在事业单位登记管理工作中直接形成的对国家和社会具有考查利用价值的文字、图表、声像等形式的历史记录。[1]它是事业单位进行设立、变更、年度报告公示、注销、“双随机、一公开”的历史记载，为事业单位管理和经济社会发展服务。笔者结合多年来事业单位登记管理工作经验，就当前基层事业单位登记档案管理中存在的问题及对策谈几点体会。 1 问题与成因 1.1 基础设施建设有待加强 目前，一些基层事业单位登记机关因经济条件限制，或因单位领导没有把事业单位登记档案管理纳入议事日程，导致在人、财、物上的投入不够，没有配备档案室，即使配备了档案室也是办公、阅档一起用，档案保管条件简陋，没有配备必备的设施设备，未达到档案室防火、防潮、防盗等“六防”建设要求，存在一定的安全隐患。 1.2 登记档案服务功能有待提高 虽然《事业单位登记管理暂行条例》已经规定了需要办理变更登记的事项及时限，事业单位登记管理机关也通过“双随机、一公开”实地核查工作对事业单位登记事项进行督导检查，但在日常管理中，大多数事业单位对名称、宗旨和业务范围、法定代表人的变化能够主动、及时办理变更手续，而对其自他认为不重要的登记事项变更积极性不高，导致登记管理机关不能及时掌握“最新”资料、开放档案信息资源提供利用。 1.3 登记档案管理有待完善 基层事业单位登记管理机关基本能够按照有关要求制定档案管理制度，对档案材料进行收集、整理、保管、统计，维护档案的完整与安全，但大多数人员都是半路出家，虽然具备相应的文化知识水平，但缺乏档案管理工作相关的专业知识和基本技能，主要依靠的还是前任传授或自己在实际工作中摸索积累起来的，不一定能跟得上时代发展的需要。另外，虽然一些单位制定了相关档案管理制度，但在实际查询、借阅过程中，制度程序执行还不够到位。 2 思路与对策 2.1 要提高思想认识，注重使命担当 思想决定行为。事业单位登记档案管理走向科学化、规范化道路，需要各级领导以及工作人员的高度重视。 1）不断提高登记档案管理重要性认识。领导支持是提高登记档案管理水平的关键，各单位领导一定要高度重视登记档案管理工作，与日常事业单位登记管理、年度报告公示、“双随机、一公开”实地核查等工作同安排、同部署、同考核，定期监督、检查与指导，想方设法创造档案管理的物质保障条件，切实增加在人、财、物方面的投入，注重调动档案管理人员的工作积极性，增强做好登记档案管理工作的责任感、使命感与紧迫感。 2）不断提高登记档案管理电子信息化认识。随着科学技术手段的不断更新，登记档案电子信息化也成為单位办公自动化的重要组成部分。中央编办《关于进一步优化事业单位登记管理服务的通知》（中央编办发〔2016〕84号）文件就指出，“力推全事项、全流程网上办理”，“待全国统一的电子证照、电子公文、电子签章等办法和标准规范出台后，即取消补交相关纸质材料的环节”，这必将产生大量电子档案，管理不当就很容易造成其丢失或损毀，这将是原始档案的巨大损失。因此，要大力推进事业单位登记电子档案的保存、备份、归档工作。 2.2 要加强标准化建设，为登记档案规范化管理提供保障 事业单位登记档案管理贯穿于受理、审查、核准、发证、公告的各个环节，因此，登记管理档案标准化建设势在必行。 1）建立工作台帐，加强收集整理。文件收集整理是档案管理工作的起点，也是最重要的第一步，将事业单位法人设立、变更、注销登记及年度报告公示、“双随机、一公开”实地核查与档案管理有机结合，审查与归档双管齐下，使得登记档案材料真实、有效、齐全。 2）安排专人负责，加强登记档案分类管理。指派专人收集整理事业单位登记档案。进一步强化“一户一档”制度，对各登记单位实行一户一盒，按类、件、份归档，专柜存放，按设立、变更、年度报告、注销、其他等进行分类整理，索引目录统一印制，做到档案分类准确、编排有序、装订整齐、查找方便，以提高登记档案的利用和服务价值。 3）加大投入，加强配套设施建设。要把登记档案基础设施建设纳入政府财政预算，按照“六防”要求标准配备计算机、打印机、扫描仪、档案柜、档案盒等设施，确保工作顺利开展。 2.3 要加强登记档案开发利用，提高登记档案管理水平 开发利用档案是事业单位登记档案管理工作的最终目的，健全完善相关制度，加速登记档案管理电子信息化步伐，使登记档案管理工作发挥更大作用。 1）完善登记档案收集整理制度。登记主管机关收到有关单位登记申请时，按照《事业单位登记管理档案管理办法》，对事业单位法人年度报告资料、变更资料、注销资料等信息进行全面核查，认真梳理，切实做到纸质材料、电子数据材料、网上登记材料一一对应，尽快将归档文件送交档案管理人员，以便及时将文件整理、归纳、分类。档案管理人员在接收档案时，审核材料是否齐全、内容是否完整、填写是否规范等方面的问题，保证登记档案的完整性。 2）完善登记档案保管制度。完善保密制度，按照程序执行档案查阅和借阅。如果档案管理人员工作有所变动，应及时对所保管的档案资料办理交接手续，一一进行交接，做到清楚、完整，确保登记档案的连续性。 3）完善登记电子档案管理制度。按照《事业单位法人年度报告公示办法（试行）》有关规定，自2018年开始，事业单位法人实行年度报告无纸化报送，大大节约了行政成本、提高了办事效率，开启了登记电子档案时代的到来，各单位更应结合实际完善电子档案管理制度。登记管理机关及时将网上登记的电子文件与纸质档案同步收集整理，在储存介质上建立设立、变更、注销、年度报告等内容文件夹，然后将具体业务事项电子文件存入相应文件夹归档，依照登记证号进行编号，并在各种存储设备中进行备份，形成整理、保存、归档“三即时”，为事业单位提供更高效、更优质的服务奠定基础。 2.4 要加强档案管理人员队伍自身建设，优化服务质效 登记档案管理工作专业性很强，需要由专人负责。要建立档案管理考核责任追究制度，加强业务培训与学习，积极向其他地区学习管理经验，全面提高登记档案管理人员的专业知识与实际操作能力，以适应当前工作需要。同时要注重干部队伍的作风建设，强化服务意识，增强服务本领，提高服务水平，使档案管理工作材料规范、内容齐全、管理科学、服务优质。 参考文献 [1]中央编办.《事业单位登记管理档案管理办法》.2007，第二条 |
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