| 标题 | 高校档案实体资源建设中档案利用的探索 |
| 范文 | 邵婧 摘 要：档案利用是档案工作的重要组成部分，西北大学档案馆在高校智慧档案馆研究中，根据教书育人、科研育人、管理育人、服务育人的办学宗旨，提出围绕中心、助推管理、服务师生的工作理念，进行了档案利用的实践与探索，为高校智慧档案馆建设奠定了坚实的基础。 关键词： 高校;档案实体资源;档案利用 档案实体资源建设有序是高校智慧档案馆建设的基础，档案实体资源建设包括档案收集、档案存储、档案管理、档案利用、档案安全等五个方面。档案利用是档案实体资源建设的最终目的。 档案利用是指公民或者法人通过档案利用工具查阅档案信息、搜寻相关资料，获取相关证据、运用档案资源满足利用者不同需求的行为过程，也是档案资源潜在价值获得实现的过程。从狭义上讲，档案利用是指利用者在利用需求的支配下，查阅相关档案信息、摘录相关档案内容、借阅相关档案卷宗或者复制相关档案资料、索取相关档案证明、反馈档案利用效果等具体工作;从广义上讲，档案利用是指档案应用，包括档案查阅、档案借阅、档案证明、档案编研、档案文化资源开发利用研究、档案育人等工作。档案利用包括三个层面的含义：即档案利用意识，档案利用内容，档案利用方式。档案利用是实现档案工作为社会服务的直接手段，也是夯实档案基础、发挥档案效能、增强档案管理水平、提高档案工作者素质、推动高校智慧档案馆建设的重要途径。 在档案学研究和档案工作实践中，通常所说的档案价值是指档案的利用价值。在档案实体资源建设中，丰富的档案馆藏是档案利用的基础，集中统一管理是档案利用的前提，以合法形式运用可供利用的档案信息是档案利用的理想状态。西北大学档案馆在档案利用过程中，注重档案归档、档案收集、档案编目注录上架、档案到馆查阅、档案远程查询、档案借阅、档案编研、档案文化资源开发利用研究、档案育人等档案业务工作，取得了良好的社会效益。 一、档案到馆查阅 档案到馆查阅是指公民或者法人亲临档案馆，在档案工作者的帮助下，按照档案管理规定，运用档案检索工具，查找相关档案卷宗，阅览相关档案资料，获取相关历史史实，满足各自不同需求的行为过程。西北大学档案馆注重不断提高档案工作者的职业素养，在档案到馆查阅过程中把按章查阅与热情服务有机结合起来，既要求按照查验证件、登记信息、检索提档、阅览摘录、复制证明、还档反馈六个步骤严格查档程序，又要求档案工作者热情接待、认真负责、耐心细致的做好查阅服务。为了满足查阅者的不同需求，档案工作者经常加班加点、任劳任怨地从事查阅工作，2015年4月的一天学校后勤集团筹备召开三校区建设检查工作会议，急需使用三个校区的土地证件、征地文件等档案资料，档案工作人员从下午5点多一直忙到晚上9点多才完成查找、审阅、复印工作，保证了第二天会议的如期举行。2016年9月26日，韩国吴女士来到西北大学档案馆，要求查阅其就读西大硕士研究生期间的档案资料，补办学历证书、获取学位证明。吴女士是张岂之先生的韩国留学生，她与中国考生一起参加研究生入学考试，在西北大学中国思想文化研究所学习毕业，获得硕士学位，以后又攻读了中医学博士研究生。现申请攻读西医学博士研究生，申请学校要求其提供硕士研究生学习期间的相关证件，因其不慎丢失西北大学硕士研究生毕业和学位证书，所以来馆查阅档案资料。工作人员仔细寻找、调卷查阅，从档案案卷中找到了其1997年的硕士学位授予材料和毕业论文，并为她免费复印了6套档案资料，出具了相关证明。吴女士获得了她所需要的档案资料以后，非常感动的说：“我的硕士毕业论文写的是关于老子的道德思想，老子的‘道在哪里？说不清楚，但是‘道就在那里;‘德在哪里？‘德体现在生活中的小事里。我来到西大，一次查阅就找到了所有档案资料，并且不收任何费用，使我很受感动。”2018年3月15日，西北大学1996级毕业学生寇某的母亲来馆帮其查询相关档案，办理学历确认事宜。根据寇母介绍：寇某在高中期间学习成绩优异，因为高考估分偏低，导致报考学校不够理想，因此产生心理障碍，罹患精神疾病。从西北大学本科毕业工作以后，又考上了其他学校的硕士研究生，因其服药就嗜睡，不服药又不能控制病情，无奈之下研究生也退学了。在一次服药之后，因昏昏沉睡不慎丢失身份证件和本科学习期间的毕业及学位证书，现需补办毕业证书，获取学位证明。工作人员经过调卷查阅，找到了1996级新生录取名单，给其复印了相关资料。因为学校2000届本科毕业生验印表没有归档，工作人员电话联系相关部门老师，询问补办毕业证书流程，告诉她相关部门的办公地点和联系电话，指导其带着新生录取名单复印件，到相关部门补办毕业证书、开具学位证明。2018年5月8日，寇某出院后和其母一同来到西北大学档案馆，要求查阅其在校学习期间的成绩单，经过调卷查阅后，为其复印了相关资料。考虑到查档学生的特殊性，工作人员帮助她逐条核对撰写了补办毕业证书、获取学位证明所需材料和工作路径，为其草拟了毕业和学位证书丢失登报声明，并且送给她一个U盘，以方便其存储提供补办毕业证书所需要的电子照片，相关部门老师承诺办好毕业证书和学位证明以后，邮寄至她们单位，使其一次办完所有学历确认手续。西北大学的档案到馆查阅工作赢得了查阅者的信赖和感激。 二、档案远程查询 档案远程查询是指公民或者法人通过网站查阅、电话咨询、QQ查询、微信查询、电子邮件查询等档案查询业务，满足各自不同需求的行为过程。西北大学档案馆在档案实体资源建设有序的基础上，加快实体档案数字化迁移的步伐，部分档案已经能够开展档案远程查询业务，给查询者提供电子签章档案资料，并提供实体档案资料及其证明材料的邮寄到付服务。2020年5月9日西北大學艺术学院2014级本科学生刘某某通过电话咨询，电子邮箱发送身份证明，要求查阅本人的新生录取名册，用于补充个人人事档案。档案工作人员经过实体调卷，复印盖章，通过邮寄到付业务将所需档案资料寄至浙江宁波刘某某单位，并且对相关档案资料进行拍照，转化为PDF格式之后，加盖电子签章，通过电子邮件传送给刘某某，解决了刘某某的远程查档利用问题。类似的电话咨询、档案远程查询业务已经在西北大学广泛开展，最近档案馆每天少则遇到几件、多则遇到几十件档案远程查询请求，极大地方便了利用者异地利用档案资源。随着信息技术的发展，档案远程查询这一业务将会很快在社会上广泛普及，推动档案查询工作的发展。 三、档案借阅 档案借阅是指公民或者法人按照档案管理规定提出档案借阅申请，经过主管或者分管领导批准以后，借阅相关档案卷宗，用后归还的行为过程。档案借阅是档案利用工作的重要组成部分，西北大学档案馆规定校内有关单位借阅档案卷宗，需经档案馆馆长或者馆长委托相关科室主任批准，校外其他单位借阅档案卷宗，需经分管领导同意，档案馆馆长批准。秉承“案卷不出库、出库需审批、借阅交押金、登记要详实、返还查卷宗、归库退押金”的原则，借阅单位提供加盖公章的借阅公函，借阅者持本人身份证件或者工作证件，办理借阅手续，缴纳借阅押金，借阅相关卷宗，用后归还时，档案工作者核对卷数准确、卷宗无损后，返还借阅押金，办理归库手续。确保档案卷宗完好无缺，借阅工作规范有序。2017年5月16日中午11点多，西北大学城环学院一位老师因工程项目需要，提出借阅西北大学南校区水电管网分布档案，在办理借阅手续之后，档案工作者调阅了400多份档案卷宗，从中选出36卷交给借阅者利用，一直忙到1点半多才去吃饭。4天以后这位老师又借阅了水电官网分布档案卷宗52卷，一个星期以后，返还档案卷宗，领取借阅押金，档案工作者清点案卷数目，检查案卷无损后，档案卷宗完整归库。 四、档案编研 档案编研是档案工作部门根据馆藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著，把馆藏静态档案资源转化为动态可供利用信息资源的加工过程。档案编研要立足于档案记载内容，以历史事实为依据，以当前法规为指导，通过挖掘档案馆藏，整理档案资料，分析档案形成过程，研究档案历史背景，探讨档案时代价值，撰写相关研究文献，形成档案编研成果，指导社会现实工作。档案编研通常采取实物研究、文献研究、个案研究等方法。通过分析档案形成历史背景，研究档案史实，探讨现实意义，活化编研成果，增加档案资料的附加值。西北大学档案馆注重档案编研工作，从2015年至今发表档案学术论文20多篇，编著了《西北大学大事记》（2002～2017年），完成了西北大学1950～1960年研究生教育课题项目，正在进行“智慧校园背景下西北大学智慧档案馆建设研究”和“陕西大学堂时期屠仁守档案整理与研究”等课题项目，赋予档案资料新的内涵，丰富校园文化，扩大档案工作的社会影响力。 五、档案文化资源开发利用研究 习近平同志指出：“加强对中华优秀传统文化的挖掘和阐发，使中华民族最基本的文化基因与当代文化相适应、与现代社会相协调，把跨越时空、超越国境、富有永恒魅力、具有当代价值的文化精神弘扬起来。” 研究档案文化资源开发利用不仅可以加强文化自信，更好的弘扬社会主义核心价值观，而且能够为提升中华民族的国家认同感提供最基本、最深刻、最持久的支持力量。特里·库克认为档案认知有四个范式：证据、记忆、认同、社区，我们正处在第三个范式之中——档案与身份认同。冯慧玲教授提出档案通过参与建构与强化集体记忆实现身份认同。档案工作者要深入挖掘档案资源的历史内涵、文化内涵、精神内涵，不断丰富档案文化，增强青年的家国情怀，弘扬集体主义精神，培养爱国主义情操。西北大学根据档案记载拍摄的人文历史纪录片《西序春秋，弦歌百年》，就生动的拓延了西大的历史文化资源。揭示了西北大学“开端于风雨飘摇的晚清末年，苦斗于动荡不安的民国初期，中兴于抗日战争的烽火岁月，新生于共和国百废待兴的火红年代，腾飞于改革开放的全新时期”这一历史史实，以“汉唐胜地，西北上庠，风雨设帐历沧桑”的歌声，诠释了“文理导愚蒙、政法倡忠勇、师资树人表、实业拯民穷”的办学初衷，谱写了“艰苦创业、自强不息”的西大精神，彰显了“公诚勤朴，守正创新”的办学理念，吹响了“弘扬传统，坚守兴学，追求进步，图强报国，振兴中华”的号角，激励着西大学子把个人志向和国家命运紧密结合起来。由此可见，档案文化资源开发利用研究形成的影视作品、人物小传、简明校史等可以直接带来感人的历史文化体验，激励人们以豪邁的精神状态，从新的起点踏上新的旅程。 六、档案育人 档案育人是指档案工作部门配合教学管理部门、行政管理部门、学生管理部门、后勤服务部门，依托庄严厚重的档案文化潜移默化的指导学生树立正确的世界观、人生观、价值观，利用客观真实的档案素材、以润物无声的方式、塑造学生良好的人格魅力，运用直观生动的档案文献、通过丰富多彩的档案活动、赋予学生必备的知识和技能、激励学生求知探索创新的渴望、提高学生分析与解决问题的能力、推动学生个人的社会化进程。践行档案记载历史，传承文明，发展科学，润物育人的宗旨。西北大学在档案育人实践中，大力加强档案建设，不断丰富档案馆藏，努力奠定档案育人的物质基础。坚持立足“艰苦创业，自强不息”的西大精神，深入挖掘馆藏档案的优秀传统文化资源、树德育人理论知识资源、名师校友人格魅力资源，教育学生做一个遵纪守法、重德守礼、诚信友善、志趣高尚、开拓创新的人。档案馆与学校宣传部门、教学管理部门、行政管理部门、学生管理部门、后勤服务部门积极协作，开展丰富多彩的档案文化活动，不断提升档案育人水平，增强档案育人效果。高校档案对于学生体验校园文化、领悟治学思想、探求科学知识、升华家国情感、激励拼搏进取的奋斗精神具有重要的作用。 随着我国档案工作由“国家模式”向“社会模式”的转变，档案工作的性质出现了由政工管理向政工管理与服务人民兼备的方向发展。档案工作者的使命也由“为党管档，为国守史”发展为“为党管档，为国守史，为民服务”。高校是精英人才的聚集场所、先进文化的传播阵地、社会创新的重要力量，高校档案利用工作对于社会档案利用工作具有重要的引领作用。所以，在智慧校园背景下高校智慧档案馆建设研究项目中，夯实档案实体资源建设基础，做好高校档案利用工作是档案工作者义不容辞的责任。 参考文献： [1]胡 燕.公众档案利用行为现状的调查分析[J].档案学通讯，2014 [2]吴宝康.档案学概论[M].北京，中国人民大学出版社，1998 [3]田 丽.现代信息环境下高校档案编研的实践与思考[J]. 郑州铁路职业技术学院学报，2012 [4]习近平.在哲学和社会科学座谈会上的讲话[Z].2016 [5]张全海.家族档案与国家认同[J].档案学通讯，2018 [6]杨妙灯.高校记忆工程之行政手段（探讨）——论档案部门的监督指导职能[A].陕西省档案学会第八次档案学术讨论会论文选辑[C]，2004 [7]智 勇，程玲华.试谈高校档案工作内外部关系[A].陕西省第七次档案学术讨论会论文汇编（上册）[C]，2000 [8]宋武彩，李文艳.去伪存真 去粗存精——试论高校档案鉴定工作[A].陕西省档案学会第八次档案学术讨论会论文选辑[C]，2004 [9]潘 昕，李名家.高校档案服务校园文化建设的实践与思考——基于档案管理现代化的视角[J].华中农业大学学报（社会科学版），2013 [10]刘珊珊，周燕北.高校档案与校园文化建设刍议[J].沈阳工程学院学报（社会科学版），2010 [11]李玉梅.高校档案与校园文化建设[J].安徽水利水电职业技术学院学报，2010 [12]于应华.高校档案对大学生励志教育的价值探析[J].学理论，2009 （作者单位：西北大学档案馆） |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。