| 标题 | 基于控制理论的高校图书采购管理 |
| 范文 | 刘振义 [摘要]在高校图书采购管理中运用控制理论，对图书采购工作全过程进行质量管理和控制，建立一种新型的图书采购质量管理机制，提高高校采购图书的质量。 [关键词)控制理论；高校图书馆；图书采购；质量管理 [中图分类号]G250[文献标识码]A[文章编号]1008-0821(2011)02-0023-03 高校图书采购工作是高校教学科研工作顺利完成的重要保证，这是不争的事实。而在有关高校图书采购工作质量的讨论中，一般会指代馆藏图书的质量管理，而忽视了与馆藏图书质量密切相关的其他工作环节的质量管理。事实上，图书采购工作质量可以从不同的角度进行分析，管理的切入点和模式也不尽相同。一般来说，图书采购质量应包括以下4个方面，一是图书采购的人力资源质量，人的质量因素是不可忽视的。参与图书采购的，不仅仅是图书馆的采编人员，还应包括广大的教学一线的专业教师、学科学术带头人和大学生，正是他们对图书的不同需求促进和推动了图书采购工作的开展；二是图书采购的经费资源质量，即学校对图书馆的投入，特别是图书采购经费的投入，这是保证图书采购工作能否顺利进行的必需条件，资金越是充足就越能保证采购图书的整体质量，就能更好地满足读者的需求；三是图书采购的供货环境质量，即供应商的选择，书商、书店的信誉好坏、服务承诺、供货保障、资金周转能力，及与各出版社之间的交际关系等，是不是把用户的需求放在第一位，真正替用户着想；四是采购图书的质量，即图书的品种、版别、数量、到货率，最重要的是能否满足学校教学科研的实际需要。 如何更好地对图书采购工作进行有效管理和质量控制，基于以上叙述，我们可以把管理学中的控制理论运用到高校图书采购工作的管理当中来。控制理论分为3个阶段，即前馈控制、过程控制及反馈控制，三者是一个相互衔接的整体。控制就是管理，管理中所采取的控制一般可以在行动开始之前、进行之中和结束之后进行。行动开始之前采取的控制是前馈控制，即图书采购的各项前期准备工作；行动进行之中采取的控制是过程控制，即图书采购的整个过程；行动之后采取的控制是反馈控制，即图书进入流通后的各方信息反馈。在图书采购管理中更好地运用控制理论，对规范图书采购行为，充分发挥资金效益，提高图书采购质量，最大满足高校教学科研工作的需要，符合图书馆馆藏建设发展方向，建立起一种有效的图书采购质量管理模式，都会起到不可忽视的重要作用。 1.高校图书采购管理的前馈控制 所谓前馈控制，就是指图书采购前各项准备工作。这一阶段的控制管理是包含在准备工作中的各个环节，包括组织准备、制度准备、思想动员、人力培训、资金准备、信息搜集整理、预测可能出现的情况、制定补救预案等等。前馈控制要达到的最理想效果是避免人为失误，避免管理失误，避免决策失误。准备工作做得充分则会把可能出现的问题(即误差和偏差)消灭在萌芽之中。前馈控制管理是发生在实际工作开始之前的，是未来图书采购工作的前奏和序幕，起到一种预判和导向作用，是对图书采购管理控制的基础性工作。只有前期工作做到位，落到实处，才能避免或减少后续工作中出现问题，不必等到出现偏差时再进行补救，起到事半功倍的效果。 1.1领导重视程度的前馈控制 图书馆是高校一个重要的组织机构，学校领导要提高对图书馆的重视程度。图书馆建设不单单是图书馆自己的事，更是学校未来发展的一个重要组成部分。首先，学校领导要给足够的、必要的关注，为了保证学校教学科研工作顺利开展，有必要在资金划拨上予以倾斜；在人员调入和职数设置上应尽量符合图书馆工作的实际需要，把熟悉图书馆工作、热爱图书馆事业、有较高专业知识的人才分配到图书馆工作。其次，图书馆的领导应根据图书馆未来发展，多方筹措，反复酝酿，做好图书采购规划，严把图书采购质量关；再次，采编主任要切实担负起相关重任，责任在肩，义不容辞，学校教学科研需要重于一切，满足广大教师学生的需求高于一切。图书采购不仅仅是图书馆工作的需要，严格来说更是与学校发展息息相关的一项政治任务，必须做好，也只能做好。 1.2采购经费的前馈控制 馆领导要尽可能多的争取图书经费，力争扩大采购资金来源。经费是采购图书的首要保障，经费的多少决定着图书采购范围、广度和深度，间接影响了馆藏的品种和质量。馆领导要更多地向学校领导“游说”，强调图书馆对学校教学和科研的重要性，使出浑身解数，“死缠不放，软磨硬泡”，以争取更多的资金来实现图书馆采购目标。在经费的使用上，要充分利用有限的资金，发挥其最大功用。此外，还应想方设法扩大宣传，充分利用本馆信息资源，为社会提供信息服务，拉动赞助，争取外援。 1.3人力资源的前馈控制 高校图书馆要建立自己的藏书特色，图书采购的人力资源质量是关键因素，尽量减少由人为的疏忽和失误而导致的工作失误和经济损失。这里所说的采购人力资源是以图书馆从事采购工作的人员为主体，还包括提供各类信息的高校教师、大学生。首先是要加强和提高图书馆采购人员的业务和素质，配备人员的学历结构、专业结构、职称结构要合理，要加强业务工作培训，除拥有必备的图书情报知识外，还要掌握学校各学科专业设置信息、课程设置信息、教材使用信息等。真正建立一支懂管理、乐于奉献、精于业务的图书采购队伍，是提高图书采购工作质量的重要前提条件。其次，真正需要图书的是广大教师和大学生，切实采取必要措施来提高一线教师参与图书采购的热情和兴趣。教师和大学生是高校图书需求的主体，高校的教师拥有不同的职称结构、学历结构、知识结构、道德素养、教学能力，大学生的知识基础、学习兴趣、学习内容、实践能力等方面也都参差不齐，这是左右图书采购质量的重要因素之一。图书馆采购人员要采取多种形式和方法，选择有代表性的教师和学生，经常加强与他们的交流和沟通，了解他们对图书需求的真实想法，使图书馆的图书采购工作走群众路线，图书需求的信息从群众中来，高质量的图书到群众中去。只有这样，采购工作才能急读者所急，想读者所想，真正把好钢用在刀刃上。 1.4规章制度的前馈控制 要建立和健全高校图书馆规章制度，特别是编制科学的图书采购管理制度，是稳定图书采购秩序、提高馆藏图书质量的重要基石。规章制度是一种控制的手段，是强化控制、加强管理、提高质量、富有效率的积极因素。应建立责任追究制度，对图书采购工作中出现的重大采购事故实行问责制，督促有关从业人员认真履行工作职责，减少和避免工作失误。有了制度做保证，图书采购工作就会有章可循，有据可依。好的规章制度既可以对图书采购工作起指导作用，又可以起到督促检查的作用。 1.5图书采购准备工作的前馈控制 邀请有关专家召开学校图书采购工作会议，确定本次图书采购方向和原则，采购侧重点和要求，确立各种采购 的方式和额度。招标仍然是高校图书采购的主要渠道，通过各种途径向社会发布图书采购招标公告。负责招标的机构组织有关专家召开图书采购招标会议，选择图书供应商的标准是要服务质量和经济效益并重，但更注重的是服务质量，所以对图书供应商的考察与调研就显得十分重要。 2.高校图书采购管理的过程控制 过程控制，就是对图书订单生效至图书到货过程中各个环节进行的质量控制，即控制书商的图书采购行为和查验到货图书质量，对书商起到监督、监视、督促、催办作用。从某种意义上来说，质量管理就是质量控制，对图书采购的过程进行协调、组织和控制，使整个采购过程稳定运行，实现动态平衡，达到预期采购目标。采购过程控制从纵向看可分为3个阶段，采购前图书信息的质量控制，采购中对书商服务的质量控制，图书到货后的质量控制。 2.1采购前图书信息的过程控制 在图书采购招标工作完成后，图书供应商也就确定下来了，图书馆要与中标书商签定图书采购合同，将与图书有关的各项条件约定均要写入合同。组织有关人员对书商提供的各种图书目录信息进行筛选和甄别，对图书采购的品种、数量、类别进行汇总、监督和控制。图书采购的原则是要适应教学科研需要，符合馆藏建设目标，因此对教师选书要进行必要的方向指导，避免盲目选书。图书的订单要清晰易辨，采购复本量合理，不要引起误会或歧义。 2.2采购中对书商服务的过程控制 订单生效后，在图书到货前，采购人员要对书商提供的服务进行全程跟踪。书商要充分利用电子邮箱、腾讯QQ、MSN等沟通方式，对采购到的图书信息定期进行反馈，采取先发送图书各类信息，后发(送)货的方法，以方便采购人员进行检查对比，判断是否为图书馆需要的图书，同时又可以减小误差，节省运费等资源。图书进货可以分批次进行，不必一次到齐，凡是检查合格的图书，只要够发(送)货条件，应及时催促书商发(送)货，以保证图书使用的时效性。要经常保持对书商的监督态势，最大化减少发错书、无用书的偏差，从而真正提高到货图书的质量。 2.3图书到货验收的过程控制 这是图书采购过程控制的重点工作。对到货的图书要及时拆包验收，首先目录清单是否齐备，书面纸质清单每包中都有，电子目录清单与纸质清单是否一致；其次，进行外观质量验收，包装是否符合招标标书要求，有无破损破包，有无油污水渍，每包上的标签是否完好，内容是否完整且易于辩认识别，包数是否与清单一致；最后，详细清点每包图书，清单内容是否与包内图书的各项信息一致；图书外观干净整洁，条形码是否粘贴，是否清晰，馆藏章是否加盖，是否加磁条，电子目录是否齐全，是否与包中图书一致，与申报目录是否一致，有无破损，有无短缺，有无错货。 针对验收中出现的问题要逐一做好记录，有针对性地处理，要及时与相关书商沟通情况，做得好的要适当予以表扬，做得差的要坚决批评，必要时依据招标约定终止合同。特别是对不利于本校图书馆的重要问题一定要坚持原则，据理力争，当仁不让，该反工的反工重做，该退货的：无条件退货。 要制定图书检验工作流程和监控标准，做为图书检验的主要依据。只有图书采购人员认真严格把关，相应地就督促了书商的服务质量和标准必须达到要求，制止了书商随意配书、以次充好的不端行为，达到了警告书商目的，进而提高了图书的采购质量。 3.高校图书采购管理的反馈控制 反馈控制，就是在图书进入流通环节借阅后，读者使用的反馈意见及图书采购信息与图书采购目标的差异性控制，对偏离采购目标的采购行为进行适当调整。反馈就是对实际偏差做出的反应，所以在做好采购过程控制的同时也要加强对图书采购信息的反馈控制。反馈控制作用实际上就是用过去工作中的经验和教训来指导现在和将来的工作。采购人员根据图书使用时反馈的数据及其他反馈的信息，进行综合分析，查找出工作偏差和误差，分析产生原因，采取有效措施用以指导今后工作，防止偏差扩大化，及时予以纠正。 3.1图书质量检查信息的反馈控制 建立校馆两级图书质量评估制度，校级评估由学校图书工作委员会组织有关专家，对图书馆几年来购进的图书进行综合评价，评估期限一般以5年为宜。馆级评估是在本馆内进行，由馆领导及各部主任组织，对上一年度图书采购工作进行质量评估。校馆两级评估体系指标侧重点上是不同的，前者应是宏观的、全局的、大方向的，后者应是微观的、具体的、针对性更强。校馆两级评估的目的是一样的，都是从符合学校发展、馆藏建设目标、满足教学科研需要角度出发的。 3.2图书采购工作执行信息的反馈控制 图书采购人员进行自我总结，从信息的取得、品种数量的确定，所涉及到的专业，资金的分配，年度采购计划完成情况，到货图书检验情况，经费使用是否合理，采购的图书适用性等方面进行详细总结评价。流通部人员可将新书借阅使用情况、师生反馈意见做出说明。 采购人员还要对图书供应商的服务质量进行信息反馈，对本次中标的书商进行评价，从到货率、正确率、时效性、服务质量、合同履行等方面，寻找偏差和不足，做出正确的评价和反馈意见，一方面督促书商提供更为优质的服务，另一方面为下一次招标选择书商提供参考依据。 3.3教师学生图书使用信息的反馈控制 针对高校内不同读者群，建立图书使用质量反馈机制。对学科带头人、学术带头人、教研室主任、重点课程教师等进行走访调查，听取他们的意见和建议。在高年级大学生中按专业设立学生信息员，选择那些关心学校发展和图书馆发展，有责任心，善于表达和总结意见的大学生做信息反馈员。另外，充分利用图书馆网页优势，设置有关调查问卷程序，自动汇总并得出我们所需要的信息。 3.4图书供应商的信息的反馈控制 图书馆可以邀请本次中标的图书供应商就学校采购的图书提出中肯的反馈意见和建议。从出版行业角度来说，图书供应商与出版社接触密切，更能了解最新出版图书的各类信息，可能为图书馆采购工作提一些参考意见。另外，图书供应商是一个团队，其中不缺乏精通图书业务的专业人士，他们也能为我们图书采购出谋划策，请他们就图书内容新颖、适用性、学术性给予必要指导。采购人员应多与他们互相切磋，互通有无，取人之长，补己之短。 要将各类反馈信息进行汇总、筛选，依据所反馈的内容将信息分成重点解决、次重点解决和一般解决3个类别，对不同类别的信息要区别对待，认真分析问题产生的原因。通过反馈控制，使图书馆领导者及时了解图书采购目标的运行状况，对发现的问题和产生的偏差做出反应，制定修正方案，优化采购管理，完善采购目标。 4.结束语 高校在图书采购过程中借用控制理论对采购质量进行全程跟踪控制，充分运用控制理论的3个阶段，用反馈的结果去指导下一周期的图书采购准备工作与进行过程中的各项环节的管理与控制，促使图书采购工作形成一个有效的闭环结构，使采购工作在这个环形区域内做到良性循环，高效循环，有序循环，健康循环，使采购工作的各个环节，节节相扣，环环衔接，使采购工作及时有效地纠正偏差，明确方向，综合控制，取得实效。 参考文献 [1]黄建年，图书馆数字馆藏控制理论初探[J]，图书馆杂志，2007，(7)：2—6. 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