| 标题 | 电算化环境下会计差错的查找技巧 |
| 范文 | 倪步高 手工会计工作中的会计差错的查找、更正已经形成了一系列规范的方法。但在电算化环境下常规的差错查找方法已经被计算机系统自动纠正而不适用了，同时计算机系统又给会计人员提供了一些会计核算差错快速查找的可能，本文以期寻找出一些快速查找电算化环境会计核算差错的方法，使得会计信息更加准确、及时地提供，发挥会计信息系统在企业经营管理中应有的作用。 手工会计工作中，经常遇到各种各样的差错，其主要表现在：记账凭证汇总表不平，总分类账不平，各明细分类账户的余额之和不等于总分类账有关账户的余额；银行存款账户调整后的余额与银行对账单不符等。产生差错的原因可能是重记、漏记、数字颠倒、数字错位、数字记错、科目记错、借贷方向记反，从而影响会计信息的正确性，而且查起来很费劲，故有人说“记账容易查账难”。这是因为有时为查一笔错账，花上很大精力，一查就是半天，有时直到深夜才查出。因此，前人总结出一系列的查错账的方法、找出错账的捷径，如：除二法、除九法、差数法、尾数法，使财会人员减少查错账的时间而有更多的时间和精力，用在加强企业管理和经济核算上。 在采用会计软件进行核算时，计算机从事会计核算是非常严格和精确的，只要输入的记账凭证准确无误、核算方法恰当合理，计算机就会得出正确结果。自动化处理避免了会计人员因笔误或汇总错误而出现的各种核算错误，从而可相对减少检查、复核的工作量，提高会计人员效率和质量。但是在计算机软件核算对窜账差错、应计提未计提、应核销未核销等差错仍需要会计人员通过检查才能发现。 一、电算化环境下会计核算工作中常见的差错类型 电算化会计核算工作中，经常遇到的差错种类很多，其主要表现在：窜账差错，应计提而未计提各类费用和税金，到期未作账务处理、多结转相关存货、成本费用等。在实际工作中常见的记录错误主要有以下几种： （1）窜账差错。这种错误指把应该记到甲账户的会计事项记到了乙账户。其主要特征是，在报表平衡的情况下出现了2个或2个以上账户余额分别有差错值，而且其绝对值之和相等。正负号相反（这时，为账户间的窜账差错）；或者，在同一个账户平衡的情况下出现了2个或2个以上明细账户余额分别有差错值，而且其绝对值之和相等、正负号相反（这时，为同一账户内的各明细账户之间的窜账差错）。 （2）应计提（摊销）而未计提（摊销）。主要表现为月末或季度末应计提或摊销的折旧、无形资产摊销、税金、待摊费用或预提费用未计提或未摊销。 （3）到期未作账务处理。主要指企业在银行通过支付全额保证金开出6个月期的银行承兑汇票交付供应商后，在银行承兑汇票到期时企业未及时从银行取得支付凭证，作减少其他货币资金—承兑保证金和应付票据的会计核算，虚增了企业的资产和负债；以及无形资产、固定资产使用寿命到期未及时核销。 （4）多结转相关存货、成本费用。主要指企业在月末结转存货领用成本、完工产品成本、销售产品成本时以大于借方余额的数字进行结转，出现贷方余额或数量为负的现象。 （5）计算错误。主要表现为运用计算公式错误；选择计算方法错误；选定计量单位错误等等。 二、会计核算差错的原因 会计电算化程序可靠性较高，一般不会出现计算方面的错误，错账多半是因操作人员粗心大意输错会计凭证内容或业务不熟练，而复核人员又未察觉造成，还有一部分时会计人员工作疏忽应计未计、应处理未取得凭证进行及时处理造成，以及不遵守会计核算规则或核算程序造成。当然也有极少数是计算机故障或舞弊现象造成。 三、会计核算工作中的错误快速查找 在日常的会计核算中，发生差错的现象时有发生。如果发现错误：一是要确认错误的金额；二是要确认错在借方还是贷方；三是根据产生差错的具体情况，分析可能产生差错的原因，采取相应的查找方法，便于缩短查找差错的时间，减少查账工作量。 查找错误的方法有很多，以金蝶K3财务软件为例，现将常用的几种方法介绍如下： 1.余额法 根据会计科目的性质，一些会计科目的余额方向都固定不变的，如果出现，相反方向的余额则必然时出现核算差错，比如资产类科目中的应收票据、原材料、产成品、待摊费用等不可能出现贷方余额的明细科目出现贷方余额。负债类科目中的短期借款、应付票据、应付职工薪酬、应交税费（不含应交增值税明细科目）等科目通常不能出现借方余额的出现了借方余额。 月末凭证过账前，会计人员只要打开金蝶软件，财务会计—财务报表—科目余额表，将科目代码为空、科目级别选末级、显核算项目明细和包括未过账凭证打勾，打开科目余额表。检查科目余额的方向，以期发现不正常的余额方向。可能会发现下表举例的类似问题。 从表1中自然可以看出应收票据（A公司）、原材料（XX品种）、短期借款（XX银行）出现记账错误，会计人员只需要对该科目进行详细检查就可找出具体差错。如果应付职工薪酬—工资出现借方余额则主要是出现未分配工资或工资分配不足的差错。同理会计人员根据自己的经验也会发现一些客户、供应商、员工借款方面不应该有余额而出现了余额或余额不正常时的错误。 2.勾稽法 主要是运用会计科目的对应关系，检查账户是否对应、金额是否对应，来检查可能出差的差错。 （1）发生额勾稽法 许多会计科目存在着勾稽关系，如主营业务成本科目的借方发生额与库存商品、劳务成本等科目的贷方发生额之间存在着勾稽关系；又如营业税金及附加科目的借方发生额与应交税金（营业税、消费税、城市维护建设税、资源税、教育费附加等相关税费）的贷方发生额之间也存在着勾稽关系；再如其他货币资金（承兑保证金）借方发生额与应付票据（银行承兑汇票）的贷方发生额之间也存在勾稽关系等等。存在对应的科目应该账户对应、金额也对应，如果出现二者不对应，应进一步查明不对应的原因。月末通过科目余额表关联科目之间的对应勾稽关系来检查可能出现的差错，也可通过比较银行存款明细账与相应的银行对账单的借方、贷方发生额是否一致查找可能的差错。举例见表2： 从表2可以看出承兑保证金的借方发生额大于应付票据的贷方发生额，必然存在错误；应交税费—应交城市维护建设税贷方发生额与营业税金及附加—城市维护建设税的借方发生不相等也必然存在错误，通过对这些科目明细账进一步检查必然可找出差错原因，更正即可。 （2）发生额与余额勾稽法 许多会计科目的上期余额与本期的发生额之间存在勾稽关系、或累计发生额与期末余额之间存在勾稽关系，应交税金的上期的贷方余额在本期会向税务局申报交纳，从而导致本期的借方发生额等于上期的期末贷方余额，如果月末科目余额表中应交税金明细科目的借方发生额不等于上期的贷方余额则会存在差错，需做进一步的检查，有可能是上期多计提了应交税金也可能是本期缴纳后末及时作账务处理。又如银行承兑汇票的有效期为六个月，则会导致其他货币资金—承兑保证金的期末借方余额应该等于近6个月借方累计发生额，如果不等则存在差错，也需作进一步的检查，如果余额大于近6个月的累计发生额则存在已经到期的银行承兑汇票未及时作到期核销处理的可能，小于则存在其他差错。 3.发生额是否发生法 会计科目中有些科目的核算是存在规律的，如应交税费中房产税、土地使用税、防洪保安资金一般是季度末计提、下月申报缴纳。城市维护建设税和教育费附加根据企业应缴增值税（营业税）的一定比例同时计算缴纳。固定资产折旧、无形资产摊销、待摊费用的摊销均是按月计提或摊销。在月末检查科目余额表时如果发现固定资产、无形资产、待摊费用科目有借方余额，而累计折旧、累计摊销、待摊费用明细科目没有贷方发生额，则存在未计提或未摊销的差错可能；如果发现应交税费—未交增值税有贷方余额，而没有应交城市维护建设税和教育费附加的贷方发生额则也存在未计提的差错可能。又如在3、6、9、12四个月份企业有房产而没有应交税费—房产税或土地使用税的贷方发生额，则必然存在未计提相关税金的差错。 4.计算比较法 有许多会计的发生额或余额与其他会计科目的发生额存在一定比例的对应关系，如应交城市维护建设税和教育费附加是根据应交的增值税或营业税的一定比例计算缴纳的，以无锡为例：应交城市维护建设税=应交增值税或营业税×0.07，教育费附加=应交增值税或营业税×0.05，防洪保安资金=一季度的累计销售收入×0.001。又如应付票据=差额保证金/保证金率+全额保证金应付票据（保证金）=6个月内的贷（借）方累计发生额，在月末检查科目余额表时，发现上述有比例关系的科目之间的比例不正确时，则存在差错的可能，需要进一步的检查。 四、核准查账结果 错账查出后，要反复核准，然后更正并总结，对差错原因复杂、查找难度大的差错，最好写出书面查找报告，以便以后年度学习利用。 电算化环境下填制记账凭证稍有不慎就会出现错账，而且查起来很费劲。因此，查错账的方法值得研究和探讨，找出查错账的捷径，使会计人员减少查错账的时间，将更多的时间和精力用在加强企业管理和经济核算上。只要在实际工作中掌握错账发生的规律，掌握各个会计科目之间的对应关系，从具体的实际工作出发，灵活运用查找的方法，有时还要几种方法结合起来并用，查起错账来就比较容易，运用熟练后就能得心应手，将错账逮住，按科学的规范方法，更正会计差错。只有这样，才能维护和保证会计信息质量，才能为报表使用人决策提供更有价值的参考。 当然会计差错查找、更正的方法只是纠错的补救措施，加强日常核算管理和监督工作，预防控制和杜绝会计差错的发生才是纠错的根本之道。 从表2可以看出承兑保证金的借方发生额大于应付票据的贷方发生额，必然存在错误；应交税费—应交城市维护建设税贷方发生额与营业税金及附加—城市维护建设税的借方发生不相等也必然存在错误，通过对这些科目明细账进一步检查必然可找出差错原因，更正即可。 （2）发生额与余额勾稽法 许多会计科目的上期余额与本期的发生额之间存在勾稽关系、或累计发生额与期末余额之间存在勾稽关系，应交税金的上期的贷方余额在本期会向税务局申报交纳，从而导致本期的借方发生额等于上期的期末贷方余额，如果月末科目余额表中应交税金明细科目的借方发生额不等于上期的贷方余额则会存在差错，需做进一步的检查，有可能是上期多计提了应交税金也可能是本期缴纳后末及时作账务处理。又如银行承兑汇票的有效期为六个月，则会导致其他货币资金—承兑保证金的期末借方余额应该等于近6个月借方累计发生额，如果不等则存在差错，也需作进一步的检查，如果余额大于近6个月的累计发生额则存在已经到期的银行承兑汇票未及时作到期核销处理的可能，小于则存在其他差错。 3.发生额是否发生法 会计科目中有些科目的核算是存在规律的，如应交税费中房产税、土地使用税、防洪保安资金一般是季度末计提、下月申报缴纳。城市维护建设税和教育费附加根据企业应缴增值税（营业税）的一定比例同时计算缴纳。固定资产折旧、无形资产摊销、待摊费用的摊销均是按月计提或摊销。在月末检查科目余额表时如果发现固定资产、无形资产、待摊费用科目有借方余额，而累计折旧、累计摊销、待摊费用明细科目没有贷方发生额，则存在未计提或未摊销的差错可能；如果发现应交税费—未交增值税有贷方余额，而没有应交城市维护建设税和教育费附加的贷方发生额则也存在未计提的差错可能。又如在3、6、9、12四个月份企业有房产而没有应交税费—房产税或土地使用税的贷方发生额，则必然存在未计提相关税金的差错。 4.计算比较法 有许多会计的发生额或余额与其他会计科目的发生额存在一定比例的对应关系，如应交城市维护建设税和教育费附加是根据应交的增值税或营业税的一定比例计算缴纳的，以无锡为例：应交城市维护建设税=应交增值税或营业税×0.07，教育费附加=应交增值税或营业税×0.05，防洪保安资金=一季度的累计销售收入×0.001。又如应付票据=差额保证金/保证金率+全额保证金应付票据（保证金）=6个月内的贷（借）方累计发生额，在月末检查科目余额表时，发现上述有比例关系的科目之间的比例不正确时，则存在差错的可能，需要进一步的检查。 四、核准查账结果 错账查出后，要反复核准，然后更正并总结，对差错原因复杂、查找难度大的差错，最好写出书面查找报告，以便以后年度学习利用。 电算化环境下填制记账凭证稍有不慎就会出现错账，而且查起来很费劲。因此，查错账的方法值得研究和探讨，找出查错账的捷径，使会计人员减少查错账的时间，将更多的时间和精力用在加强企业管理和经济核算上。只要在实际工作中掌握错账发生的规律，掌握各个会计科目之间的对应关系，从具体的实际工作出发，灵活运用查找的方法，有时还要几种方法结合起来并用，查起错账来就比较容易，运用熟练后就能得心应手，将错账逮住，按科学的规范方法，更正会计差错。只有这样，才能维护和保证会计信息质量，才能为报表使用人决策提供更有价值的参考。 当然会计差错查找、更正的方法只是纠错的补救措施，加强日常核算管理和监督工作，预防控制和杜绝会计差错的发生才是纠错的根本之道。 从表2可以看出承兑保证金的借方发生额大于应付票据的贷方发生额，必然存在错误；应交税费—应交城市维护建设税贷方发生额与营业税金及附加—城市维护建设税的借方发生不相等也必然存在错误，通过对这些科目明细账进一步检查必然可找出差错原因，更正即可。 （2）发生额与余额勾稽法 许多会计科目的上期余额与本期的发生额之间存在勾稽关系、或累计发生额与期末余额之间存在勾稽关系，应交税金的上期的贷方余额在本期会向税务局申报交纳，从而导致本期的借方发生额等于上期的期末贷方余额，如果月末科目余额表中应交税金明细科目的借方发生额不等于上期的贷方余额则会存在差错，需做进一步的检查，有可能是上期多计提了应交税金也可能是本期缴纳后末及时作账务处理。又如银行承兑汇票的有效期为六个月，则会导致其他货币资金—承兑保证金的期末借方余额应该等于近6个月借方累计发生额，如果不等则存在差错，也需作进一步的检查，如果余额大于近6个月的累计发生额则存在已经到期的银行承兑汇票未及时作到期核销处理的可能，小于则存在其他差错。 3.发生额是否发生法 会计科目中有些科目的核算是存在规律的，如应交税费中房产税、土地使用税、防洪保安资金一般是季度末计提、下月申报缴纳。城市维护建设税和教育费附加根据企业应缴增值税（营业税）的一定比例同时计算缴纳。固定资产折旧、无形资产摊销、待摊费用的摊销均是按月计提或摊销。在月末检查科目余额表时如果发现固定资产、无形资产、待摊费用科目有借方余额，而累计折旧、累计摊销、待摊费用明细科目没有贷方发生额，则存在未计提或未摊销的差错可能；如果发现应交税费—未交增值税有贷方余额，而没有应交城市维护建设税和教育费附加的贷方发生额则也存在未计提的差错可能。又如在3、6、9、12四个月份企业有房产而没有应交税费—房产税或土地使用税的贷方发生额，则必然存在未计提相关税金的差错。 4.计算比较法 有许多会计的发生额或余额与其他会计科目的发生额存在一定比例的对应关系，如应交城市维护建设税和教育费附加是根据应交的增值税或营业税的一定比例计算缴纳的，以无锡为例：应交城市维护建设税=应交增值税或营业税×0.07，教育费附加=应交增值税或营业税×0.05，防洪保安资金=一季度的累计销售收入×0.001。又如应付票据=差额保证金/保证金率+全额保证金应付票据（保证金）=6个月内的贷（借）方累计发生额，在月末检查科目余额表时，发现上述有比例关系的科目之间的比例不正确时，则存在差错的可能，需要进一步的检查。 四、核准查账结果 错账查出后，要反复核准，然后更正并总结，对差错原因复杂、查找难度大的差错，最好写出书面查找报告，以便以后年度学习利用。 电算化环境下填制记账凭证稍有不慎就会出现错账，而且查起来很费劲。因此，查错账的方法值得研究和探讨，找出查错账的捷径，使会计人员减少查错账的时间，将更多的时间和精力用在加强企业管理和经济核算上。只要在实际工作中掌握错账发生的规律，掌握各个会计科目之间的对应关系，从具体的实际工作出发，灵活运用查找的方法，有时还要几种方法结合起来并用，查起错账来就比较容易，运用熟练后就能得心应手，将错账逮住，按科学的规范方法，更正会计差错。只有这样，才能维护和保证会计信息质量，才能为报表使用人决策提供更有价值的参考。 当然会计差错查找、更正的方法只是纠错的补救措施，加强日常核算管理和监督工作，预防控制和杜绝会计差错的发生才是纠错的根本之道。 |
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