| 标题 | 电子信息化管理模式在档案管理中的应用探究 |
| 范文 | 吴嘉伦 摘 要：近些年来，随着第三次科技革命的不断深化，电子信息技术高速发展，并在各个领域得到了大规模的应用。电子信息化管理模式能够让档案管理实现事半功倍的效果。本文首先分析电子信息化管理模式在档案管理中的应用价值，然后针对当前的应用不足，提出相应的优化对策。 关键词：电子信息化管理模式，档案管理，应用策略 进入21世纪之后，电子信息技术得到了长足的发展。电子信息技术的存在，不仅在很大程度上改变了人类的信息交流模式，同时也极大地改变了人类的生产、工作模式。档案管理作为一项细碎繁琐的任务，始终占用着各个企事业单位大量的工作精力。但是引入电子信息化管理模式，能够提升工作的效率。本文从电子信息化管理模式在档案管理中的应用价值分析入手，针对电子信息化管理模式在档案管理中的应用不足，提出相应的优化策略。 为了能够实现本文的研究目的，在研究过程之中本文主要采取文献综述法和归纳总结法。文献综述法是借助于互联网和图书馆渠道，对相关的学术研究资料进行搜集整理，然后深入阅读，以此来为本文提供更多的理论支撑点。归纳总结法是通过对电子信息化管理模式在档案管理中的应用现状观察，总结当前在该领域的不足，以此为对策的提出奠定基础。 1 电子信息化管理模式在档案管理中的应用价值 为了能够为电子信息化管理模式在档案管理中的应用提出更为客观中肯的建议，下文首先对电子信息化管理模式在档案管理中的应用价值进行分析厘清。 1）电子信息化管理模式的内涵。电子信息化是指：以现代通信、网络、数据库技术为基础，对所研究对象各要素汇总至数据库，供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术，使用该技术后，可以极大地提高各种行为的效率，为推动人类社会进步提供极大的技术支持。 电子信息化是第三次科技革命发展的产物，随着第三次科技革命的不断推进，电子信息化技术得到了快速的发展，并且得以在各个领域实现了渗透，对于各个行业领域的生产力有了较强的提升。电子信息化管理模式就是借助于先进的数字手段，实现企业管理的一种方式。 2）电子信息化管理模式在档案管理中的应用价值。近些年来，随着电子新信息管理模式的逐渐普及，目前电子信息化管理模式在档案管理中也得到了较为普遍的应用。总体上来看，电子信息化管理模式在档案管理中的应用价值主要包含以下几个方面： 第一，借助于电子信息化管理模式在档案管理中的应用，能够提升办公流程的规范化。传统的档案管理往往是依靠人力来完成的，但是每一个人都有自己的办公风格。在这种背景下，档案的管理风格和管理模式就会存在标准不一的情况。而借助于电子信息化管理模式，能够让档案管理变得更为规范化。这能够在很大程度上方便未来的档案查阅和档案调用，提升档案的利用价值。 第二，借助于电子信息化管理模式在档案管理中的应用，能够提升档案管理工作的准确性。档案管理对于资料的保存以及后期工作的参考，都有着较大的意义、而要想充分提升档案的应用价值，首先就應该确保档案的完整和准确。借助于电子信息化管理模式，可以在最大限度上降低人为失误，从而提升档案的应用价值。 第三，借助于电子信息化管理模式在档案管理中的应用，能够提升办公的效率。在当前的社会发展背景下，人力成本在不断提升，而通过电子信息化管理模式，能够提升档案管理的效率，从而降低广大企事业用人成本。 2 电子信息化管理模式在档案管理中的应用现状 正是因为电子信息化管理模式在档案管理中的应用价值突出，所以越来越多的企事业单位也充分发现了它的价值，并且在实践之中对其进行了应用。可从客观的角度来看，目前一些单位对电子信息化管理模式在档案管理中的应用还存在着诸多方面的不足，这主要体现在以下几个方面： 1）电子信息化管理模式的应用缺乏系统化。电子信息化管理模式在档案管理中的应用，是一个系统化的过程，它并非应用在档案管理的某一个环节，而是需要全方位地整合到整个档案管理之中，进行更为充分地应用。但是目前一些单位在应用电子信息化管理模式实现档案管理时，往往只是进行个别的应用，所以就让电子信息化管理模式无法发挥更大的价值。 2）电子信息化管理模式的应用缺乏分享性。在当前的社会背景下，各个单位对于档案的应用频率在不断提升，而要想让档案得到更为高效的运用，就必须强化档案在单位之间的快速分享。但是当前很多单位在电子信息化管理模式的应用过程之中，往往忽视了建立一个更为完善、流畅的分享体系，这也在一定程度上限制了档案在公司的流通价值。 3）电子信息化管理模式的应用缺乏个性化。当前，一些企业在运用电子信息化管理模式进行档案管理的时候，往往存在着简单、粗暴的运用情况，尤其是僵化的执行模式，让电子信息化管理模式的应用无法适应每一个企业的具体的经营情况，在这种情况下，电子信息化管理模式的应用也无法发挥正面、积极的价值。 3 电子信息化管理模式在档案管理中的应用策略 当前，一些单位在档案管理中对电子信息化管理模式的应用，还存在着诸多的不足，这就造成了电子信息化管理模式的价值发挥不足。唯有充分正视在实践过程之中所存在的不足，并且采取相应的优化策略，才能够实现更为理想的应用效果。本文认为，电子信息化管理模式在档案管理中的应用策略应该包含以下几点内容： 1）构建更为完善的管理体系。要想让电子信息化管理模式在档案管理之中的应用发挥更大的价值，各个单位首先应该构建完善的应用体系。总体上来说，在电子信息化管理模式在档案管理中的应用过程之中，需要包含收集、整理、鉴定、储存、统计、保存等几个步骤。 档案的收集是指工作人员借助于手动录入的方式或者计算机的采集方式，对相关的文献资料进行录入的过程。整理是指工作人员利用计算机软件，对相关奠定数据资料进行整理归档，从而让档案变得条理清晰，并且制作出明确的索引，以此方便查阅。鉴定是指在完成档案的收集整理后，工作人员借助于计算机工具对于档案资料的真实性进行核实，以此确保内容有效性。保存是指把审核鉴定完成的资料，保存在计算计内。唯有借助于这一整套管理体系的运用才能够让电子信息化管理模式在档案管理中的应用价值实现最大化。 2）建立完善的档案分享体系。针对当前一些单位对于档案应用效率较低的情况，建议各个单位应该着手建立一个完善的分享体系。目前，越来越多的企业开始采取办公自动化系统，来实现信息的分享，这一系统是一个开放性的体系，一方面能够方便内部成员查阅资料，另一方面也能够方便其他员工随时录入资料。 但是，在建立档案分享体系的过程之中，各个单位还需要加强档案的保密性。保密性的实现，需要单位设计分层保存方式，并且设置调阅的权限，这既可规避黑客的信息攻击，同时也能够防止内部人员的恶意泄露。 3）根据企业情况建立个性化的管理措施。不同的单位有不同的客观情况，同时也有不同的档案管理需求。所以，每一个单位在档案管理中对电子信息化管理模式进行应用的时候，需要根据自身的情况，设定合理的措施。 比如，单位可以根据自己的情况适当的采购管理软件，或者引进有这一方面的人才，从而推动档案管理的数字化转型。再如，每一个企业都需要根据自身的实际情况，设立相应的管理体系，从而堵住实践中的管理漏洞，提升档案管理的安全性。 4 结语 随着科技的快速进步，电子信息化管理模式在档案管理中的应用价值被越来越多的单位所重视。借助于对电子信息化管理模式得到运用，能够有效地提升档案管理的效率。但是，目前一些单位对于电子信息化管理模式的运用还存在着诸多的不足。本文分析了电子信息化管理模式在档案管理中的应用价值，同时针对当前实践中的不足，提出了相应的对策。希望本文的分析能够给广大企业带来一定的参考价值。 |
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