| 标题 | 如何改进办公室档案管理工作 |
| 范文 | 王萍 摘 要：随着我国信息化建设的不断进步，我国办公室档案管理工作得到了迅猛发展，由于办公室是企业或单位中重要的工作部门，发挥着档案管理等重要职能。随着社会经济的发展和人们生活水平的提高，对办公室档案管理工作提出了更高的要求，单位部门和员工的工作不断被细化，办公室职能更加清晰，这就需要相关工作人员具有良好的专业素养，但是目前我国办公室管理工作当中往往存在各种各样的问题，严重阻碍了档案事业的平稳发展。 关键词：办公室;档案管理;问题;应对策略 办公室档案管理工作受各种因素的影响常常会出现工作人员意识薄弱、专业素养不高、管理理念与手段落后等问题，在一定程度上降低了档案管理的工作效率，落后的管理理念导致与社会发展相脱节，限制了办公室档案管理工作的进一步发展[1]。基于此办公室相关部门要对档案管理过程中遇到的问题进行综合分析，找出其影响因素，针对问题制定可行性较高的解决方案，建立档案存放室，定期对档案进行检查，改进档案管理办法，强化工作人员素养，提高办公室档案管理效率。 1 办公室档案管理工作中存在的问题 1.1 档案管理方式落后 部分地区单位受传统档案管理理念的影响较为深远，缺乏良好的档案管理意识，还没有认识到档案管理的重要性，在管理工作中缺乏先进的管理设备，部分工作人员只做好了所谓的表面功夫，对于日常管理资料缺乏收集与保存管理，忽视了对细节数据的管理。与此同时部分单位的办公室档案管理人员没有引入先进的管理技术，管理方式与理念比较落后。 1.2 管理工作人员专业水平较低 工作人员专业素养的高低是决定一个单位办公室档案管理质量是否合格的重要评判标准，现阶段我国档案管理事业虽然取得了一定的成就，但是还存在部分员工专业技能欠缺的问题，主要表现在两个方面。第一，部分单位的办公室档案管理人员并不是专业的，大多兼职着本单位的其他职务，这在一定程度上影响了工作效率，专业管理知识和技能的不足也是造成档案管理水平不高的影响因素之一[2]。第二，随着互联网的发展与应用，办公室档案管理工作也要跟紧时代的发展步伐，这就要求办公室工作人员熟练掌握各种计算机办公软件，但是部分管理人员没有及时更新自己的专业技能，在面对先进档案管理技术应用过程中显得力不从心，影响工作效率。 2 如何改进办公室业务管理工作 为适应现代化社会的发展需求，更好的服务于社会，建立现代化档案管理制度是社会发展的必然要求。良好的档案管理制度能够为单位各项业务工作提供科学、客观、准确的资料和数据，是单位其他工作正常开展的重要基础，因此改进办公室档案管理工作是非常有必要的，本文从以下几个方面提出几点改进意见。 2.1 健全办公室档案管理工作制度 完善档案管理工作是提升档案管理工作质量和效率的主要途径，首先需要相关部门和工作人员建立独立的档案存放室，并将档案按照内容属性的不同进行分类存放，建立快捷档案检索制度，便于资料的查找和使用。在独立档案室位置的选择上应该坚持位置隐秘的原则，尽可能选择楼层较高的房间，如果选择楼层较低的房间则需要对门窗进行加固处理，保证档案室资料的安全性。其次要建立档案室动态管理方法，加强监督与管理，在档案室内和周围安装多角度监控器，为档案资料的后期审查和相关事故提供真实的影像资料和证据。设置完整的档案信息保密级别，相关工作人员要根据档案内容的重要程度设置不同级别的保密措施，并做好分类存放工作，对于重要的信息进行加密处理[3]。随着时间的推移，工作人员要定期检查和调整保密级别，做好档案保密的升级与解密。最后，档案管理工作人员要定期检查档案的具体内容，对于无用的档案进行销毁处理，严格遵守国家规定的档案销毁流程，提高档案查找效率。 2.2 充分发挥先进技术的重要作用 加强先进技术在档案管理系统网络安全中的应用，可解决病毒入侵、系统崩溃和信息失窃等问题，保证信息储存安全，减少外网的使用，安装杀毒软件和防护软件，保证计算机网络安全，定时备份数据库信息，设置用户访问安全验证，加强档案管理的信息化建设。在办公室内部网络中搭建互联网信息化档案信息交流和应用平台，根据档案管理工作人员职位的高低予以对应的查看权利，这样既能够实现重要档案信息的保密工作，又能为档案检索提供良好的便利条件。随着社会整体经济水平的不断提升，生产企业规模不断扩大，所需要检测的食品和药品也越来越多，检测单位中办公室档案管理部门的工作量不断增加，而信息化档案信息管理平台能够大大降低查询资料所需时间，同时也提高了档案管理者的工作效率[4]。 2.3 加强对工作人员专业技能的培养与提升 档案管理者作为档案管理工作的主体之一，其工作素養的高低在一定程度上决定了管理质量的好坏，而且检测单位的工作需要工作人员具有极高的专业技能水平，档案管理工作者也不例外。基于此，首先检测单位相关人力部门应该加强对员工的培训，提高档案管理工作者的重要信息保密意识，增加其工作责任感和信息保护法律意识，培训内容主要包括熟练使用计算机管理软件、档案管理相关法律法规、档案管理基本流程等。其次要提高档案个性化管理水平，可以通过前辈传授经验、专家座谈与讲授等方式加强人员个性化管理，把理论培训与实践模拟有效的结合起来，使每位档案管理工作者都具备良好的专业素养，掌握核心工作技巧和方式。 2.4 深入落实工作责任制 为明确办公室各部门和工作人员的工作职责，划分责任，就需要深入贯彻落实工作责任制，避免一人多职现象的出现，提高档案管理效率。把档案工作按照重要程度、具体内容等标准将其分为不同部分，不同部分工作指派固定的工作人员负责，如果某一管理工作环节出现问题则可以立即找到负责人并查明原因。此外，要不断完善档案管理工作者的激励奖惩机制，如果出现人为失误造成损失则应该予以相应的惩罚，对于日常工作表现优异的予以适当的精神奖励，激发员工的工作热情和积极性。 3 结束语 综上所述，提高办公室档案管理工作质量是现阶段我国信息化建设的重点内容，需要对目前我国办公室档案管理过程中遇到的问题进行综合分析，找出引发问题的具体原因，深入落实工作责任制，明确员工职责，加强对工作人员专业技能的培养与提升，充分发挥先进技术的重要作用，搭建信息化管理平台，健全办公室档案管理工作制度，促进档案管理工作标准化。 参考文献 [1]田鑫.试论如何改进办公室档案管理工作[J].办公室业务，2019，309（04）：58-58. [2]陈江.试论如何改进机关办公室档案管理工作[J].办公室业务，2018，No.296（15）：71-71. [3]董志强.办公室档案管理工作的改进策略探讨[J].科教导刊（电子版），2019，000（004）：262-262. [4]伍国旗.探讨如何提高办公室档案管理工作的效率[J].办公室业务，2019，000（010）：114-114. |
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