| 标题 | 浅谈一体化电子档案资源库在中职学校开展的可行性 |
| 范文 | 朱峻宏 摘 要 在中职学校中，涉及管理的部门很多，教育教学管理工作繁杂，按部门分类有行政办公室工作管理、教育教学管理（含课务管理、教材管理、考试管理、学生成绩管理），学生学籍管理、图书馆电子图书、毕业生档案管理、缴费管理等。由于工作繁杂，资料繁多，储存档案方式传统、落后，跨部门之间不能更好衔接等原因，导致擔任相关工作的人员无法快速、便捷、有效的利用各类档案信息等功能。所以建设一体化的电子档案资源库，配置电子档案管理硬件设备在中职学校中显得尤其重要。 关键词 中职学校 档案管理 一体化的电子档案资源库 中图分类号：G647.24文献标识码：A 1为何要建立并健全中职学校电子档案 （1）电子档案的优点：①信息保存的可靠性，电子档案的保存流程较为复杂，需要经过系统的计算机处理，学校电子档案的信息搜集、整理与保存等环节，尤其是在保存过程中必须注重信息的可靠性。②传播的开放性，中职学校电子档案的创建，其根本目的是服务于广大在校师生进行各类信息的查询和下载，进而满足教学工作和学习的基本需求。在中职学校电子档案的传播中，首先要保证其开放性，而且要保证信息传播过程的安全性。③使用的便捷性，在传统的中职学校中，在校师生进行各类资料的查阅和浏览普遍需要进过较为繁琐的程序，而电子档案的形成而客观提高了相关资料、文献使用的便捷性，在校师生只需使用相应的账号和密码登陆学校图书馆网站，尽可以随时进行各类信息的查询，以方便在日常工作、学习中的使用，进一步提升教学和学习的效率。④资料的共享性：在现代经济信息时代，加强对于各类资料的共享性是极为重要的。学校各类资料的收集和使用普遍受到时间和地域的限制，必然会导致资料传播的封闭性，因此，中职学校的电子档案体系构建中，必须注重资料的共享性，以达到促进知识和文化传播的目标。 （2）电子档案的与传统档案对比的优越性：①在阅读方面：传统档案的阅读方式易于被接受。②在使用方面，传统档案受时间，地点的影响，而电子档案可以通过计算机网络的传播随时随地查阅，提高了档案的利用率。③多次使用方面：传统档案的介质是纸张，每次翻阅都有磨损，而电子档案在频繁使用中不容易受外界因素的影响。④使用的效率方面：传统档案在查阅前，都需要大量查、调档案，才可以找到用户所需要的档案，而电子档案在使用时，只需要输入相关的检索词就可以准确的调出用户所需的档案。⑤在存储方面：电子档案的存储介质是光盘等新型材料，所占空间面积小。 2目前我校各类档案存储现状 （1）学籍管理。手工档案模式占主导，电子档案不完善。目前学生学籍档案由班主任指导学生填写纸质版档案，填写时间较长，信息过于冗赘，收集过程较长。不仅仅占用了学生日常学习时间，也增加了班主任的工作量。学籍管理部门回收档案资料后，由于日常工作繁重，不能按时，按量，按质完成学生学籍管理工作，从而导致学生学籍信息延后，电子档案信息不完善，查阅起来非常麻烦。 （2）成绩管理。层次多样化，管理参差不齐。我校目前有全日制本科、全日制高职大专、全日制普通中专、全日制2+3高职护理、自考衔接、成人本科（大专）等多层次性质教育。在成绩管理方面，每个层次培养方案管理不同、教学要求不同、上报形式不同，而学校目前并没有全面的教务管理上报系统的，从而导致管理人员日常工作量加重，加班加点已成家常便饭。 （3）学生信息档案管理。学生信息档案分为学生在校档案、学生毕业信息档案。学生在校档案是记录学生在校期间政治面貌、品德作风、学习表现等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报以及开具考研等相关证明时，需要使用到，是以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。而学生毕业信息档案是学生的一种学历认定，在个人未来找工作，评职称，落户等方面时都需要用到。学生信息档案管理目前并没有独立完整配套的存储地点，管理随意性强，做不到更好的保护。电子文档几乎为零，往回历史查阅相当繁琐，长期的查阅会对纸质文件有不同的磨损，也存在丢失的风险。 3目前我校电子档案管理存在问题 （1）认识落后，管理不规范。某些中职学校的领导层和管理档案的人员在认识方面比较落后，不能接受新事物，依旧停留在手工传统的档案模式;在档案管理的日常工作中，往往不够重视，随意放置档案或不按时、按量、按质完成相关的档案管理工作。 （2）归档程序不明确，存储载体不安全。目前很多中职学校对电子文件的归档程序制度建设不健全，要求不够明确，存储过于分散，未实现集中脱机保管。计算机系统如出现问题，电子文件可能丢失。一些学校的电子文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，或以软磁盘作为电子文件存储的介质，一旦系统出现问题或软磁盘遭到损坏，极有可能造成电子文件损坏，甚至全部丢失的严重后果。 （3）制度不完善，管理随意性强。中职学校有其自身的办学特点，部门多，教育教学管理工作繁杂，如涉及到教务方面的工作有：教学计划管理、课务管理、教材管理、考试管理、学生成绩管理、学籍管理等。由于工作繁杂，资料繁多，有些部门在计算机上起草制作的文件，经常被忽视，没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使其与当初打印出来的纸质文件不尽相同，从而失去了归档保存的意义。 （4）归档不鉴定，真伪不辨别。查阅难度大归档电子文件的真假与价值，需要做辨别及鉴定，如果电子存档只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，这样归档，一方面达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面使大量珍贵的文件淹没在价值不大的档案材料之中，给归档的管理带来诸多不便。 （5）设备落后，专业人才缺乏。在纸质档案向电子档案转化的过程中，由于转化速度快，中职学校往往在人才和设备上都出现了短缺现象。电子文件的归档工作，要求档案工作者不仅必须具备专业的档案管理知识，还必须拥有较好的计算机操作技能。与此同时，学校还要引进先进的（下转第74页）（上接第72页）计算机设备及相应的管理软件，这样才能充分发挥专业人才的作用。 |
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