| 标题 | 街道办事处档案管理常见问题及有效对策 |
| 范文 | 摘 要：街道办事处档案资源丰富，涉及内容广，数量较多，档案管理人员日常需要处理的工作量较多。在这种环境下，街道办档案管理人员需要转变思维，用新思路迎接新挑战，做好街道办档案管理工作。鉴于过去一段时间内仍有部分街道办档案管理工作实效性不强，文章重点分析了当前街道办档案管理中常见的问题，结合档案馆学的知识提出建议，希望能够真正打造標准化、科学化的工作体系，助力于街道办档案管理，避免档案管理无序化，推动档案管理精细化和创新化。 关键词：街道办事处;问题;档案管理;现实意义;对策 1 街道办事处档案管理的现实意义 1）有利于进一步发挥档案价值。街道办档案资源不仅详细记录了单位内部的各项工作和管理活动，也详细记录了街道办外部活动，事关民生、经济和社会的发展。从这个角度来看，做好街道办档案管理工作，进一步发挥档案资源在街道日常管理和其他工作中的作用，彰显档案资源的政治价值、文化价值、社会价值和经济价值，是当下街道办档案管理人员需要关注的重点[1]。除此之外，只有管理好街道办的各类档案资源，才能为后期的开发利用提供条件与基础。档案管理人员将最原始的档案资源保存下来，能够为未来街道办各项工作的开展提供决策咨询、决策参考，满足档案需求主体的相关需求，避免档案管理边缘化。 2）有利于减少街道办档案管理成本。街道办是城市化进程加快和政府管理模式变革的产物，其属于政府机关。这一性质决定了街道办不是营利结构，对财政的依赖度较大。在大力倡导办公自动化、缩减办公成本的现阶段，必须要做好街道办档案管理工作，充分借助信息技术对档案管理工作进行变革。一方面，从精细化的角度优化街道办档案管理工作，能够缩减不必要的中间环节，便于档案管理、查询、开发、利用，提升整体工作效能，缩减成本[2]。另一方面，从信息化的角度优化街道办档案管理工作，可以为档案需求主体查阅档案资源提供方便，实现信息化办公、信息化管理的目标，最终推动街道办工作的变革。 2 街道办事处档案管理常见问题 1）档案立卷归档工作与更新工作不科学。档案立卷归档作为前端环节，决定了档案资源后期的利用和开发。当下，部分街道办档案立卷归档工作不科学，立卷归档的标准、时限、范围和内容不明确，导致立卷归档效率低、质量差[3]。在这种环境下，部分档案资源甚至需要在后期再次加工，极大程度上占用了档案管理人员的时间。除此之外，部分街道办档案资源更新与销毁不及时，档案资源堆积现象严重，影响了档案资源的准确性、系统性。由于立卷归档工作与更新工作不科学，导致档案需求主体在查询和检索档案过程中出现问题，不利于营造良好的档案管理与利用氛围。 2）档案管理制度不完善。当下，部分街道办档案管理制度不完善，档案管理无序化、低效化等问题突出。一方面，管理制度没有及时更新和修订，既与当前国家颁布出台的政策文件、制度文件相冲突，也无法适应街道办具体的情况，难以为档案管理人员提供充分的参考和指导。另一方面，绩效考核、责任落实、职责划分、管理标准等重点内容不完善，档案管理过程中出现损毁、丢失等问题的同时，档案管理协同性交叉，难以全面提升街道办整体的档案管理水平。 3）档案资源缺乏深层次管理与利用。部分街道办尚未意识到档案资源的价值，对于档案资源的开发利用缓慢，导致档案资源长期处于浪费闲置的状态。长此以往，街道办领导以及档案需求主体也很难看到档案管理工作的成效，进而导致档案管理工作陷入一个“死循环”。之所以出现这种问题，一是因为重视度不高，没有充分从档案资源开发利用的角度来认识档案资源，单纯将档案资源作为一种信息凭证。二是对信息技术的利用率不高，档案资源利用开发仍然处于低水平、低效能阶段。一方面，电子高速扫描仪、微缩相机等数字处理设备缺失，无法对纸质档案资源进行数字化处理，更谈不上后期在计算机终端、互联网终端对档案资源进行开发利用。另一方面，大数据技术、云储存技术在档案系统中的应用度不高，档案管理系统功能单一，无法满足档案编研、数据库建设、专题建设的要求。 3 街道办事处档案管理的有效对策 1）强化档案立卷归档工作与更新工作，从源头控制档案质量。新形势下，街道办必须要从精细化、标准化的角度做好档案管理工作，避免人力资源、财力资源和物力资源的浪费，最大限度地挖掘档案管理价值。为此，有必要强化档案立卷归档工作与更新工作，从源头控制档案质量。一方面，要结合街道办本身的具体情况、档案数量和档案种类，设定科学、合理与可行的立卷归档标准、时限、范围和内容，做到“应归尽归，标准归档”。同时，要强化归档责任，避免档案资源长时间堆积或存放于非档案室的场所，保障档案资源的完整性和真实性。另一方面，要做好档案资源的及时更新与销毁，避免档案资源堆积。从档案更新的角度来看，档案管理人员需要定期查看相关档案信息，将最新的信息资源补录其中，保障档案资源的准确性和时效性。从档案销毁的角度来看，档案管理人员需要将失效档案资源予以销毁，为后期档案编研、档案专题建设、档案查阅提供条件。 2）完善档案管理制度，夯实档案管理基础。街道办要做好制度设计、修编工作，进一步推动档案管理朝着专业化、规范化、精细化、标准化的方向发展。一方面，要充分结合国家颁布出台的政策文件、制度文件开展制度拟定、修编工作，及时吸纳经验。在拟定制度和修编制度过程中，要充分考量街道办本身的具体情况，增强制度的可行性和标准性，为档案管理人员提供制度指引。另一方面，要突出制度重点，完善绩效考核、责任落实、职责划分、管理标准等方面的内容，营造“各司其职，有序推进”的档案管理新环境。 3）对档案资源进行深层次管理与利用，充分发挥档案资源价值。各地档案馆、企事业单位、行政机关开发利用档案资源的经验表明，档案资源具有丰富的价值。为此，街道办要进一步打破档案资源开发利用的“隔离墙”，为档案管理工作注入活力。一是要转变观念，重视档案资源开发与利用。街道办要坚持因地制宜的基本原则，投入相应的人、财、物以及其他资源，制定档案开发利用规划，满足档案需求主体多样化的需求。二是要充分将信息技术融入到档案管理的各个环节。一方面，要及时购置并引进电子高速扫描仪、微缩相机等数字处理设备，跑出档案管理“加速度”，推动档案资源纸质化管理向数字化管理转型，进一步为后期开发利用创造条件。另一方面，充分将大数据技术、云储存技术应用于档案管理领域，推动档案检索、档案数据库建设、档案共享迈上新台阶。 4 结束语 新形势下，只有进一步优化街道办档案管理结构，应用新理念管理好档案资源，才能真正推动档案管理工作迈上新台阶，充分发挥档案资源在决策参考、凭证证明、决策咨询、信息查询等领域的作用。文章重点就街道办档案管理的现实意义、问题及对策展开了分析，通过本研究可以发现，街道办档案管理是一项复杂性、精细性、系统性的工作，可以多角度入手。具体而言，一是要强化档案立卷归档工作与更新工作，从源头控制档案质量;二是要完善档案管理制度，夯实档案管理基础;三是要对档案资源进行深层次管理与利用，充分发挥档案资源价值。 参考文献 [1]余紫珊.街道办事处档案管理信息化建设工作措施分析[J].传媒论坛，2020，3（12）：118+120. [2]王娜.大数据时代档案工作面临的挑战与对策[J].办公室业务，2020（09）：83-84. [3]邓蕾.街道办事处档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2019（15）：96. 作者简介 周晓丽（1979-），女，内蒙古赤峰市人，本科，毕业于中央党校，农艺师，研究方向：档案管理。 |
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