| 标题 | 新时代工会会员档案探析 |
| 范文 | 李晓秋?王磊?武斌 摘 要：通过对工会会员档案概念、材料、管理等的认识，分析建立工会会员档案的可行性，提出工会会员档案管理模式及建立方法。 关键词：新时代;工会;会员档案;模式 基金项目：安徽省社科创新发展研究课题攻关项目“新时代工会档案及档案工作研究”（项目编号：2018CX081）、三项课题成果。 我国处于新时代，经济繁荣、社会稳定，从业人员流动正常，工会组织广泛建立。工会组织创新发展、职工普惠性工作需要会员信息规范管理，职工在工会参与中形成的原始记录需要妥善保存。建立工会会员档案并进行专业化管理是保证工会会员会籍材料安全、准确，会员信息规范管理的必然选择。 1 工会会员档案 工会会员档案是工会在会籍管理等工作中形成并保存的涉及会员信息的历史记录。工会会员档案以会员入会申请、会员情况登记表等文件材料为主，是会员会籍、参与工会活动的凭证，是工会工作的凭证，是工会工作、会员管理的参考。工会会员档案是反映工会“专门领域活动的档案”[1]，属于工会专业档案，具有较强的专门性：在会籍管理中形成;形成的入会申请、会员登记表等材料具有特定形式;在会员会籍及工会参与情况证明中具有专用性。工会会员档案管理是收集、整理、保管、统计、检索、编研、利用、鉴定、销毁会员档案材料的信息管理工作。对会员档案资料进行专业化管理，是工会创新发展、服务职工、维护职工权益、会籍规范管理的需要。 2 工会会员档案管理概况 会员档案是工会组织内部掌握会员情况，方便工会工作的重要依据。我国基层工会会员档案工作概况如下。 2.1 工会会员档案处于自发建立状态 全总及地方工会未制定工会会员档案管理制度及相关规定，国家档案主管部门没有工会会员档案相关规定及规范，没有列入国家档案局的国家基本专业档案制定计划，各地方工会普遍未开展基层工会会员档案建立推进工作，会员档案处于基层工会自发建立的状态。新时代建会与入会工作广泛，庞大的会员数量，多种职业类型的会员，需要工会会员会籍的科学化、精细化管理，但对档案工作重视程度、工作规范程度的不同，各基层工会会员档案建立、管理呈现不同水平。 2.2 工会会员档案管理处于初级阶段 基层工会的工会会员档案工作普遍没有按档案管理规范建立与管理，处于收集并保管入会申请、会员登记表的初级阶段。管理状况较好的工会对档案材料进行了分类整理，主要有以下两种：按会员分类，一个会员一个档案盒（袋），保存会员入会申请、登记表、困难帮扶等涉及个人情况的材料;按材料种类分类，分为会员信息统计表、会员入会申请、会员登记表、困难帮扶材料及其它材料，按类存放在档案盒中。会员档案材料的保管方式主要有两种：保存在基層工会办公室的文件柜中;每年将会员信息统计表、新增的困难帮扶等重要材料整理归档到单位文书档案，保存在单位综合档案室，其余材料工会留存。工会保存的会员档案材料中，退休及离职会员的档案材料单独存放，定期销毁。 2.3 对工会会员档案的认识处于档案概念泛用阶段 目前，工会组织内广泛使用的“工会会员档案”不是档案专业管理中严格意义上的档案，是工会人员对“档案”概念的泛用。“工会会员档案”概念泛用是工会管理“实践与认识统一作用的结果”，是借用“档案”对工会工作中留存资料的特指，提示资料的重要性，需要妥善保管，不能丢弃，是工会组织对会员档案材料重视的表现，是工会会员档案意识形成的标志[2]。 3 建立工会会员档案的可行性分析 档案是社会实践的历史记录。基层工会已具备建立工会会员档案的思想、政策、材料、技术、人员素质、利用需求的条件。 3.1 具有建立会员档案的思想准备及政策保障 工会会员档案的泛化使用使建立工会会员档案的意识逐渐形成，为工会会员档案专业化建设提供了思想准备。全总制发《工会会员会籍管理办法》《工会组织和工会会员实名制管理工作方案》《关于进一步加强<中华全国总工会会员证>管理工作的通知》《推进基层工会组织和工会会员实名制管理工作方案》等规范性文件，要求会员会籍实名制、动态管理，到2020年底建成省级数据库，实现工会组织和会员实名信息统计，基层工会要建立工会会员档案，为会员档案的建立提供了政策保障。 3.2 具有建立会员档案的材料基础 基层工会已具有建立会员档案的材料基础。全总对《入会申请书》《工会会员登记表》进行了规范，基层工会开展了老会员重新登记、新入会会员严格履行入会手续工作，会籍材料齐全。职工工会参与、普惠性工作中，基层工会累积了大量会员参与活动的材料。 3.3 具备建立会员档案的技术支持、人才支撑 在建省级分工会实名数据库工作中各基层工会收集、保存会员的数字化信息，具备信息化管理条件。我国高等教育从大众化向普及化发展过程中，国民素质普遍提高，工会工作人员文化素质、信息技术技能、档案意识、档案工作能力不断提高，具备建立并管理会员档案的人才支撑。 4 工会会员档案建立建议 工会会员档案是工会的专业档案，没有既成的管理制度和管理模式。工会需要遵循档案管理规律，结合相关法规规章及工会工作实践，建立适合工会发展的会员档案管理体制机制、管理模式、管理方法，依法、科学建立及管理工会会员档案。 4.1 建立工会会员档案管理体制机制 建立专人负责制，明确分管主席、专人管理工会会员档案。建立工会会员档案多元参与机制：请会员参与会员档案管理监督;纳入单位档案管理体系，接受档案管理部门的监督、检查和指导;纳入工会工作及工会档案工作管理及考核。制定会员档案管理制度，规范各环节管理。制定工会会员档案归档文件材料范围，制定制度规范档案立卷归档、档案保管、档案利用、档案移交、档案鉴定与销毁、会籍档案材料转递，制定档案人员岗位职责，规范工作人员行为。 4.2 “独立立卷，单独管理、统一领导”的管理模式 工会会员档案需要在工会会籍等工作中使用、动态管理，是工会的专业档案，涉及会员保密信息，宜采取工会专人立卷、工会专人管理，接受档案管理部门统一监督、指导的管理模式，按档案专业 要求严格管理。 4.3 工会会员档案实体管理方法 收集：专人负责，随时收集;材料范围为会员入会申请、会员登记表、会员卡信息、困难帮扶申请及帮扶记录、会员参与工会活动相关材料、会员关系变动记录等;收集纸质及电子材料。整理：按会员分类、组卷，材料按“种类+时间”分类排序，按“卷号+类号+流水号”编号。编目：制作会员档案歸档文件目录，在通用的序号、责任者、题名、时间、页数、备注栏的基础上，增加“转递”栏，用于填写会籍材料转递去向。装订：活页式装订或封套（档案袋）法收装。归档：随时收集随时归档，确保会员信息及时更新、会籍动态管理。编制检索工具：按会员姓氏汉语拼音先后顺序编制人名索引，或按在本工会建立会员关系先后编制人名索引;编制会员档案案卷目录。保管：按“八防”要求保管，存放在工会的档案室或配备有密码锁的档案柜。利用：原则上不外借，原则上仅对本单位、工会及本人提供利用;档案利用需遵守保密规定，不擅自发布、传播、公布档案涉密信息。鉴定与销毁：鉴定需经分管主席同意，由单位档案部门负责人、工会档案工作人员、工会领导组成的鉴定组鉴定;经鉴定不需要保存的档案需登记造册，分管主席批准后销毁，不少于两人监销。 4.4 开展工会会员档案数字化管理 实行工会会员档案数字化管理，向网络化发展。工会会员档案按照国家“双套制”要求，采取“双套制”形成及管理。在会籍管理及工会其它工作中，超前控制，注意形成、收集电子文件，保存电子文件和纸质文件材料。 4.5 加强工会会员档案工作人员管理 选择政治觉悟高，品行端正、遵纪守法、职业能力强、具有服务意识的人员从事工会会员档案管理。 建立并完善工会会员档案是工会实践的需要，是新时代工会发展的必然。基层工会应提高认识，加大投入，加强档案意识宣传、档案知识普及，确保工会会员档案及时、规范建立，在服务工会创新发展、维护职工权益、职工普惠性工作中发挥积极作用。 参考文献 [1]国家档案局.档案工作基本术语[S].国家档案局档案科学技术研究所，2001：2000. [2]闫鹏.档案概念泛用的动因分析[J].上海档案.2018，000（004）：30-32. |
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