| 标题 | 企业文书档案信息化管理 |
| 范文 | 俞晓菁 摘 要：在传统的文书档案管理中，就品类多样的文献资料，不断增多的数据整理，以及繁多、复杂的归档分类，需要投入诸多的财力、物力和人力，才能完善文书档案管理，但在科学技术发展速度越来越快的新时代，这种传统的文书档案管理模式，已经不能使我们的工作、生活需要得到满足，因此急需实现文书档案管理信息化管理。对此，本文主要分析了企业文书档案信息化管理的意义，同时对企业文书档案信息化管理措施进行了探讨，以供参考。 关键词：企业;文书档案;信息化管理 企业文书档案即企业在开展各项管理活动过程中形成的保存价值较高的信息记录。新形势下，企事业单位、政府机关以及企业个人，在开展文书档案管理过程中均需要借助信息化手段。和传统的档案管理相比较而言，这种以计算机为基础的管理方式具有诸多优势，如档案信息存储周期长、档案信息存储量大、档案信息浏览方式快速和便捷等。对此，实现企业文书档案信息化管理具有极其重大的意义。 1 企业实施文书档案管理信息化的意义 首先，信息交互。以往的档案管理主要以纸质版档案为主，而用电子档案代替纸质档案后，在储存方式上发生了显著改变，和传统档案管理相比较而言，其和当前的工作需要相符，大部分企业出现诸多不重要的信息，这既为工作人员的查询带来了极大的不便，同时也造成了信息资源被浪费，而在文书档案管理中合理运用计算机，可以借助构建信息交互系统，使档案管理途径得到丰富，进一步开发信息资源，同时共享信息资源。 其次，管理效果。在文书档案管理中，信息技术在所有环节中均得以体现，档案管理者的工作量显著减轻，同时工作效率得到了提升，可以借助计算机查阅和统计档案，在需要编辑档案的过程，可以直接利用计算机操作，把目的文件找到，同时做好修改工作。 再次，传输方式。以往在传递档案信息的过程中，主要是借助邮政系统，需要很长的时间，同时档案丢失率时有出现，带给了企业巨大经济损失，但实现管理信息化后，文件可以在线传输，既促进了传输速度加快，同时信息安全也得到了有效保证。 最后，储存稳定性。文书档案信息化管理可以借助保证长时间保存档案，同时不会受到任何因素的影响，储存方式十分丰富，便捷，查询方便[1]。 2 企业文书档案信息化管理 2.1 创新档案管理理念，树立信息管理意识 与时俱进，创新档案管理理念，是确保有效开展档案信息化工作的关键，只有创新档案管理人员的理念，才能把信息化建设工作切实落到实处，只有提高了档案管理人员的意识，才可以从思想上有效创新相关工作。就企业文书档案管理部门的领导而言，要树立先进的部门管理观念，充分了解到信息技术在档案管理工作中所发挥的重要作用，从革新观念入手，在企业中发挥自身榜样作用，确保文书档案信息化管理工作顺利开展[2]。此外，相关领导还应把协调规划工作切实做好，加大财政支持力度，从物质上确保档案管理信息化工作的顺利开展。文书档案管理人员的自身工作水平和整个档案信息化管理的质量息息相关，所以，其要积极加大自身信息化思想建设力度，和时代发展保持同步，逐渐从传统管理方式转变为信息化管理，在确保正常开展文书档案管理工作的基础上，促进工作效率有效提升。 2.2 完善文书档案管理制度 企业在开展文书档案管理工作的过程中，建立健全管理制度可以给予相关管理人员的管理方式与行为有效指导和约束，因此企业必须对文书档案管理制度的建立健全引起重视。企业应再次细化当前实施的文书档案管理制度，加大信息化建设力度[3]。企业要将高效的文书档案管理机制予以建立，用规范的制度对员工的行为进行约束，以此促进管理水平显著提高，第一时间优化文书档案的工作流程。在文书档案管理中，着重分析档案信息的排布规则、纸型、字体字号等内容，在开展信息化建设的过程中严格按照制度规范，在企业文书档案管理中充分渗透信息化，对文书档案工作流出作出明确规定，以此使企业档案信息的安全性得到保证。此外，企业还应不断完善文书档案文件签发制度，对相关文件的办理程序、格式等进行严格检查，确定其是否和标准操作要求相符。同时，相关人员必须加大对相关法律法规的学习、了解力度，同时在开展档案管理中和企业的实际发展情况以及系统法规相结合。要严格按照相关法律法规开展管理工作，严格实施国家相关档案法规，依法办理档案，构建完善的档案信息化建设的规章制度。有必要重视制定档案信息标准规范，当企业制定好一个适合自己需要的标准系统时，应对四大要素进行参考，即行业标准、地方标准、国家标准和国际标准。 2.3 提高档案人员的综合素质 首先，加大硬件建设和投入力度，对硬环境予以改善，促进档案人员业务技能增强，据相关实践证实，只有配备齐全的现代化硬件设施，档案人员才可以借助了解、学习和熟练运用这些设备设施，促进其管理水平、业务技能增强。其次，运用“自学为主，培訓为辅”的模式，逐渐将终身教育机制形成，确保档案人员素质在时代的发展下变得越来越强，借助积极学习，掌握更多的知识，这是促进素质提升的重要渠道，要就企业档案热源构建学习激励机制，在业务考核中纳入进档案业务学习成绩。最后，加强档案部门之间以及区域间系统合作，借助交流，对优秀企业借助档案资源展开知识创新和转化的经验进行学习，利用现代通讯、网络等高科技手段，促进档案人员和部门信息源增多。 2.4 做好管理平台建设 文书档案信息化管理的实施必须以信息系统为支撑[4]。现阶段，各企业均开了丰富的信息系统，这些系统的使用和功能均不相同，数据呈现方式、数据基础以及构架也有所差异，在今后实施过程中，在信息系统建设制度上，应确保使用标准的规范性，加大所有系统互通性和兼容性的力度，为大数据分析奠定坚实的基础。 具体到某一个企业的文书档案信息系统来说，需要对下述几个方面引起重视：首先，要对数据的兼容性提高重视程度，现阶段，文档一体化建设工作和其他的系统在业务上有着极为密切的联系，构建接口，使数据的关联性得到保证极为关键。其次，要构建和用户期待相符的页面设计，借助调研发现，设计得较好的信息系统界面都十分简洁，具有较为复杂的内部数据构成，但用户操作很方便、快捷，简单操作便能使用户的需求得到满足。最后，要注重对信息安全工作的研究。信息安全工作和信息利用工作的重要性相同，信息安全是信息利用的重要前提，信息安全的最终目的便是信息利用。要大力研究信息安全问题，积极探索，将科学的信息安全管理机制形成。 3 结语 企业文书档案的信息化管理既充分体现了档案工作自身的发展与进步，同时也是信息技术不断发展的要求所在，企业文书档案管理从传统转变为信息化，除了要提高管理方式之外，同时还要积极革新管理理念。只有和技术发展的脚步保持同步，将文书档案信息化管理工作切实做好，才可以使企业文书档案的价值最大化发挥出来，为促进企业综合竞争力增强发挥自身积极作用。 参考文献 [1]李媛.大数据下文书档案管理及其信息化应用[J].智库时代，2019（24）：294+296. [2]李晓艳.企业文书档案信息化建设路径探索[J].陕西档案，2018（05）：42-43. [3]才翔.大数据环境中企业文书档案信息化管理及利用[J].兰台世界，2018（S2）：179-180. [4]刘葭.企业文书档案信息化管理利弊初探[J].陕西档案，2017（06）：27-28. |
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