| 标题 | 信息化背景下文书档案管理工作初探 |
| 范文 | 摘 要：档案是人类生活行为记录的载体，可用于人类社会的各个方面发展提供准确的参考资料。如今，随着科学技术的飞速发展，信息技术已经全面普及，传统的档案管理已经不能适应信息时代的发展，信息化建设已成为必然。 关键词：信息化；文书档案；管理工作 随着信息时代的到来，信息技术在人们生活的方方面面得到了应用。因此，面对传统档案管理中存在的不足，需进行档案管理工作的改革创新，将信息技术与档案管理进行充分的融合，促使传统档案管理向信息化档案管理转变。此时，需对传统档案管理工作中存在的思想、技术、人员等多方面进行考量，从而促进档案管理的创新化、信息化发展。 1 文书档案管理信息化的优势 1.1 办公效率显著提高 文书档案管理，就是对已有文档资料的一种整理和保存，对没有却需要的文档资料的一种搜集和归纳。传统的文书档案管理，我们需要对不同的文档进行分门别类，对于一些大型单位来说，有太多的部门分支，每个分支还有不同类型的文档资料需要分类整理，这就导致工作的任务量非常繁重，为了解决此类问题和保证文书档案管理的准确高效，就需要投入大量的人力和物力来完成这项工作。繁重的工作，不可避免地导致出现一些人为的失误，比如对文档资料分类错误，在文档资料移动过程中，对纸质文件的二次破坏，在分类过程中，标注错误，造成文档资料涂画痕迹严重等各种类型的问题。这些都严重影响着对文档资料管理的效率，但是，如果把文书档案管理信息化，就能显著提高办公的效率，通过信息化处理的方式，利用计算机对每一件文档资料进行归档和整理，一次整理，终身受益，对以后文档资料的借阅和查询提供便利的条件，大大减少了人力和资源的投入。 1.2 资源检索方便，信息随时共享 传统的文书档案管理，如果需要查阅一份资料或者文件，就需要登记，然后在已归档整理的资料中慢慢寻找，这样既浪费了人力，又耽误了时间，降低了工作效率，但是把文书档案管理信息化，就大大方便了资源的整合和查找，利用计算机技术，可以把所归档的文档资料从纸质文件变成电子文件，这样既方便了查阅，又保护纸质文件不被损坏，然后对归档的资料，做一个体制性的管理，每一种文档做一个对应的检索，方便利用者在查阅时及时找到所需要的内容，这样就提高了效率，节省了时间。 1.3 文件存储快捷且稳定 传统的文书档案管理，载体主要是一些纸质文件，或者图片、影像等内容，特别对于纸质文件，其保存过程中，容易受周围环境温度、湿度影响，造成文件的破损，或者字迹模糊不清等现象，最后对文档的借阅和使用造成麻烦，随着电子科技化的发展，信息化的成熟，我们对文件的存储和管理，不再局限于传统的纸张，我们可以把纸质文件转化为能在计算机上传递和存储的电子文件，这样就极大程度上方便了办公，电子文件最大的优点就是快捷并且稳定，我们利用存储设备，可以快速得到我们想要的资料，并且确保稳定，不易丢失，总而言之，信息化的加入，让存储更稳定、更快捷。 1.4 文件传输速度和安全性得到保障 传统的文书档案管理，如果需要借阅资料，就得打开档案盒，根据分类要求，再一遍遍的查询自己想要的资料，一旦资料管理松散或者不到位，就容易造成资料的丢失，有些人为了得到想要的资料，会发生私自保存，不再上交的情况。所以在资料传递上，存在很大的缺陷，特别对于一些大企业来说，总公司和分公司有时需要互相传递一些文件资料，如果在传递上仅仅依靠快递运输方式，就无法确保办公的时效性和快捷性，对以后文档资料的归档存储也会造成麻烦和影响，但是文书档案管理信息化，就确保了文档资料传输的安全性和快捷性，即使是远距离的传输，我们通过计算机信息技术，可以快速高效完成，也可以确保传输过程的安全性，明确文档资料传输的双方，一旦出现问题，可以立刻解决，从而进一步提高了办公的效率。 2 信息化背景下文书档案管理对策分析 2.1 加大研发力度，配齐信息化档案管理设施 按照档案规范化管理要求应对电脑、扫描仪、档案管理软件、复印机、摄像机、速印机等设备进行配置齐全。对档案管理软件应进行大力研发，并使其具备查询、浏览、检索、统计、归档、借阅等功能。此外，传统档案管理工作方面的资金投入不足，所以在进行改革时应在档案管理的基础设施方面加大投入，设置档案库和阅览室，确保档案管理及查阅的规范化。应在档案库内按要求进行计算机、打印机、去湿机、密集架、复印机、空调等设备的配备工作，使特殊档案载体如磁带、磁盘、光盘等得以进行合理保存，避免保存不当造成的损毁。 2.2 促进档案资源信息化发展 档案管理由传统向信息化发展转变，需对档案信息目录数据的建设加强重视，以确保档案信息的全面性及准确性。并设置信息化管理文件目录、专题目录、分类目录。以此来实现档案的规范化管理，并将档案管理与目录数据库相结合，进行档案资源的全面化管理。在信息化背景下，应对计算机管理系统加以利用，使之与文书档案管理工作相融合，通过网络系统的跟踪达到文书档案资料的统一，为文书档案资料的一体化、规范化、标准化、提供保障。最后，还应进行提升媒体数据库建设的质量及效果，以现代信息手段对档案进行合理的归档处理，形成数据化工作模式，以此豐富档案资源内容。 2.3 提高档案管理人员的综合素质 档案管理人员的综合素质及管理能力，对档案管理工作是否可以的良好进行起决定性作用。第一点，应对档案管理人员，进行专业管理能力及综合素养的培养。首先，应对档案管理工作人员进行专业的政治素养培训，使工作人员具备职业操守，可以对档案内容进行保密，实现档案管理工作的原则性及纪律性。第二点，应对管理人员进行档案管理信息化思想意识培训，使档案管理人员对信息化档案管理模式的重要性进行认知，以促进信息化背景下档案管理工作地方更好开展。 3 结束语 总而言之，随着当前社会经济的快速进步，对于档案资料有了越来越普遍的需求，以往的文书档案管理模式早已经不能满足实际需求，这在很大程度上制约了社会的进步与前行。所以，将科学信息技术充分融入到文书档案管理工作中，确保管理工作的高效性具有极大的现实意义。 参考文献 [1]张善勇.探索信息化背景下传统档案管理工作的改革[J].办公室业务，2018（04）：144. [2]张爱群.信息化背景下传统档案管理工作的改革研究[J].人力资源管理，2017（07）：349-351. 作者简介 刘静（1984-），女，汉族，甘肃省民勤县，本科，毕业于内蒙古农业大学（函授）成都体育学院（全日制），助理馆员，内蒙古自治区测绘地理信息局，研究方向：办公室文秘、机要、文书管理。 |
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