| 标题 | 档案信息化建设的安全问题及对策分析 |
| 范文 | 张晓燕 [摘 要]随着信息技术的普及，档案管理方式也逐渐信息化，但是由于档案信息安全技术落后于档案信息应用技术，使文件存在较大的安全隐患，已经引起了相关部门的重视。基于此，本文主要探讨了档案信息化建设的安全问题，并提出了档案信息化建设的对策，希望能帮助相关工作人员提高档案管理质量。 [关键词]档案;信息化;安全问题 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.20.089 [中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2020）20-0-02 0? ? ? 引 言 传统的档案主要以纸质形式保存，但是随着信息技术的发展，档案信息化逐渐成为时代发展趋势，过去的管理模式已不再适用。现阶段，利用信息化管理档案具有数据传输、保存、整理快的优点，但存在相应的安全问题。因此，探讨档案信息化建设过程中存在的安全问题具有重要意义，只有重视这个问题，才能找到根本原因，并积极寻找对策，以确保档案信息的安全。 1? ? ?档案信息化概述 1.1? ?概念 所谓档案信息化主要指在档案行政管理部门的规划与指导下，将现代信息技术全面有效地应用到各种档案管理活动中，在此基础上科学处理、管理、利用各种档案信息资源的活动与过程。 1.2? ?意义 传统档案的保存介质主要包括纸质、胶片、木质、金属、棉质等材料，在馆藏过程中容易受到各种因素的影响，如阳光、虫蛀、火灾、霉变、潮湿等，极易损坏那些比较珍贵的档案。即便能够采取科学的方式妥善保管，但是一些材质的使用年限十分短暂，无法避免自然衰减而最终损坏的规律。在传统档案管理模式下，档案工作中普遍存在重视保管、轻视利用的情况，导致相关人员不能方便有效地使用各种档案资料，不能充分发挥档案的作用。近年来，随着社会经济的发展与科学技术的进步，计算机网络技术与现代信息加工技术等广泛应用，为档案信息化建设创造了条件。通过强化档案资源的信息化建设，能够转变传统的管理方式，积极采用现代化管理方式，极大提高档案管理效率、使用效率，充分保证档案质量。同时，档案信息化能够进一步打破时空界限，最大限度地发挥档案信息具有的价值。在电子政务与办公自动化环境下，做好电子文件的相关管理工作，如形成、积累、归档、管理、利用等，有利于保存电子文件，并进行充分共享，对顺利开展档案工作具有重要的现实意义。 2? ? ?档案信息化建设的安全问题 2.1? ?电子文件易受到破坏 随着信息应用技术的不断发展，信息的安全问题也逐渐凸显，例如，数据管理系统存在大量的漏洞，影响电子文件的安全。首先，黑客的侵入。部分黑客想要通过袭击重要信息网站获取收益，与不法分子合作，入侵重要档案信息网站，窃取档案数据，甚至有的还破坏档案信息的完整性。其次，木马程序对电子信息的影响。一些不法分子會侵入网站修改或者直接盗走甚至删除档案数据，严重影响档案信息数据的安全性，使信息系统无法安全运行，甚至可能泄露国家保密信息，损害人民的利益。 2.2? ?无法保证电子文件的可靠性 由于信息安全技术跟不上信息应用技术，数据库管理系统的安全与建设存在一定风险，无法保证信息处理效率以及安全问题。首先，电子文件在传输和保存过程中容易被篡改或者删除。与传统的档案管理方式相比，电子信息的处理和保存非常迅速，但是由于信息保存到磁盘等这些介质上，容易出现磁盘损坏或者读写不出来的情况，有时磁盘还会受到干扰，导致记录的信息完全消失，这些情况会威胁电子档案信息的完整性。其次，电子信息缺乏真实性和可靠性。由于电子文件的载体是磁盘或者光盘，而磁盘又容易被修改且不留任何痕迹，使不了解电脑的档案管理人员很难辨别信息的真实性与可靠性，无法保证档案信息的安全。最后，软件系统的漏洞会造成档案信息不完整。我国大部分信息化设施都依靠进口，使信息系统的安全存在一定隐患。 2.3? ?档案管理人员自身问题 档案管理人员也会影响档案信息化建设。首先，档案管理思维模式固化。以前都是纸质档案的管理，使部分人员到现在还认为，档案管理人员只是做好简单的防盗、防丢失、防潮等工作，不愿意学习、利用新型档案管理工具，也不愿意学习网络安全知识。其次，安全意识薄弱。面对档案信息管理的数字化，有些档案管理人员由于缺乏网络安全知识，即使发生了档案窃取或者丢失事件也不知道。有时档案系统还会受到木马、黑客、病毒的袭击，使档案管理更加麻烦。最后，档案管理人员的工作责任感低。档案管理工作枯燥乏味，有些档案管理人员抱着得过且过、安于现状的思想工作，丧失了进取心。档案管理人员的这些素质问题会影响档案信息的管理工作，阻碍档案信息化建设。 2.4? ?档案管理制度不完善 首先，由于信息技术发展过快，部分人员还没有适应档案管理信息化，且现阶段档案管理制度还不完善，缺乏可行性，档案资料还存在一定的风险。其次，即使有部分单位已经制定了相关管理制度，但是始终没有落实到位，无法起到约束作用。最后，网络覆盖范围广，传播速度快，本身就存在很大漏洞，同时没有制定相关监控与报警制度，即使信息被窃取，也很难及时发现并处理。没有一个应急方案，始终处于被动的普通管理阶段，很容易给企业造成损失。再加上缺乏完善的安全管理制度，在档案信息化建设过程中无法充分保证档案信息的安全性。此外，信息传输安全性不高，档案信息化建设的主要组成包括内部网络、外部网络、专用网络。近年来，随着网络信息技术的不断发展与进步，各种计算机病毒随之出现，导致计算机系统在运行过程中极易受到病毒攻击，一旦感染病毒，则极易丢失部分档案数据，影响档案信息的传输质量。 3? ? ?加强档案信息化建设的对策 3.1? ?运用先进的管理技术，防止病毒黑客攻击 首先，预防病毒侵入。例如：制定相关法律法规，对于恶意制造病毒并传播的人员进行依法处理;加强相关工作人员的职业道德教育等。其次，预防黑客攻击。例如：严禁不相关人员进入档案管理室;定期扫描系统，及时发现漏洞;保存和传输相关信息，避免数据不可用现象;在使用其他网络资源时，要先进行安全检测，检测合格后才能使用。最后，从软件和硬件上预防。软件预防就是安装新型的杀毒软件，定期扫描电脑，检测系统出现的问题。若发现病毒入侵，可給予警告或者拒绝这项操作进行，让病毒无法继续传播;若计算机感染病毒，可采用相应的杀毒软件进行彻底查杀，并定期升级杀毒软件，以确保软件的杀毒性能良好。硬件预防就是监测硬盘，防止存储器发生异常情况。 3.2? ?制定档案保管制度，确保档案信息的可靠性 首先，定期更换载体，以确保硬件设施的实用性。其次，时刻保留、备份档案信息，妥善保管副本，在原件遭到破坏时，发挥副本的作用。再次，安装杀毒软件，及时找出并修补漏洞，避免不法分子趁机侵入，以保证计算机正常运行。最后，建立对档案信息的多层保障，例如，设置档案信息电子文件的管理权限，避免其他用户篡改信息。 3.3? ?提高档案管理人员素质，建立安全管理制度 首先，改变传统的档案管理思维方式。工作单位应定期培训档案管理人员，强调档案管理的重要性。同时，对档案管理人员进行定期考核，保证每位档案管理人员都具备相应的职业素质。其次，增强管理人员网络技术安全意识。网络技术虽然复杂，但并不是无计可施，需要档案管理人员了解网络，例如：不要随意点击网站上跳出的广告，定期对磁盘进行查杀等。最后，增强工作人员的责任感、道德感。对相关档案管理人员进行业务培训，培养他们的档案管理安全意识，只有相关工作人员具有较强的档案安全管理意识，做好安全防范工作，才能及时发现并处理问题。 3.4? ?健全档案管理制度，保证档案信息的安全 首先，规定档案信息的收集以及保存路径，做好备份工作，防止档案文件被盗或者部分缺失的问题发生。其次，及时记录保存档案数据，避免堆积数据太多，导致数据错乱、工作质量降低。同时，还要禁止改动已经发布的公文文件，如需改动，必须经过相关部门领导的批准。最后，定期检测档案文件的保管载体，做好备份保存工作。为了让载体保存的信息更加完整，还要定期更换载体，确保档案信息的完整安全。 4? ? ?结 语 现阶段，档案信息化建设过程中还存在一些问题，如：安全防备措施没有做到位，安全管理制度不完善等。基于此，本文提出了加强档案信息化建设的对策，如：运用先进的管理技术，制定档案保管制度，提高档案管理人员的素质，健全档案管理制度等，希望能为档案管理信息化建设做出有效贡献。 主要参考文献 [1]李卫.档案信息化建设中的问题与对策分析[J].中外企业家，2018（36）：121. [2]鲁玉芳.档案信息化建设的安全问题与对策[J].网络安全技术与应用，2018（1）：80-82. [3]李南.档案信息化建设的安全问题及对策分析[J].黑龙江科技信息，2017（15）：262. [4]陈心威.档案信息化安全建设中的问题及对策分析[J].福建电脑，2016（32）：98. [5]谭国英.档案信息化安全建设中的问题及对策分析[J].科技创新与应用，2017（15）：271. [6]徐康铭，梁冰雪，程志.高校档案信息化建设存在的问题及对策分析[J].科学大众，2016（7）：137. [7]孟凡龙.现阶段档案信息化建设存在的问题及对策分析[J].现代交际：学术版，2017（21）：198. [收稿日期]2020-09-07 |
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