| 标题 | 论如何发挥档案管理的服务效能 |
| 范文 | 郭虹+张靓宏 摘 要：一个单位的档案馆里可以看到一个单位的发展历程，它装载着一个单位的文化底蕴和无数个里程碑。档案馆对于一个单位的重要性也就不言而喻了。本文从档案管理制度化的重要性与档案管理与各个部门之间协作发挥效能出发，认真探讨了如何能够发挥档案管理的服务效能。 关键词：档案管理；制度化；互动化；信息化 档案是人类对于自身的活动和文明成果有意识的进行记录和保存，对于人类的文明发展铺设了一个文化的长廊。档案对于一个单位来说是非常的宝贵的财富，它承载着一个单位的发展历史和光辉的成就，它是能够真实的还原历史，对于一个单位的进步和发展起到了至关重要的作用。因此档案的管理工作对于一个单位来说就不单单只是个保管员的工作，而是对于单位工作提升起到重要作用的工作，那么怎样能够让档案管理工作发挥最大的能量呢？ 1 加强档案管理的制度化 制度对于任何单位，任何部门都是必须的。没有规矩不成方圆的这句古话是一个千古不变的道理。 1.1 归档制度要健全 首先我们就来说说各类档案的归档问题，档案的前身是文件，档案是由文件引申而来的。但是随着社会的进步和文明的发展，档案变得更加的多种多样，除了书面形式上的文件之外，还包括许多的图片、音频和视频档案等。对于这些表现形式不同的档案就要进行分类的收纳和管理。文件中也会包括人事档案、会议档案、上级领导的文件档案等，对于这些都要做出细致的管理。以便以后需要时能够更快速查找。减轻今后的工作负担，从而更好的为其他部门服务。 1.2 整理制度要健全 我们的档案在收集和收纳的过程中，也需要有严格的制度来约束，不能够盲目的进行归档工作。对于一个档案，我们首先要细致的检查其完整性、真实性，要做到去冗取精，保证档案的质量。对于不完整的档案我们要立即和有关部门联系，共同解决和跟进，做到不漏收一个有用的档案。对于有悖于事实的文件等我们也要坚决的进行退回并且与相关部门共同来查出事情的缘由，吸取教训，杜绝此类事情的再次发生。只有严格的把好第一关才能够更好的发挥档案管理的效能。 1.3 日常制度要健全 除了整理和归档工作之外，档案管理的日常工作也是非常重要的，也要制定健全的相关制度。档案管理的日常工作主要包括档案的借阅、档案的调出、档案的保密、工作人员的职责等。档案的借阅是指其他部门的借看，档案都是非常珍贵的资料，所以在借阅的过程中一定要有详细的登记，不同等级的机密文件要设定不同等级人员的借阅限制，档案不能够长时间的外借等。档案的调出也要有相关的详细的一个流程，一定要按程序办事，不能随意调出和调入。档案的保密顾名思义就是要做好保密工作，不能随便泄露档案的内容。对于在档案馆工作的馆员也要制定规章制度来约束工作人员的日常工作，按章管理人员，按章管理档案。 2 增强与各个部门加强互动合作 变被动为主动，相较于以往传统的被动的等待，主动的与各个部门积极主动的合作会达到更加好的效果。这样一来，就可以在第一时间拿到第一手的档案资料，可以保证收纳工作的及时和准确，可以有效的防止漏收的现象发生。也可以在相关部门的帮助下更加准确的理解所收纳档案的内容，对于下一步的分類管理工作会有很大的帮助。提前沟通，将各个部门需要的档案信息提前整理准备好，这样就大大节约了各个部门等待的时间。档案馆是一个独立的部门，也是我们一个单位大家庭中的一员，与各个部门互助互利才能更好的发挥其作用。 3 广泛应用信息化的管理技术 在二十一世纪的今天，计算机技术的应用已经涉及到了很多的领域，而且在众多的领域中都发挥出了很大的作用，如今已经成为了人们工作中必不可少的一部分了。我们的档案管理工作也应该与时俱进，积极的引进信息化的技术。信息化的技术可以更加有效的帮助我们进行分类管理工作。对于档案的查询更加的便利了，不用在复杂的繁多的档案中翻找需要的档案，信息技术可以快速的帮助我们找到我们想找的档案，并锁定其位置。对于我们档案馆里没有的信息也可以通过互联网来向其他的档案馆来寻求帮助。计算机也可以把我们现有的资料和人事资源等通过形象的图表来表现出来，使得数据信息看起来更加的直观，可以更加有效的帮助对于单位的现状进行分析，有利于帮助单位制定下一步的工作计划。 3.1 建立信息资源数据库，方便信息检索 数据库能有效实现众多电子信息的储存、分类、检索和查询。建立档案信息数据库，如果联接上单位内部网络，不仅仅可以实现电子档案信息的有效和快速归档，也能在很大程度上提高信息利用率。单位内部的员工只需要通过计算机与网络联接，就可以快速轻松地实现档案信息资料的检索、查询和使用。 3.2 建立档案部门网站，提供公开信息服务 档案部门还可以建立自己的网站，通过网站为社会提供公开信息服务。将部分档案信息以网页的形式发布到互联网上，为社会各单位提供信息服务，从而使得互联网上的任何用户都在任何时间、地点都可以通过访问网站来获取自己所需要的信息，这就是互联网的优势。网站发布信息也是档案信息服务最普遍、应用最为广泛的服务形式，这种形式的有点是服务面积广，信息交流快，其缺点是对于一些限制性或保密性地信息不能公开，无法满足部分部门的特定需求。 3.3 通过区域联网，服务更多部门 如档案部门之间、档案部门与教育部门、政府机关等相关单位进行区域联网，建立独立的局域网络，实现电子文件信息资源共享。通过这样的联网，能使档案部门的信息资源服务于更多单位，并且满足特定部门的特定信息需求，提高信息的利用效率。 3.4 开办档案代管（寄存）中心 档案馆积极拓展为社会公众服务的功能，是档案馆拓展其它服务功能的基础，将对社会产生更长远的效益。因此，发挥档案馆自身优势，为社会公众提供代管寄存档案资源等服务，应成为档案馆拓展社会公共服务功能的另一个重要方面。 3.5 档案史料编研和珍品图书出版 档案室或档案馆，只会根据利用者需要查找档案为利用者服务，这是最基本的方式，也是一种比较低级的方式。而档案史料编研工作是一种更高水平的档案工作，是提供利用和开发档案资源为利用者服务的一种更积极、更主动的方式。档案史料编辑出版，也有利于保护档案原件，延长档案寿命，有利于防止战争和其他突然事变给档案造成的损失。档案编研工作对提高档案工作水平，出成果，出人才，也是十分重要的。因此，我们档案部门必须逐渐把一部分精力转向编研工作，努力做好编研工作。通过编研工作更好地为本单位、本系统、本地区服务，为党的中心工作和各项工作服务，为建设有中国特色的社会主义服务。 总之，档案管理工作是一个看似轻松，实则非常繁复的工作。档案的管理工作是与一个单位的各个部门都相同的一个部门，档案馆可以说是一个单位的核心部门，是一个单位中至关重要的部门。所以我们在日常的工作中一定要坚守自己的职责，加强与各个部门之间的沟通和合作，不断的自我发展，从而更好的发挥档案管理的服务效能。 参考文献 [1]范丽娜.档案管理人员应具备的素质[J].西安邮电学院学报，2009（02）. [2]丁华东.档案管理范式的转型与社会变迁[J].档案学通讯，2006（06）. [3]马涛.新时期档案管理刍议[J].现代交际，2014（11）. |
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