| 标题 | 地质档案数字化的质量及安全保密措施 |
| 范文 | 摘 要：随着科技水平的不断提升，在地质档案管理过程中对地质档案资料进行数字化管理是必然的发展趋势，不但能够对纸质档案起到有效的保护，同时方便查阅，有效提高地质档案资料的利用率。因此地质档案管理人员需要采用较为有效的安全保密措施控制档案管理的安全性，同时要加强档案管理的质量控制，进一步促进地质档案事业的发展。本文结合笔者工作实践，主要阐述了地质档案数字化的质量及安全保密措施方面的内容，希望能够对相关人士有所帮助。 关键词：地质档案数字化；质量；安全保密措施 地质档案资料分为原始地质资料、成果地质资料和实物地质资料，其中原始地质资料的载体类型具多样性，传统的档案管理模式已经不能适应如今信息时代快速发展的需求，因此，在地质档案管理当中进行数字化建设不但能够便捷生活方式，更能够提升工作效率，加快地矿行业经济的发展。相关人员要不断提升地质档案数字化的质量，加强地质档案的安全管理工作，同时要不断吸收新的科技知识，将其最大程度应用到地质档案管理当中，从而使其更好地服务于社会，推动社会的进步。 1 地质档案数字化的意义所在 （1）对于管理人员的知识结构以及队伍建设进行优化 随着我国改革开放的深入发展以及科学技术的快速进步，我国的各个领域都进入了全新的阶段，在很大程度上改善了人们的日常生活，降低了人们的劳动强度，提升了相应的工作效率，极大的推动了社会的发展。对于地质档案管理来说，已经由传统的纸质管理方式转变为了数字化、信息化的管理方式，这不但对于所需要的设备提出了更高的要求，同时也要求相应的地质档案管理人员要掌握对应的知识，要能够熟练的应用计算机以及相关程序。所以相关部门要不断吸收此方面的技术人才充实到地质档案管理队伍当中，加强数字化方面的知识结构。同时，组织机构也要不断对地质档案管理人员进行相应的培训以及教育，要不断提升管理人员的知识结构，不断提升管理人员的综合素质，优化队伍结构，推动地矿行业经济发展。 （2）推动管理技术的应用，提升工作效率 传统的地质档案管理方式需要大量的人员进行管理，会消耗大量的人力物力，同时占用大量的空间，在资料查找过程中也消耗非常多的时间。对于地质档案资料进行数字化升级，不但能够提升管理工作效率，同时也能够节省人力、物力、时间以及空间等，在此基础上系统也能够对档案进行自动的整合分析，提升工作效率。需要注意的是，在实际工作过程中要防止管理人员出现理解方面的差异，要将地质档案进行智能化的归类，要通过科学的手段进行管理。 （3）对于纸质档案进行保护，优化应用方式 纸质档案是最为传统的方式，但是此种方式不容易保存，加上地质档案资料的利用率较高，非常容易因为储存不当和频繁的查阅造成损坏，所以纸质档案显得非常珍贵。随着地质档案数字化的应用能够有效解决此方面的问题，通过计算机能够有效、长期对档案进行保存（需要将纸质档案转变成为电子形式），同时可以制作形成纸质档案的副本，可以将原版的纸质档案进行良好的保存，防止受到各种灾害的影响，减缓老化。同时，数字化档案并非只能存在于一台计算机内，相关人员能够不受地点和时间的限制进行档案的调取，能够更加有效的利用档案，极大的提升了地质档案资料的利用价值。 2 地质档案数字化的质量控制 （1）质量控制的相关内容 第一，进行数字化实施方案的优化。地质档案的数字化需要按照相应的实施方案来进行，所以实施方案是否科学合理在很大程度上影响着档案数字化的质量。地质档案数字化实施方案的内容主要包括工作依据、工作方法和流程、技术要求、质量管理措施、组织实施等等方面。 第二，进行数字化软件、设备的选择。市面上可供选择的档案数字化软件和设备较多，因此在进行地质档案数字化软件和设备选择时，一定要按照软件和设备所具有的相应特点以及具体的应用需求来进行选择。 第三，数字化人员的培训方面。组织机构要设置专业部门或者外聘专业人士对地质档案数字化人员进行专业技能以及知识培训。数字化人员要充分的了解并掌握和电子计算机相关的知识结构，同时要能够娴熟的应用计算机程序，要具有相应的业务水平以及最为基本的职业道德，只有这样才能够有效提升工作效率，快速推动地质档案数字化的发展以及社会的整体进步。 第四，数字化工作全面铺开前进行必要的试点工作。对于数字化工作量大的，可以根据实际情况，选取部分有代表性的档案开展前期试点工作，及时发现各个环节开展过程中存在的问题，并找出解决的对策。通过试点工作，可以实践既定技术方案的可行性，总结试点工作的经验和教训，同时总结出一套适合的技术方法和流程，为全面开展数字化工作打好基础。 （2）质量控制的具体方式 第一，进行明确的分工，确定明确職责。在实际工作过程中，工作人员一定要严格按照自身工作的内容进行科学、合理的工作。管理人员一定要对工作的内容、工作的任务、工作的职责进行较为合理的分配。具体内容包括：档案信息的采集和整理、有关数据信息的输入以及传输、安全管理以及设备维修等等。所以明确分工和工作职责是确保地质档案数字化质量控制作为基础也是最为重要的方式。 第二，建立健全相应的规章制度。地质档案数字化的质量提升是需要建立在完善规章制度基础之上的，所以需要建立健全科学、合理、高效的规章制度以及相应规定，只有这样才能够确保数字信息实现高度的共享。总的来说就是要按照国家以及相关部门的规定和制度进行实施，做到有章可循。 第三，不断完善相应的奖惩制度。想要工作质量有所提升，就需要在具体工作过程中以提升工作效率作为基础，进行不断的分析和探索，所以一定要建立完善的奖惩制度，通过制度层面来保证档案数字化工作的效率，这对促进地质档案数字化总体质量是非常重要的。 第四，严格的进行检查以及验收。地质档案数字化质量提升的重要手段就是加强检查以及验收，这有助于后续地质档案管理工作的进一步开展，是完善地质档案管理工作的基础。严格的检查和验收不但能够影响到地质档案管理工作的质量，同时也会对提升地质档案管理工作的效率有所帮助。 3 地质档案数字化的安全保密措施 （1）地质档案数字化安全保密控制的具体内容 所谓的安全保密控制实质上指的就是预先对地质档案数字化管理过程中可能具有的影响安全方面的因素进行分析研究，同时按照数字化工作过程中人物以及环境等所具有的运动规律进行技术以及管理方面的控制，从而能够有效避免出现泄密等方面的问题。对于地质档案数字化工作来说，其安全保密控制主要包括如下几方面内容：建立健全相应的规章制度、明确网络以及计算机方面的安全方案、相应场所的选择以及安防系统的建立、对于档案实体的使用以及保管、对于数据库的整理维护以及数据备份。如果数字化处理的地质档案资料当中涉及到秘密程度较高的相关信息，那么一定要确保此方面工作能够安全高效的进行，一定要具有较为行之有效的安全保密管理制度。 （2）地质档案数字化安全保密控制的方式 第一，增强人员的教育力度。在对地质档案进行数字化管理过程中存在着很多影响安全的因素，其中最为重要的就是人的不安全行为，这是进行地质档案数字化安全保密控制的重点方面。所谓人的不安全行为是和人们的心理特征相违背的、非理智的行为，所以一定要增强人员的教育力度来对人的不理智行为进行控制。 第二，增强人员的管理力度。人是任何行为发生的主体，对于地质档案的数字化管理工作也是如此，所以一定要增强人员的管理工作，这是确保安全保密工作的基础。主要可以从如下几方面进行：首先要严格进行人员的审查，其次要明确相关人员的岗位以及职责，最后要对工作人员的思想意识以及工作质量情况进行严格的考核。 4 结束语 地质档案数字化是现代地质档案管理工作的重要组成部分，也是地质档案工作的基础。所以一定要严格管理地质档案数字化的质量，并且采取相应的措施进行安全保密工作，从而进一步推动地质档案管理工作的发展。 参考文献 [1]罗新敏.简述档案数字化的质量及安全保密控制[J].赤子（上中旬），2015（01）：15-17 [2]王璐颖；轲鑫.档案数字化的质量和安全保密控制[J].档案学研究，2011（04）：18-19 [3]齐二美.浅谈档案数字化的质量及安全保密控制[J].办公室业务，2016（07）：88-91 [4]和渝红.药品档案数字化的质量与安全保密控制探究[J].办公室业务，2013（09）：22-25 作者简介 何唐（1983-），女，助理工程師，本科，主要从事地理信息系统，档案数字化管理及应用等相关工作。 |
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