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标题 论档案资源在信息化背景下的开发利用工作
范文 王立贵
[摘要]信息化是当今世界发展的一大趋势,是推动社会变革的重要力量,信息资源在信息化社会中的地位和作用不可替代。开发利用信息资源是信息化社会中一项非常重要的工作,它可以引起社会政治、经济、文化、军事发生深刻变革,从而对世界格局产生影响。档案作为信息资源的一部分,有着十分丰富的知识内含,对档案信息资源进行开发利用,意义非常重大。本文正是立足于信息化社会战略转型的需要,针对档案信息资源开发利用薄弱的现状,提出了自己的战略思考。
〔关键词〕信息化社会;档案信息资源;开发利用
DOI:10.3969/j.issn.1008-0821.2011.03.019
〔中图分类号〕G27 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821(2011)03-0079-04
Conform to the Need of Strategic Change in the Information Society and
Strengthen the Exploitation and Use of Archives Information ResourcesWang Ligui
(Archives,Qufu Normal University,Qufu 273165,China)
〔Abstract〕Informationalization is the main trend of the development in the world today.It is an important motive force to promote social change.The position and effect of information resources are not replaceable in the information society.It is an important task to exploit and make use of information resources in the information society,which can give rise to the deep change of social politics,economy,culture and military affairs,resulting in the important influence of the world structure.As one part of information resources,archives have a rich cultural connotation and great importance in the exploitation and use of archives information resources.In this article,based on the need of strategic change in the information society and aimed at the present state of insufficient exploitation and use of archives information resources,the author put forward his strategic thinking.
〔Keywords〕the society of information;change;archives information resources;exploitation and use
1 信息化社会及其战略转型
1.1 信息化社会
信息化是指社会经济的发展,从以物质和能源为经济结构的重心向以信息为经济结构的重心转变的过程。信息与物质、能源相比,有以下几个方面的特点:
(1)能够重复使用,其价值能够在使用中得到体现;
(2)具有整合性,人们对其开发利用不受时间、空间、地域、语言和行业的制约;
(3)它是社会财富,任何人都无法永久或全部拥有其使用权;
(4)具有流动性,不同的信息在不同的用户中体现不同的价值。
信息化社会与后工业社会的概念没有原则性的区别,是信息起主导作用的社会。在信息化的社会中,“信息资源作为生产要素、无形资产和社会财富,与能源、材料资源同等重要,在经济社会结构中具有不可替代的地位,已成为经济全球化背景下国际竞争的一个重点”[1]。开发利用信息资源是信息化社会中一项非常重要的工作,它可以引起社会政治、经济、文化、军事发生深刻变革,从而对世界格局产生影响。
1.2 信息化社会的战略转型
人类社会进入到21世纪,信息化已渗透到世界的各个层面和角落。互联网加剧了各种文化和思想的相互激荡,成为信息传播和知识扩散的新载体,信息资源的开发利用已深刻影响到经济社会的发展进程。发达国家信息化发展的目标更加清晰,已经出现向信息化社会转型的趋势,越来越多的发展中国家也正主动迎接信息化发展带来的新机遇,力争跟上时代潮流。加快信息化发展已成大势所趋,可以说,哪个国家发展的快,就有可能走在世界前面。发展的慢就肯定会被抛在后边。
1.3 我国信息化发展的战略
国务院发展研究中心公布的数据显示:2005-2020年间,中国经济以每年7%~8%的速度增长,到2020年人均GDP达到3 000美元,仍属于中下游收入国家。显然,中国只有抓住信息化发展的机遇,尽快融入到世界信息化发展的大潮中,才能更有希望。中共中央办公厅印发的《2006-2020国家信息化战略》指出:信息化是当今世界发展的一大趋势,是推动经济社会变革的重要力量。大力推进信息化,是覆盖我国现代化建设全局的战略举措,是贯彻落实科学发展观,全面建设小康社会,构建社会主义和谐社会和建设创新型国家的迫切需要和必然选择。
2020年以前中国信息化的战略重点为:(1)推进国民经济信息化;(2)推行电子政务。(3)建设先进网络文化;(4)推进社会信息化;(5)完善综合信息基础设施;(6)加强信息资源的开发利用;(7)提高信息产业竞争力;(8)建设国家信息安全保障体系;(9)提高国民信息技术应用能力,造就信息化人才队伍[2]。
2 档案信息资源开发利用工作的现状分析
收集档案的目的在于利用,档案的作用和价值只有通过利用才能体现,档案信息资源的开发利用为档案展示自身作用和潜在价值搭建了平台。只有不断提高开发利用水平,档案工作才能充满生机和活力。在信息化社会中,信息资源开发利用的水平已成为一个国家强盛的重要标志之一,档案作为一种重要的信息资源,其价值和意义正是通过为社会提供服务而实现的。这一性质决定了档案管理工作的最终目的。多少年来,档案信息资源的开发利用工作一直在进行,也取得了一些成绩,但和当今信息化社会战略转型的需要相比,差距显然太大,现谨就档案信息资源开发利用工作的现状作以下陈述和分析:
2.1 地区档案机构设置过多造成了档案信息资源的分散评价我国的档案事业,不能仅仅停留在档案馆的数量上,而应看是否与经济发展、社会需求相适应。在我国经济建设的历史上,经常出现片面追求数量而忽视质量的问题。我国档案事业目前的状况就是如此,尤其是省级以下市、县两个层级,除了市、县档案馆外,尚有许多部门和地方档案馆(室)。从对档案的重视和普及程度看,这似乎是对档案事业有利的一面。但不可否认的是,这些档案馆(室)都履行着同样的对档案收集保管的职能,因而导致了档案信息资源的分散,况且这些分散的档案信息资源点,馆藏档案十分有限,内容结构非常单一,馆舍装备条件参差不齐,这就给开发利用工作带来了困难。事实上,市、县两级的档案工作完全可以实行部门和地方立卷,由市、县档案馆对档案集中收集保管的制度。而市、县档案馆就其地位来说则完全可以承担起这一职责——即地区中心档案馆的职责。这不仅有利于对档案信息资源进行开发利用,而且能够节约人力、物力、财力,减少部门和地方经济负担。市、县档案馆作为地区中心档案馆则可以集中优势兵力,扩大办馆规模,集中全市、县各类档案资源,通过对其有效地开发利用,为地方经济建设和文化建设做出应有的贡献。
2.2 档案教育尚不能突出“利用为先导”的思想
理论对实践的指导决定着实践的方向和方式,档案工作能否突出利用功能和理论指导发挥的作用有直接关系。目前,我国的档案教育从内容、方式到实习等各个环节还比较传统,对学生的指导其大部分内容和时间还停留在对档案的收集、整理和保管方面,对于开发利用虽然也讲,但着重不够。尤其是教学实习更是偏重了收集、整理、保管,“利用为先导”的意识得不到加强。诚然,国家档案工作大环境因过分强调安全保密,助长了人们开发利用档案信息资源的惰性,本来就处于封闭、半封闭状态下的档案工作因此更加保守。但理论是先导,理论对实践永远有居高临下的指导作用。所以说我国目前开发利用档案信息资源意识薄弱,力度不够,档案教育是难逃其咎的。
2.3 档案馆馆藏档案内容单一、结构不合理
档案作为人类社会历史的真实记录,理应包括政治、经济、科技、文化、教育、卫生、宗教、生活等各个方面,这才是国家社会历史发展的全貌。然而目前我国的不少档案馆,尤其是综合档案馆其馆藏则内容单一,大部分是党政文书档案,结构非常不合理,这与社会接受信息的匹配法则相矛盾,使档案馆的社会职能受到质疑,这种馆藏质量如何能对社会做出贡献呢?
2.4 “重藏轻用”的思想观念影响了档案信息资源的开发利用工作“重藏轻用”是档案工作多年来形成的顽疾,以致在许多馆和许多人身上很难用药。这种思想观念直接影响到对档案信息资源的开发利用。一些人喜欢做习惯性的工作,不愿意在开发利用档案信息资源上动脑子。他们也不否认开发利用工作的重要,但就是没有行动,甚至把坐等上门、提供凭证服务当成了开发利用工作的全部。这种现象的存在有典型性,更有普遍性。我们必须引起高度重视,且不可让“重藏轻用”的观念进一步扩大和发展。
2.5 过分强调安全保密对档案信息资源开发利用工作的影响档案有安全保密要求,全世界各国对档案都有自己的安全保密要求,这是由于档案的安全保密性原则所致,它对开发利用档案信息资源肯定会产生一些影响。然而,由于世界各国在利用档案方面的观念不同,措施不同,其产生影响的差异还是比较大的。我国档案工作的现状本来就比较保守,加之恐惧安全保密要求,因此,在开发利用档案信息资源方面就更加谨慎,有些档案即便过了保密期也得不到开放,有些档案在一直无人利用的情况下失去价值,直至变成一堆废纸。法规和政策是确保档案开放的关键,档案信息资源的开发利用必须纠正档案信息保密过宽,封闭期过长的倾向,要鼓励人们主动地对档案信息资源进行开发利用,对于那些在开发利用中做出成绩的单位和个人应予以表彰。
2.6 专业和技术人才缺乏对档案信息资源开发利用工作的影响档案信息资源中的知识含量极其丰富,欲将其活化并发掘出来,不懂档案专业和计算机技术是不行的,就档案馆目前人员的现状来看,恰恰就缺乏这两方面的人才。这对事业的发展十分不利,对开发利用档案信息资源则更不利,因为编制检索工具有其专业性、科学性要求,不是谁想干就能干得了的;开发设计或实用计算机检索系统,也有专业性和技术性要求,也不是谁想干就能干得了的。而专业技术人才必须靠引进或培养,引进最快捷方便,是解决人才短缺最有效的方式,若编制已满,也只能走培养的路了。关于人才缺乏问题,各馆情况不尽相同,条件稍好的馆应该建立专门的开发利用机构,以加强该项工作的进度和成效。
3 开发利用档案信息资源的战略思考
3.1 确定并发挥中心档案馆的作用
档案馆的职能主要是根据国家的有关法规,对行政区内的档案进行收、管、用。所以地方特色、类型特色、文种特色十分明显。影响档案信息资源开发利用的机制障碍主要是现行管理体制造成的,各自为政及合作精神的缺失导致了这一必然结果。如前所述,由于地区档案机构设置过多且职能相同,这就造成了档案信息资源的分散,使开发利用工作陷入十分困难的境地。我们认为:每个地区都应该确定1~2个中心档案馆,市、县档案馆无疑是该地区的中心档案馆之一或者惟一。中心档案馆的职能除了对该地区的业务工作进行指导外,就是集中该地区各类档案资源并负责组织开发利用,这样既为地方各行业、各部门节约了经费(库房建设费、设备购置费等)又能将档案信息资源集中管理、集中开发利用,对地方经济建设、文化节繁荣、社会和谐无疑会带来更便捷、更高效的服务。
3.2 档案教育应发挥对实践的指导和领跑作用
档案教育要进一步充实和调整教学内容,将信息化社会先进思想充实进去,将不适应社会发展需要的内容淘汰掉,在教育教学方式和学生的实习活动中,不要一味地迎合现有模式,而应该多融入符合信息化需要的新知识、新内容。尤其是突出信息化社会“用为先导”的理念。只有这样,档案教育对于档案实践的指导和引领作用才名实相符,档案教育在信息化社会的转型中才能英姿勃发,为社会做出应有的贡献。
3.3 加强档案信息资源建设,以建设保开发、保利用档案信息资源的开发利用是以丰富的馆藏为前提的,没有档案信息资源高质量、门类齐全、底蕴深厚的建设,开发利用就是一句空话。我们一定要千方百计地做好这一工作,把一切属于管辖范围内的具有科学研究价值和历史参考价值的各种形态的档案都收集起来,整理好,保管好。只有这样,开发利用工作才有后劲,才能卓有成效。
3.4 以创新的理念、创新的举措做好档案信息资源的开发利用工作知识服务的内核是知识创新,因此,创新性是知识服务的本质特征。如果说信息传递只是一项对信息的简单罗列,较少涉及人的创造性劳动,那么强调信息加工、知识创新的知识服务则是建立在创造性基础之上的。知识服务为用户提供的不是简单的知识堆积和信息获取方式,而是从杂乱无章的海量信息中,提取有用信息并加工创造,从而实现知识增值的新知识。人的创造在这一过程中会得到很好的体现,能创造更大的价值[3]。对档案信息资源的开发利用工作就是一种知识服务,而这种知识服务也必须建立在创新的基础上。
3.4.1 要创新开发利用档案信息资源的制度
使开发利用工作有法可依,有章可循。制度的制定要符合信息化社会转型的需要,要有利于促进开发利用工作的健康发展。
3.4.2 要创新开发利用工作的机制
档案馆要设立专门的开发利用机构,要安排专人从事这项工作。要给机构定职能,给人员定职责、定任务。档案馆要安排一名馆领导分管这项工件。
开发利用工作的创新必须利用信息技术手段。档案馆应抓紧建设各种类型的档案资源数据库,利用数据库开展网上阅档。要开发网上信息资源检索系统,利用系统功能研发知识产品,进而为社会提供服务。
开发利用工作的创新还必须加强馆际之间、馆与科研单位、社会组织之间的协作。要拓宽可利用资源的范围,要直接参与课题的研究,要把我们放入社会知识发掘与再创造的社会活动之中。
另外,开发利用工作的舆论创新也是必不可少的。由于档案工作的封闭守旧,社会上对其了解十分有限,尤其是开发利用工作以前只是提供档案凭证,社会上对其认识更是非常肤浅。现在,为了顺应信息化社会的转型,我们要对该项工作加大力度了,社会上如果对其认识依然停留在原来的层面上怎么行呢?鉴此,创新宣传的舆论环境和措施是必不可少的。这有利于全民档案意识的提高和档案信息资源的开发利用。
当前,国内外在档案信息资源开发利用方面都有做得很好的典型范例,如英国早在2003年9月就积极参与了“档案知识”及“档案意识提升运动”主题活动,该主题活动涉及“爱与恨”、“沿途寻根”、“开始”、“森林的邻居”、“解放与自由”等。这些活动与民生均息息相关,从而改变了大众对档案馆和档案的传统印象[4]。在我国,武汉市城建档案馆推行的面向知识的档案资源管理,也是一个很好地范例,其中,他们开发了实用性很强的《武汉市城市综合管网管理信息系统》,该系统把城市建设的相关资源做了系统的收集和分类总结,对城市综合管网基础信息进行了全面的知识获取[5]。……
3.5 正确理解并妥善处理安全保密与开发利用的关系维护档案信息的安全是必要的,但过分强调安全则会贻误信息化的进程。有关专家提出,信息安全不是越安全越好,犹如一个房子需要几把锁和装什么性能的锁,取决于里面放了些什么东西。档案信息化应考虑成本、安全、效果三者的关系。就档案而言,信息化一般应达到信息不被删除、篡改[6]。在信息化社会的转型中,档案的安全保密与开发利用都是非常重要的,准确把握好二者的关系是管好、用好档案的基础。我们不能一成不变地看待档案的保密性,而无视保密的时效性和范围。保护档案的根本目的在于利用,我们不能因重视安全保密而将档案束之高阁,直至变成一文不值的废纸。对于这种浪费,我们是痛心疾首的。
3.6 重视并加强人才的引进与培养工作
人才在信息化建设中始终处于主导地位,是最重要的建设资源,是档案信息化成败的关键。目前,我国档案信息化建设中的人才问题十分突出,尤其是档案学专业人才和计算机专业人才更是严重匮乏。该问题已成为信息化社会转型中制约档案信息资源开发利用工作的最大瓶颈。鉴此,重视并加强对人才的引进和培养工作就十分紧迫。我们一定要从档案事业发展的大局和长远利益着眼,千方百计地抓好这项工作。
总之,社会需求是开发利用档案信息资源的驱动力,以服务来实现档案信息的价值是档案工作的终极目的。信息化社会的转型急需知识服务,而档案信息资源作为知识含量极高的一种资源,理应被发掘、被开采,这是时代赋予档案工作的使命。档案人只有勇敢面对,勇敢承担才能为社会做出应有的贡献。
参考文献
[1]中共中央办公厅,国务院办公厅.关于加强信息资源开发利用工作的若干意见.中办发[2004]34号.
[2]中共中央办公厅.2006-2020年国家信息化发展战略.国务院办公厅印发.
[3]马玉杰.档案馆开展知识服务的可行性与服务模式探讨[J].档案学通讯,2009,(6):42.
[4]马海群.英国国家档案馆信息公开项目对我国档案信息公开与服务的启示[J].档案学研究,2010,(2):85.
[5]张晓娟,等.我国档案馆运用知识管理的案例研究[J].档案学研究,2010,(2):16.
[6]许桂清,等.信息化变革档案管理探析[J].中国档案,2006,(3):8.
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更新时间:2024/12/22 22:42:24