| 标题 | 国内外企业档案托管机构发展现状及存在问题 |
| 范文 | 马丽萍 阮枝梅 庞俊 摘 要：最近几年以来，伴同我国社会主义市场经济体制的进一步明确，以往的企业档案管理模式所具有的不足愈加显著，于较多层面均难以契合企业发展所提需求，此时便需借助档案托管机构对档案予以管理，这不但是社会发展形势所提需求，更是企业发展的必经路径。此次研究先对建设档案托管机构的必要性、可行性及意义进行了阐述，而后对国内外档案托管机构的发展现状与存在问题进行了分析，并基于实际提出了改善档案托管机构工作质量的策略。 关键词：企业档案托管机构；发展现状；问题 具体而言，档案托管机构和单位企业自身创立的档案管理机构具有较大区别，不能将其混为一谈，实质上其表示专门出具档案管理服务的社会服务组织，经由提供服务换取相应服务经费以对机构自身运营、发展予以保障，可视为自行筹集资金、单独核算、自主经营、独自承担盈利与亏损的市场主体。怎样明确建设档案托管机构的必要性、可行性与意义，怎样完善档案托管机构的运行制度与管理标准，确保被托管档案的安全可靠性，是现阶段我们必须思考的问题。基于此，本文对国内外企业档案托管机构发展现状及存在问题进行了相应探讨，望以此为我国企业档案托管机构的建设给予相应借鉴。 1 建立企业档案托管机构的必要性与可行性分析 1.1 必要性 档案托管机构建设的必要性可从如下几点表明： 首先，由整体经济环境发展而言，市场角逐具有的压力对企业利润的增加出具了更为严格的要求。汇集资源、增强核心事业已然变为了企业应对竞争的重要举措，且能确保企业对自身管理机构予以调节，把某些能通过社会提供服务而缩减自身管理成本的工作“外包”，档案工作便是其一。 其次，由企业内部环境而言，各企业内部条件具备较大差异，其经济效益有好有坏，某些企业发展较为纯熟，某些还处在初始阶段。但是，不管档案管理发展到哪一时期，企业均有无法自行处理的难题。譬如，企业于兼并重组这一阶段，档案部门可能被合并、分离等，会促使企业档案数量增加，管理工作繁杂，无法处理的问题愈来愈多。就以兼并破产的企业来讲，某些企业历史长远，其具有的较多档案对接受该档案的企业会带来较大库房、人力壓力，如果接受的企业专门为此类档案留设场地不符实际，国家地方档案馆也难以对其全权接管，这就为企业档案托管机构的形成奠定了相应基础。 最后，由新时代下的企业对档案机构所提需求而言，企业档案机构不但需落实企业档案管理工作，也应协助企业实施生产经营管理工作，给企业开展活动出具可靠信息，以确保企业所获经济、社会效益最佳。但当前具有的企业档案机构人员匮乏专业性、设施匮乏完善性、资金投入贫乏等问题显著，无法契合新时代企业发展所提需求。 综上，创设一个可缩减成本投入且可有效体现企业档案功能效用的档案托管机构就变为了企业的急切需求，企业档案托管机构顺势而生。 1.2 可行性 就建设档案托管机构的可行性而言，可从如下几点表明： 其一，我国法律环境的进一步完善，为企业档案托管机构的茁壮成长给予了保障。现阶段，国家立法进程加快，按照法律对社会活动的开展予以引导、规范，对档案管理机构运行期间具有的问题，势必颁行相应法律规制予以约束，并对委托方、代理方权义予以界定，让企业没有后顾之忧，能对托管机构管理自身档案予以信任。 其二，我国技术环境的进一步发展，给企业档案托管机构的建设奠定了坚实的技术基础。新时代科学技术发展较为迅猛，远距离通讯技术极为发达，尤其是网络的快速发展，使得企业获知所需档案信息极为便捷，可为企业生产经营服务予以支撑。 第三，历经数十年发展，我国经济建设水平有了显著提升，较多企业规模持续扩张，资金雄厚，构建企业档案托管机构的资金不但能通过若干企业协同提供，也能通过个体参股筹集。具体工作时，如果可给企业给予高效优质的服务，确保投资者达成既定利益目标，那么企业档案托管机构规模也能持续扩张，因而不管是企业抑或者个体均对该机构的投资极感兴趣，对企业档案托管机构建设资金问题进行了有效处理。 2 建立企业档案托管机构的意义 企业档案托管机构和企业内部建设的档案机构并不相同，属于新兴档案管理机构，从根本上而言可视为社会服务机构，经由提供服务、收取相应中介费对自身运行予以保障，与高效、精简等理念契合，可促使分散的“小而全”档案管理模式集约化、社会化、规范化，确保各项资源优化配置。其的形成与发展，可谓是档案发展历程中的大事件。具体而言，建设企业档案托管机构的意义如下： 2.1 缓解企业压力，加大企业经济效益 现阶段，我国部分企业经济效益差强人意，不具备充裕的资金支撑企业档案工作发展，对档案功能效用的体现产生了阻碍，并由此干扰了企业经济利润的增加，于企业发展阶段出现了恶性循环。这就使得怎样脱离上述困境变为了企业亟待思考的难题。在此形势下，企业档案托管机构的建立能有效处理以上难题，企业无需在内部构建专门的档案机构且招聘专职档案管理人员，仅需花费小额成本便能将自身档案交由专业的企业档案托管机构代为管理，缩减了成本投入。并且，企业档案托管机构员工专业素养高，设施健全，能对企业档案实施高效、信息化管理，为企业应用档案予以优质服务。可见，企业档案托管机构的成立，能大幅缩减企业压力，让其脱离生产经营困境，并加大企业所获经济效益，为整个社会经济发展给予有力支撑。 2.2 填充档案学理论，确保档案学得以持续发展 经由反复实践与健全，企业档案托管机构理论势必愈加成熟、丰富，对以往的档案学理论进行了相应填充，并注入新的活力。并且，实践操作和理论研究协同共进，可促进档案学具备更进一步的发展。 2.3 可促使档案教育和社会需求有效融合 企业档案托管机构的经营特征决定了该机构职员需享有较好的专业素养，可给顾客出具高效优质的服务。如此也就需要高校档案学科建设应注重市场需求，明确自身发展目标、合理定位，变革以往不合理的课程设定，从而培育契合社会需求的专业档案管理人才，并确保我国档案建设事业获取可持续性发展。 3 国内外档案托管机构的发展现状及存在问题 3.1 现状分析 因社会经济发展较为迅猛，各类企业档案数量逐年递增。就以武汉市而言，2017年该市各级各类档案馆档案数量将近1200万余卷、180万件，同比增长3%。依据这一速度而言，所有综合档案馆与单位企业档案库房需应对库房紧张的局面，故某些机关、企事业单位便把一些档案移交到社会档案托管机构代为管理，每年对其支付一定的费用。如此一来，不仅对档案数量骤增而挤占企业办公场所的问题进行了有效处理，也大幅缓解了企业档案工作人员的工作压力，促使档案管理更为便捷、高效。 就欧美等国而言，早在1910年左右便已针对企业档案进行了大规模收集与存档，而后发展到1950年，已有更多国家开展该项工作，直至1970年世界各国的企业档案管理工作均有了较大进展。而档案托管机构最初于1940年在美国兴起，主要是因战争引起的需求，构建了成本投入较小的临时库房，以对战争阶段的重要资料予以保存。私有制在相应层面表明了国外众多企业档案均为私有财产，企业具备权力对自身档案予以处理，档案管理模式各式各样。在全球各国中，日本可谓是档案管理模式多元化的佼佼者。大部分企业对分散管理型档案管理体制进行了应用，档案均置于产生部门，不用移交。然而，为企业新时代发展需求，企业当前均开始实施一体化管理模式，把档案室的信息管理体制并入企业信息体系。就美国企业而言，其对整体分开、局部集中的档案管理模式进行了应用，大部分企业档案散布于各生成部门，档案室构建于各部门之下，其权责即给企业本身应用档案与研究企业发展历程、进行形象宣传予以支撑。除此以往，国外企业也享有其他档案管理方式，譬如某些企业不愿或者没有精力管理自身档案，也不想把其交由综合档案馆，那么就会支付相应经费，把档案移送至公共档案机构或中介结构代为管理，这便是国外企业档案托管机构的初始形态。 就国内企业档案托管机构而言，最初出现于经济较为发达的东部沿海地带，而后开始朝着内陆企业扩张。现阶段，企业档案托管服务正在兴起，但即便相应市场已具备较好发展，并呈现出持续拓张的趋势，然而却依旧具有较多问题，如匮乏相应发法律规制、监督管理未落实等，对国内企业档案托管机构的建设产生了一定的阻碍。 3.2 存在问题 3.2.1 法律规制缺失、服务项目不清晰、涉密档案保护匮乏规范性 当前，国内已有的法律规制没有把政府购置专业的社会服务工作并入体系当中。某些企事业单位未充分掌握保密法律规制，匮乏较好的保密意识，把涉密、敏感信息档案交由社会档案托管机构代为管理，或者未准确把握涉密档案，将其与非密档案混为一谈。 3.2.2 对档案托管机构的监督管理未落实 目前，档案管理的社会服务未设定相应准入标准，档案托管服务业务规范与质量要求没有出台，导致企业档案托管机构服务水平高低不一，在档案托管机构资质等方面的审核匮乏严谨性，对已到保管期限的档案未设定监销流程，导致档案信息安全可靠性不足。 3.2.3 档案托管机构匮乏较好保密意识，员工素养不高 因企业档案托管机构属于刚兴起的社会服务机构，其具备较强的社会、服务、专业性，其档案管理模式滞留于摸索时期，相应教育课程设计、培训机构等没有跟进，故使得现有企业档案托管机构匮乏较好保密意识，员工素养有待改进。 4 加强企业档案托管机构建设的策略 4.1 对企业档案管理机构的建设严加审核 国家工商管理部门需对企业档案管理机构的设立进行严格审核，确保其资质，可自主担负民事责任，内部具备健全、完善的管理机制与档案托管服务制度，具备独立的财物管理、会计核算等机制，且享有先进的基础设施，譬如监控消防等。并且，需对企业档案托管机构管理层背景严加审核，在其管理素质、专业素养，硬件等层面严格把关。 4.2 依据质量标准行事，促使服务标准规范化 在企业与某一企业档案托管机构合作时，需签署服务合约，对两者的契约关系予以界定。合约内容需包含服务项目、标准、流程与监督管理标准，需依据档案行业管理规制拟定适宜的服务准则，应从本质上确保档案实体与信息安全，且附有保密协议及条例，内容囊括不容许披露等国家、商业机密与个体隐私，托管档案必须密实封存，不容许他人随意浏览档案，需指定专员管理，做好出入库房记录等。同时，企业档案托管服务监管机制需依据该行业特征予以全过程监管，并拟定规范的工作流程，对其保管、应用。 4.3 对档案管理运行全过程予以控制 企业和档案托管机构签署合约之后，双方均需依据合约、工作流程行事。企业可在规定时间去往托管机构实地考察，对档案托管记录、存放等情况予以检查，若发现不足需立即反馈到托管机构以便其改进，若托管机构不予处理则可进行合约的解除。同时，企业档案托管机构应将企业对其服务质量的考评交由相应领导部门，以当做其服务信誉的基础。 4.4 体现主管部门监管效用 企、事业单位借助企业档案托管机构代为管理档案时，需将档案内容、数量等信息在行政管理部门详细记录，让该部门可對企业档案托管机构予以监管，若该机构开展工作时具有档案遗失等现象，行政管理部门需受理企事业单位的投诉，让托管机构担负相应责任并进行整顿。 4.5 企业档案托管机构需拟定经营、竞争、创新机制 企业档案托管机构这一自负盈亏的市场主体需选择单位企业式经营机制，需具备较好的市场、效益意识，构建按劳分配制度，并合理利用竞争机制，促使自身持续健全，改善服务质量与水平。另外，应大力实施创新机制，对服务范围予以扩张，且丰富服务项目，出具业务咨询、档案编研等多元化业务。 4.6 强化员工队伍建设，增强档案安全可靠性 企业档案托管机构需提高招聘标准，确保聘请的档案管理者具备较好道德、专业素养，且对其保密意识予以强化，固定时间对其实施保密教育。同时，需确保与实体档案接触的管理人员具有稳定性，若要离职便应具备足够的缓冲时间。另外，注重职后培训，对档案管理人员专业技能予以提升，确保企业托管档案具备较强安全可靠性，为企事业单位给予优质服务。 5 结束语 概括而言，此次研究对国内外企业档案托管机构发展现状及存在问题进行了探索、讨论，并提出了加强企业档案托管机构建设的策略，望以此为企业档案托管机构的进一步发展给予相应借鉴。 参考文献 [1]刘越男，梁芙蓉.国外数字档案托管发展现状及趋势分析[J].档案学通讯，2016（5）：76-81. 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