| 标题 | 论信息化背景下档案管理工作的革新 |
| 范文 | 王洪宇 摘 要：在信息化背景下，传统的纸质档案模式封闭僵化、效率低下。为适应整个社会信息化的需要，档案管理工作必须在各个方面有所革新，才能更好地发挥档案的价值。 关键词：信息化 档案工作 革新 随着信息时代的到来，档案管理工作也呈现出新的特点，信息量不断增大，存储模式也逐渐向着网络化和电子化转变，档案管理工作的服务体制以及管理体制也出现很大变化，这就给档案管理工作带来了机遇与挑战。为此，档案管理工作要适应信息化时代的要求，力求革新。 一、树立信息化档案意识 随着信息技术的迅猛发展，信息作为一种重要资源在社会生活中的重要性日益凸显。而档案作为一种极其重要的信息资源，在整个信息社会中发挥着至关重要的作用。档案的信息性或者说是信息功能也得到了人们的普遍关注。在信息化时代，电子文件和电子档案大量出现，档案信息的收集、加工、传递和利用也更为便捷。这就要求我们档案人员必须在档案信息的收集、加工和提供利用方面强化服务意识，树立信息意识，扩大服务内容，充分发挥档案的信息功能。另一方面，档案人员强化信息意识，必须加强对电子文件和电子档案管理方法、政策、技术以及系统开发等的研究，从中不断摸索，充分依托社会信息化平台，加快档案信息化建设的步伐。 另外，档案信息化建设是一项系统的工程，不是一朝一夕的事情。在这项工作开展中会遇到人力、物力、财力方面的困难，这就需要我们的领导具有强烈的档案信息化意识，重视这项工作，下决定解决问题，不断推进建设进程。 二、档案材料数字化 档案材料数字化，一方面是建立统一完整的档案信息云数据库，这是实现网络应用的基础，同时也是实现信息化建设效益的基本要求。不将全部档案材料数字化就不可能建设统一完整的信息数据库，网络应用就无从实现，信息化建设就是一具空壳。另一方面，档案材料数字化是档案管理发展的一个必然趋势。随着信息化的深入发展，在安全保障性能不断提升、工作效率要求不断提高的形势下，纸质档案和电子档案同时运行的双轨制将越来越趋向于单轨制，完全实现电子信息管理利用将是档案管理发展的一个必然趋势。目前，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的依赖心理，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。双套制的存在，严重地消耗了信息化建设提高效率的成效，造成各种有限资源的巨大浪费。可以想象，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见档案材料数字化对信息化建设发展的重要意义。 三、档案工作管理方式自动化 信息化时代，档案管理工作要充分借助网络化、数字化平台，促进管理方式的自动化。所谓管理方式的自动化主要包括以下几点：一是根据档案资料产生、收集、整理、保存、利用等管理工作流程和各项管理规定，统一设计开发相应的智能软件，实现信息数据产生、加工、整理、更新自动化。二是根据现有档案管理体制设计数据处理、信息管理、网络管理、信息利用权限认定规则。按照不同层级、不同职能的终端设备和身份电子密钥，系统自动认证授权，提供权限内相应的数据维护和信息利用，实现信息管理、网络管理自动化，数据分析、信息利用智能化，系统维护使用登记备案自动化，达到数据自动处理、信息智能管理、运行安全高效的目标。 四、档案信息利用服务网络化 档案价值的实现是通过对档案信息的开发、处理、传递与广泛利用来实现的。 档案管理工作作为各项工作的信息来源和工作基础，只有实现了信息管理系统化、信息存储数字化、管理方式自动化、信息服务利用网络化，才可能最大限度地发挥档案的作用，提高档案管理工作效率，有效服务干部队伍建设。首先，对档案信息利用服务网络化应有一个正确而清晰地认识。上级主管部门应成立一个专门小组，运用行政手段，采用宏观的指导性规划与具体实施相结合的策略，在全国范围内做出部署，督促各级各类档案馆（室）参与档案信息化建设的行列。各级各类档案馆（室）结合自身实际分清主次，按阶段、有条理地进行实施。 其次，始终要将高质量的档案信息数据库建设作为重点。高质量的数据库是实现网络利用的基础条件。一个数据库质量的高低，将直接影响为用户提供的服务质量。那么如何进行高质量数据库的建设呢？ 1.对档案信息先进行著录标引，按照著录规则建好目录数据库，切忌急功近利，直接按照全引目录录入。对于已录入数据库的不规范条目，要依标准进行更正。 2.按现有制定的标准将档案进行数字化。 3.按现有的国家暂行标准，将无纸办公部分形成的电子档案进行归档、整理、分类，不断丰富档案信息数据库，为档案网络化利用做好阶段性的准备。 4.加强各级档案部门的纵横向联系，进行档案信息数据共享，以拓展数据库的涵盖范围。 五、档案管理技术手段信息化 信息化建设是一项系统工程，必须有统一的组织领导，编制科学、合理、统一的建设规划才可能完成。信息化的建设同时也推进着档案信息化建设的发展步伐，这就要求档案管理技术手段日趋信息化。 目前，档案部门应该从长远着手，制定信息建设的整体规划，对指导原则与思想予以明确，同时提出切实可行的具体目标和任务，通过制定一个稳定可靠的措施来按部就班的落实好信息化建设的策略。而这些必须要创新我们现有的档案信息化技术手段，只有这样才能充分发挥计算机集收集、归档、管理一体化的功能，大大提高我们档案管理工作的效率和质量，使得档案管理人员从繁重的手工劳动中真正的释放出来，加快档案科学化管理工作的开展。因此，我们必须充分利用信息化的优势来创新我们的档案管理手段。 首先，必须依托现有的纸质档案资源，充分利用网络化、数字化手段，建立档案信息资源数据库。数据库具有强大的存储和检索的功能。档案人员可以最大限度的收集档案，不受库房条件的限制，可以建立更为完备的档案信息资料库。另外，数据库的建立使得档案的检索、查询和利用更为便利，可以充分的发挥档案信息的文化传播功能。其次，扩大服务范围，实现档案信息资源的共享。充分利用网络平台，建立馆藏档案信息资源共享机制、保障体系以及安全防范体系，以切实实现信息化环境下档案信息资源的合理优化整合与开发利用，实现档案信息资源的共享。最后，建立相关的档案网站、档案博客、档案微博等，提供相应的档案信息，传播档案文化。例如档案部门可以通过建立档案网站，提供相应的档案信息。 总之，档案信息化建设的实质是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送，以数字化、网络化、自动化的形式高效率地发挥职能作用的过程，是档案管理工作逐步用新生产力淘汰旧生产力的过程。档案信息化建设既是公共管理追求低成本、高效率的要求，也是加强和改进档案管理，适应组织工作需要发展的必然趋势。 （作者单位：沧州市档案局） 参考文献： [1]郑美虹，美国人事档案管理及其启示[J].北京档案，2006（2） [2]侯卫真，信息化与档案管理若干问题思考[J].北京档案，2010（8） [3]胡雪梅，论现代档案事业的社会化特征[J].内蒙古电大学刊，2012（4） [4]苏文丽，论档案信息化内涵及其相互关系[J].兰台世界，2009（3） [5]李春花，干部人事档案工作中存在的问题及对策[J].图书与档案，2010（2） [6]甘芸.浅谈科技档案网络化管理[J].科技档案， 2002，（2）. [7]陆刚，档案信息资源建设与服务[J].中国档案，2011（3） |
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