| 标题 | 农业科研院所档案管理信息化建设浅析 |
| 范文 | 苏娟 摘 要：本文对档案信息化建设的内涵以及其在农业科研院所工作中的意义进行了介绍和分析，并对当前农业科研院所档案信息化管理存在的一些问题和不足进行了讨论，对如何有效的完善档案信息化建设提出了几点对策和建议。 关键词：农业;科研院所;档案;信息化建设 随着现代信息技术的不断发展，办公自动化的程度也在逐渐提高，尤其是对于档案管理工作来说，信息化的档案管理能够有效的实现对大量数据资料的快速、准确处理，能够大大提高档案工作效率和质量，为相关单位以及人员提供更好的档案服务，充分发挥出档案的利用价值。本文针对农业科研院所中档案信息化建设相关工作进行了分析和研究，希望能够为档案工作以及农业科研工作的开展起到一些促进作用。 1 档案信息化建设的内涵 档案信息化建设是指在档案管理工作中科学、灵活的运用信息技术，如数据库、大数据、数据扫描、压缩等，从而提高档案工作的效率和质量，实现档案管理现代化发展的一项重要工作。档案信息化建设不仅仅是对档案管理相关技术的发展，更需要在信息化建设的同时对档案管理的新理念进行研究和思考，建立起符合新时期档案工作需要的管理新框架，从而使档案的价值得到更好的开发和利用。 对于农业科研院所来说，档案管理信息化建设对于其相关工作的开展有着重要的推动意义。 一方面，档案信息化建设是时代发展的必然趋势，在我国供给侧结构性改革不断深化的背景下，信息技术在农业经济发展中的支持作用逐渐凸显出来，通过对过去农业科研资料中成果、技术、思想、数据等信息资源或历史经验进行分析并进行合理的开发利用，推动信息资源的共享，能够使这些档案资料更好的为农业技术研究、农业活动提供服务。 另一方面，档案信息化能够有效的提高档案管理效率，是相关单位档案创新管理的必然选择。随着我国农业技术的发展，农业科研院所中的项目也在不断增加，与之相对应的档案资料也大大增多，加强档案信息化建设能够更好的对相关资料进行收集、整理、保管以及开发利用，建设科研档案信息化管理平台，提高档案工作效率，并借助相关技术实现档案管理理念、方法等的创新，为农业科研相关工作提供有力的保障。 2 农业科研院所档案管理信息化建设中存在的不足 2.1 对档案信息化建设的重视不足 当前部分农业科研院所对于档案信息化建设的重视程度相对不足，其具体表现为对档案信息化建设的支持力度不足，缺乏完善的信息化建设思路与规划，相关档案管理人员素质水平无法满足信息化管理的需要。造成这一问题的主要原因是很多农业科研院所没有专职档案管理人员，多由科技人员或行政后勤人员兼职管理档案，相关人员缺乏良好的档案意识与信息化管理意识，对于档案信息化的重要性认识不足，部分单位档案管理人员不足也给信息化建设的推进造成了一定的影响。 2.2 档案信息化建设下的管理不够规范 档案管理信息化建设带来的不仅有技术方面的提升，其对于档案管理人员的管理理念以及档案管理相关制度等方面都提出了新的要求。然而在当前部分农业科研院所的档案信息化建设进程仍然是采取传统的档案管理方法及制度，无法满足信息化管理的需要，进而导致了档案工作效率低下、不规范等问题。如，传统文件向电子文件的转化兼容性较差;电子档案缺乏统一的格式要求;相关设施、设备没有得的良好维护等。 2.3 档案信息化管理平台、系统的研发落后 在档案信息化建设的过程中，相关的硬件设施是重要的基础，但要想充分的体现档案信息化的优势，相关管理平台及系统的研发成果有着重要的意义。由于在当前的农业科研院所中信息技术、软件工程等方面的专业人才较为缺乏，因此档案信息化管理平台通常是从软件公司直接购买或者进行外包研发，但这些管理平台、系统往往与农业科研院所的一些特点存在偏差，可能无法满足单位的档案管理需求。 2.4 档案信息化管理的实际效果有待提高 当前在档案信息化管理工作中还存在一些问题有待商榷，相关工作的实际效果有待提高。例如，电子档案相较于传统档案更容易修改且不留痕迹，电子档案的凭证效力有待研究，当前只能够采取纸质档案与电子档案并行的管理方式，反而增加了档案工作量;电子档案储存载体需要进行良好的维护管理，如果管理不当就可能会造成数据大量丢失;网络安全、电脑病毒等对科研院所档案管理系统造成较大安全威胁等。 3 农业科研院所档案管理信息化建设的完善措施 3.1 转变档案管理理念，明确信息化建设思路 针对当前部分农业科研院所对于档案信息化建设重视程度不足的问题，相关单位要积极转变档案管理理念，充分认识到档案工作对于农业科研工作的重要性以及信息化建设在发挥档案价值上的优势，积极推动档案工作的信息化、自动化、智能化发展。 其次，农业科研院所在转变档案工作理念的同时还要建立起明确的档案信息化建设思路和目标，结合当前我国农业发展形式、农业科研工作现状、档案管理需求等对档案信息化建设进行统筹规划，逐步推进农业档案目标数据库建设、丰富电子档案类型、增量档案全文数字化、存量档案电子化等相关工作的落实，切实提高档案工作的服务质量和档案利用效率。 此外，农业科研院所还要加快档案管理人才队伍建设，加强对档案管理人员信息技术方面的培训和学习，建立完善的人才引进和激励机制，使档案管理人员能够适应、满足现代互联网、信息技术理念下的档案信息化管理工作需要。 3.2 加强档案信息化管理平台、系统建设 农业科研院所要在档案信息化相关思路、规划的基础上加强对档案信息化管理平臺、系统的建设和完善，保证相关功能能够符合单位科研工作以及其他相关工作的实际需要。 档案管理系统要保证基本的档案录入、查询、浏览以及用户管理等基本功能，并根据农业科研院所的实际情况对文书档案、科技档案进行分类管理。针对不同档案的内容、特点建立起相应的数据库结构，对档案的字段类型、索引、属性等方面进行差异化标注，为后续档案管理、档案服务奠定基础。在档案管理工作上，该系统要具有档案自动化录入、图片文字自动化识别，根据档案属性或字段进行动态管理、提供多种查询机制、具有较高的查询效率和性能、档案资料维护、更新方便、档案资料共享等功能。在档案系统安全性上，要进行严格的用户管理以及权限设置，能够自动记录档案资料的录入、更改、查询、删除等日志且不可更改。在档案开发利用上，该系统平台要能够对单位所收集、记录的相关档案资料进行自动分析，并结合大数据技术对相关农业技术研究、成果转化、农业活动现状等信息进行综合分析，充分发挥档案资料在实际工作中的应用价值，从而使农业科研单位的工作水平得到有效的提高。 4 结语 综上所述，档案管理信息化建设是现代档案工作发展的必然趋势，同时也是档案创新管理的必然选择。针对当前农业科研院所档案信息化建设中存在的一些不足，相关部门要积极采取有效措施，完善档案信息化建设，提高档案工作效率、质量，充分发挥出档案在农业科研、农业活动等方面的利用价值。 参考文献 [1]温夏萍.农业科研院所档案管理信息化建设研究[J].中国管理信息化，2019，22（9）：157-158. [2]叶华英.探究农业科研单位档案信息化管理与创新[J].卷宗，2018（27）：45-45. [3]谢小珍.浅谈农业科技档案信息化建设[J].办公室业务，2018（10）：83-83. |
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