| 标题 | 信息化在工程档案管理中的应用与实施措施探讨 |
| 范文 | 王静 摘 要：进入21世纪后，信息化管理模式逐步走入人们的视野，社会各领域在生产办公过程中，也相继建立信息管理系统，不仅提高了生产工作效率，同时，也为企业节省了大量的人力资源成本。尤其在工程档案管理中的应用，使繁琐的工作流程变的简单化，管理思路变的清晰化，而且档案利用率也得到大幅提升。因此，本文将着眼于信息化在工程档案管理中的重要性以及实施措施予以阐述。 关键词：信息化;工程档案;应用;实施措施 工程档案是工程项目建设全周期的客观真实资料，贯穿于工程建设项目的决策阶段、设计阶段、施工阶段以及质量验收阶段，是建设项目正常实施的不可或缺的参考依据。传统的档案管理方法，“人的因素”始终占据主导位置，以至于出现工作效率低，档案资料收集不全的现象，严重影响了各项工作的顺利开展。而信息化在工程档案管理中的实际应用，不但加快了工作进度，同时，也使工程档案的实用价值得到切实体现。 1 信息化在工程档案管理中的重要性 1.1 提升工作效率 工程档案包括施工图纸、技术交底、设计变更、开竣工报告、各种会议记录、质量文件、件、验收资料等多项内容，如果沿用过去的人工管理模式，不但工作效率低，而且错误率高，给其它各项工作的开展带来诸多负面影响。而以互联网、大数据、云存储为主的信息技术的应用，给工程档案管理提供了一个高效应用平台，首先借助于大数据技术，施工企业可以建立一个工程档案管理数据库，由于大数据技术存储量大，因此，数据库当中可以容纳大量的工程建设信息，这就节省了档案存储空间。同时，档案信息管理系统具有自动分析、筛选、查询、调阅、审批等功能，这就取代了过去的人工操作模式，提升了档案管理工作效率[1]。 1.2 实现资源共享，提供高效服务 信息化在工程档案管理中的应用，使过去的纸质档案转变成为电子档案，档案管理人员利用扫描仪或者数码照相、摄像设备对纸质档案进行加工处理，而形成空间占用小、易于管理的文档格式或者图片格式的电子档案。管理人员借助于互联网技术，可以随时共享档案资源信息，档案需求者或者企业的管理层领导只需要登录信息系统的客户端，就可以随时浏览相关的档案信息，这就给各项工作的高效展开提供了便捷服务。 1.3 为工程项目建设提供资源及技术保障 过去，在纸质档案时代，工程项目实施过程中发生的大量资料信息在归档时，需要耗费大量的人力资源，尤其在整理过程中，管理人员极易出现人为失误，而造成档案资料丢失，给企业带来诸多不利影响。比如工程技术人员或者项目建设专家需要调取历年来的工程档案，为新项目的立项做好技术评估与工艺评估等工作，而面对大量的纸质资料，常常无从下手。现在，信息技术的介入扭转了这一局面，技术领域专家可以直接登录档案信息管理界面，只需要在搜索界面输入所要查询的档案名称，即可快速搜索到相关信息，这就给项目评估工作以及工程建设项目的实施提供了坚实的技术支持与资源保障。 2 信息化在工程档案管理中的实施措施 2.1 规范管理，建章建制 虽然档案信息管理系统已日趋完善，但是，由于档案管理人员工作量大，人员数量少，这就使得一些纸质档案资料无法及时存储到档案数据库当中，而影响了工作进度。因此，为了推进工程档案规范化、标准化管理进程，施工企业应当结合工程项目类型、规模、档案管理人员的岗位工作职责以及档案信息管理系统的运营情况，制订一套精细化的档案信息化管理制度，将信息管理系统的使用方法、操作流程，档案资料的共享、传递、保管等内容纳入管理制度当中。同时，明确各级管理人员的岗位职责权限，建立档案管理责任制，各负其责，各司其职，确保档案信息系统能够正常运转，为工程建设项目的实施与各项工作的顺利开展提供确凿的参考信息。 2.2 增强信息意识，提高专业水平 与过去的档案管理模式相比，信息化档案管理模式对管理人员的专业技术水平、管理水平提出了更高了要求。因此，施工企业应当着眼于工程档案管理岗位的各项工作内容，进一步完善内部培训教育体系，对现有的档案管理人员，每年至少开展一次专项培训。由于部分管理人员工作量大，无法抽出时间参与集中培训，针对这种情况，企业可以充分发挥QQ、微信、自媒体等新型传播媒介的优势，对管理人员进行线上培训，并及时了解管理人员的培训情况，积极听取反馈意见与建议，使受训人员能够树立岗位责任意识[2]。 另外，由于信息技术专业性强，档案信息管理系统的建立与维护必须由专人负责，如果现有专业人才的数量不足，企业可以进一步拓宽招聘渠道，利用互联网平台、社会第三方招聘平台或者与高等院校建立长期的合作往来关系，在应届毕业生当中选择优秀的技术型人才，充实企业信息化管理队伍。 2.3 净化存储环境，实施技术创新 相比于纸质档案，电子档案的保存期限长，利用率高，但是，由于档案信息管理系统在运行过程中，常常受到病毒的侵蚀或者黑客攻击，而造成部分数据信息丢失或者被盗，因此，为了提高系统的安全性能，避免档案资料丢失情况的发生，专业技术人员应当采取设置密码、密钥的方式，对信息系统进行加密处理。并根据企业内部的《档案管理办法》，明确档案资料的查阅权限。比如企业管理者有权查看工程档案资料，可以在系统设置当中公开管理者的浏览权限，而其它部门的管理人员或者基层工作人员无权查看工程档案资料，应当在系统设置当中屏蔽相关人员的浏览权限。这样，就提升了档案资料管理的安全性。 另外，在工程档案管理中，可以运用一些新技术、新方法，来提升档案管理工作绩效。比如在工程建设领域被广泛应用的BIM可视化模型技术，这种技术能够客观真实反映建设工程项目的整体形态，与施工前、施工中、施工后的项目进度与各项技术参数。尤其是BIM技术的中电子签章、影像保存、指纹虹膜等技术，都可以作为档案信息化管理的应用技术，新技术的融入对工作效率的提升，档案信息化管理体系的完善都具有重要的现实意义。 3 结束语 信息化管理将成为工程档案管理工作的未来发展趋势，因此，施工企业应当予以高度重视，不断提升信息化管理水平，丰富档案信息化管理内涵，充分发挥信息化管理优势，夯实工程档案在工程建设项目中的主导位置，为企业的健康可持续发展提供强大的技术支撑。 参考文献 [1]张卫东.档案信息化建设与工程档案管理探究[J].建筑工程技术与设计，2020（5）：2252. [2]連远丹.大数据时代工程档案信息化管理浅议[J].城建档案，2020（3）：27-28. |
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