| 标题 | 加强固定资产档案管理的措施研究 |
| 范文 | 宫瑾 摘 要：基于分析加强固定资产档案管理的措施。首先分析出固定资产档案管理存在的问题，包括设备不够齐全;无档可查现象;固定资产档案不完整三种问题，以及分析出问题的成因。其次分析出加强固定资产档案管理的有效措施，通过建立档案管理制度;加强档案价值的鉴别;建设信息化档案管理等有效途径，来强化固定资产档案管理的质量和工作效果。最后分析出加强固定资产档案管理，能够有效的保障档案材料的完整性和安全性，为单位提供更为真实可靠的信息依据。 关键词：固定资产;档案管理;管理措施 在我国社会时代的不断发展阶段，国民经济已经得到了快速的提升。因此，一些企业和事业单位也开始进行了有序的改革，对固定资产管理也日益规范。由于固定资产是开展业务活动的物质基础，作为国有资产的重要组成部分，就需要加强对固定资产档案的管理，更加全面细致的记录资产从购置、验收调试、入库到使用，调拨等信息，确保单位更为准确的掌握资产总量，实现资产的优化配置。从而，在很大程度上保障了资产管理的持续性、可追溯性、安全性，增强资产的利用率。 1 固定资产档案管理存在的问题 1）文件材料不够齐全。很多单位所购置的仪器和设备，没有注意在资产购置开箱验收后收集的原始资料，使用过程中没有将维护记录、检测报告等文件材料及时的收集归档，造成固定资产档案管理过于凌乱，严重影响了管理工作的效率。同时，部分单位所形成的固定资产文件材料，不够完整，甚至一些基建工程，在施工阶段的文件材料归档就不齐全，在之后进行的资产没有更改，无法真实正确的反映在竣工图上[1]。另外，有的单位后续跟踪管理力度不够，对归档后的固定资产档案资料，没有及时更新记录。 2）无档可查。在一些单位对资产进行校对时，经常会出现无档可查的现象。比如，对于账上有的资产，而清查时没有档案无法追根溯源;或者一些零碎的档案，分散在各个门类文书档案中，难以查到资产流向等信息。而对于账上没有的资产，在清查时出现的资产，也不能确定资产的来源、使用情况等，有时只能全凭工作人员的口述进行界定。 3）档案不完整。由于一些单位的固定资产在登记时，比较粗略模糊，对类别没有细分，导致档案资料参考的价值较低，比如，對于桌椅类的资产，只是记录了数量，没有登记资产的规格、型号、使用部分等关键信息，导致很多固定资产无法进行全面的清查。尤其是公共设备等耗损性较强，且移动方便的资产，更是去向不明。更甚者没有建立固定资产卡片，造成档案缺失或不完整。 2 固定资产档案管理问题的成因 1）档案管理意识欠缺。对于固定资产档案管理者来说，相对缺乏档案管理的相关知识。尤其在管理过程中，经常会容易遗漏重要的文件材料。比如，资产保管人员，认为只要是资产，相关的文件材料应与资产一起放在资产使用科室保存或由资产管理部门保存，对资产进出仓库的登记不够严谨，有些资产甚至没有登记，就直接入库，导致难以形成原始材料[2]。因此，资产管理者无法根据资产的生命周期，以及资产申购部门进行记录，造成资产账目登记不齐全，或者登记错误的情况出现。 2）不了解管理流程。资产管理者经常将资产的相关文件材料直接交给档案管理员，但由于档案员对资产管理等相关情况不够了解，无法进行材料的鉴别，更不熟悉资产管理的流程，造成档案资料的不完整。同时，大部分单位进行资产管理时，主要是依据上级部门资产制度，对本单位的资产管理规定较少或不规范，导致相关人员的工作不到位，从而造成了资产的流失，没有依据进行清查。 3 加强固定资产档案管理的有效措施 1）建立档案管理制度。固定资产涉及的范围较广，包括了办公用房、专用设备等，且使用的年限也较长，使得固定资产档案管理工作相对复杂繁琐，管理难度也随之增大。因此，要围绕资产生命周期，来增强档案管理的质量和工作效率。所以，单位要建立健全的固定资产管理制度，与档案管理互相促进[3]。首先，根据国家、省级部门固定资产管理政策，结合单位资产管理与清查的实际情况，及时拟定或者修改适合单位操作的固定资产管理规定，确保固定资产管理能够有章可循，逐渐形成准确可靠的资产资料。其次，需要完善固定资产的档案管理体系，明确归档的范围、保管期限等一些内容，严格执行归档材料的收集标准，按照各类档案的分类方法和原则，进行有效的整理。对收集不完整的资产材料，及时的补充保障归档文件材料的完整性。逐步固定资产专题目录，方便查阅，促使固定资产档案管理工作走向科学化。 3）加强档案价值的鉴别。档案管理工作的基本前提是对文件材料的收集和鉴别。可以说，鉴别是保证档案材料归档质量的重要途径，所以要加强对档案材料价值的鉴别工作，实施动态的跟踪管理，尤其在资产的购置、验收和入账时，要做到信息记录的准确、清晰和规范。并且，严格根据资产流动的实际，对资产账目进行更新，将资产调拨单、转移单、故障维修记录单等信息，作为重要的档案资料统一保存，确保资产档案的完整[4]。同时，对于收集好的档案材料，要进行真伪和价值的有效鉴定，审查材料形成的手续，并对不符合要求的材料，采取及时的处理。另外，当清查资产等重点工作时，需要对每一条的资产数据进行登记，将原始记录性强，具有一定的考查价值材料档案化。而且要对一些不规范的资产材料，进行及时的查缺补漏，重新整理。从而保障档案文件的真实和可靠，实现长期有效性的保留，并能够作为依据和证据。 4）建设信息化档案管理。在网络信息化的发展阶段，电子文件的法律和凭证作用还尚未取代纸质文件的地位。根据相关要求和规定，需要导出资产卡片等电子版数据，建设信息化的档案管理，对相同版本的纸质文件进行统一的归档，包括预算、审批、出库，以及报废等相关文件材料，将其全部数字化的处理，并自动生成电子档案，来方便对档案资料的查阅和保存。 固定资产档案管理的一项极为重要的工作，所以要应按照档案信息化建设标准安装防火墙等安全措施，并及时备份档案信息。从档案的提取、整理，到数据的录入、校对等环节，都应由专门人员全权负责，同时要对每次出入库的档案数量、时间等详细内容进行记载，来保障档案在扫描过程中的保密性。档案管理人员和相关工作人员应遵守职业操守和职业道德，确保相关资产档案信息的安全和保密。另外，各级的行政事业单位，也要对固定资产档案管理工作的监督落到实处，并对实际的运行情况展开合理的考核，促进归档质量和利用价值的提升。 4 结束语 综上所述，加强固定资产档案管理，能够有效的保障档案材料的完整性和安全性，为单位提供更为真实可靠的信息依据。因此，可以说固定资产档案是一项范围较广，且系统性较强的管理工作，也是企业或事业单位的宝贵财富。所以，对固定资产档案的有效管理和保存，让单位更为准确的掌握资产总量，实现资产的优化配置，增强资产的利用率。从而，将固定资产档案的价值完整的体现，逐渐形成准确可靠的资产资料，促使固定资产档案管理工作走向科学化，在很大程度上防止了资产的流失，推动单位的更好发展。 参考文献 [1]甘辉.强化固定资产档案管理提升归档质量[J].办公室业务，2017（6）：125-125. [2]徐随峰.固定资产投资项目档案管理工作的思考[J].机电兵船档案，2017（4）：64-66. [3]剧燕飞.行政事业单位固定资产管理强化措施探讨[J].行政事业资产与财务，2017（10）：9-10. [4]李婧.关于固定资产管理与财务档案管理的研究[J].今日财富，2017（16）：117-117. |
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