| 标题 | 探析如何利用信息化技术提升财务核算及管理重点领域工作效率 |
| 范文 | 郭长亮 摘要：良好的财务核算及管理效率是企业运营与发展决策与管理的重要支撑与保障，但就目前情况来看，这一领域仍存在很大的效率提升空间；随着信息技术的发展，为我们提升财务工作效率提供了更多的技术可能性，本文就财务核算及管理重点领域，立足实务操作及管理，提出提升效率之方案或方向。 关键词：信息技术；财务核算；财务管理；效率提升 2017年5月，德勤会计事务所推出的“小勤人”财务机器人刷爆了整个财务朋友圈，其宣传动画中机器人大幅提升财务工作效率的场景更是让人印象深刻。实际上，随着信息技术的每一次发展，都会推动财务领域形成变革，进而促进财务工作效率的提升。例如，电脑的出现促使电算化会计产生、计算机软件的发展促使财务核算软件的出现、信息技术在企业资源管理中的发展促使企业资源管理系统—ERP的出现，每一次的变化都极大的提升了财务工作效率。尽管如此，在信息技术高度发展的今天，财务领域仍然存在着很多如何提升工作效率的困惑，笔者结合实际工作经验及管理心得，就财务核算及管理中核心工作领域进行分析，立足为通过信息化手段为进一步提升财务工作效率提供可行性方向。一、影响财务核算及管理工作效率主要因素 （一）财务核算 财务核算指以货币为主要计量单位，通过确认、计量、记录和报告等环节，对特定主体的经济活动进行记账、算账和报账，为相关会计信息使用者提供决策所需的会计信息。影响财务核算效率主要有以下幾点：①财务核算的介质目前仍以纸质单据为主，纸质单据的传递、保管、装订、查询均占用了财务人员大量时间；②财务核算真实性的原则要求做到账实一致、账账一致，这使得实务中产生了大量的核对工作，核对本身即是影响效率的起源；③财务需要遵循严格的审批流程，实务中各业务单元需要提交单元内业务审批结果，财务需要复核审批完整性及正确性，无形中影响了财务核算效率；④财务核算高度依赖业务活动，前端业务的不规范操作将传递至财务环节，职责不清导致财务被默认为善后者，被动成为主导解决方，影响财务工作效率。 （二）财务管理 财务管理涉及方方面面，限于篇幅，笔者这里仅就财务报表、财务分析、预算控制、内部控制、战略决策内容做分析。影响财务管理效率主要有以下几点：①财务核算的结果是提供不同报表给需求方，一些不固定的需求常常导致财务人员手忙脚乱，其中也存在很多不合理的提报需求。②财务分析涉及大量计算，结算结果形成的差异均由财务人员进行解释，而很多原因又需要财务人员联系业务人员获取，这种二传手的角色导致财务分析产生很多无效工作；③预算最终确定后，一复一日的实际数是否超出预算核实、月复一月的实际与预算核对分析，既影响财务工作效率也导致分析人员麻木化，分析结果成固定模式；④内部控制中关于内部审批及流程执行重点领域，财务需要花费大量时间核实业务部门是否遵照标准流程，时间花费多但效果不明显。二、提升财务核算及管理效率对策 （一）财务基础管理 财务工作具有极强的关联性，涉及企业内外部各个单元，因此提升财务核算及管理效率也需要相应的基础环境、管理进行改变，只有基础变化了，财务效率才有大幅提升的土壤。 1.合同、签字、印章实现无纸化 合同是企业业务活动的开始，合同中涉及众多财务条款，如付款条件、发票种类等；目前的合同管理均以纸质材料为主，很多企业为了快捷查询合同，通过采取扫描合同形成电子文档的形式来提升效率。随着信息技术的发展，电子签章、印章已经不是什么难事，合同签订完全可以由电子文件替代。对于合同生效权威性问题，各地工商局可以开辟电子合同签订专区，既保证了合同成立的权威性，也有效保证了合同的保密性。 2.发票实现无纸化 目前，我国已有部分大型企业开始使用电子发票，其效力等同于纸质发票，同样适用于发票抵扣及认证。电子发票是一种趋势，电子发票的源头来自于各地税务局，发票存档于税务局网站，相比纸质发票更加便捷且难以复制。随着电子发票普及，今后我们取得的发票都可以是一组二维码，财务部直接从税务局网站下载当月发票信息，各业务部门通过提供二维码实现与发票对应的报销或付款。 3.审批无纸化、财务核算无纸化 一直以来，财务核算与各种纸质资料紧密结合，如各类合同、申请单、审批单、发票、付款单等，甚至在收到电子发票的情况下，仍需要打印出电子发票作为纸质文档。随着上述合同、发票无纸化功能的实现，目前主流的OA系统也完全可以实现无纸化审批，财务领域一定要使用纸质文档做为存储介质吗？二十年前，刚刚产生网络的时候，如果有人说可以在网上买东西，你可能认为这是天方夜谭，但在今天看来实在是太普通的事情。同样，70年代，如果你说财务记账不用纸质账本，业内人士肯定说你逻辑出了问题，但是今天已经完全实现。笔者相信，财务核算实现完全无纸化是大势所趋，因为正是由于纸质文档的存在，才增加了许多建立、审批、传递、装订、保管、查询等低效率的行为，要想提高财务工作效率，实现财务核算无纸化势在必行。 4.资料共享、同步编辑、权限清晰 日常工作中，财务需要获取对应的资料，资料涉及部门内部及外部，而其中一些资料需要跨岗位乃至跨部门共同完成，这时就会涉及到资料的传递、加工、汇总问题。资料共享就是解决部门内外各岗位共同分享资料，进而可以共同编辑、系统智能汇总并反馈任务主导岗位结果，进而大幅提升工作效率。当然，介于不同资料受限范围不同，系统也需要清晰的定义不同岗位职责，确保信息在不同岗位间的保密性。 5.政府、企业信息系统功能联动、全面，满足财务管理各类需求 以上种种基础管理的改善，绝不是某个单一企业或者某个地区单独实现就能完成了，这需要整个社会、政府、企业信息系统的全部提升、信息功能的同步联动才能加以实现；这是一种趋势，实际上在某些领域已经实现，如企业财务软件与国税开票软件信息互相传递，企业付款信息与银行网银系统互相传递等；当然，各种基础管理的改善更加依赖于信息系统功能的全面提升，可以满足财务管理的各类需求。 （二）财务核算效率提升对策 1.审批方式：财务核算所涉及的资料，很多都需要进行审批，在实现单据电子化、审批电子化之后，整体传递效率都有所提高。但是，相信很多财务工作者都遇到过这样的情形，因审批链条冗长、审批人级别较高且事务繁忙导致审批花费大量时间，等单据流转到财务已经变成急单，打乱原有工作节奏，进而影响财务核算整体效率。对于提升审批效率，笔者有三种思路：一是设置审批默认最长时限，当审批人超过时限时，默认审批通过；二是对于审批緊急的事项，由发起人规定审批时间，系统按照平均原则或者预先设定的规则分配审批时间给各审批人，超过时间即默认审批通过，直至最终审批人，但最终审批人不适用默认通过原则，需要亲自确认；三是简化审批流程，笔者工作的公司就曾采取过一种极富创新的审批方式，例如审批节点涉及8人，则只需要第一级和最后一级审批人审批即可，中间环节审批人会正常收到文件，不发表反对意见则默认通过。 2.账务数据核对：财务核算涉及的数据核对内容很多，ERP系统可以帮助财务实现企业内部业务数据与财务数据的一致，但涉及企业外部及关联方数据仍需要核对，一定程度上影响了财务核算效率。对于企业外部数据核对，通常集中在与客户及供应商日常交易、发票等信息核对方面。企业可以通过信息技术为客户及供应商开通网页对账窗口，客户的供应商自行登录企业网页，回复对账结果，财务只需就不一致的结果与客户或者供应商进行沟通。对于关联方核对，企业可以在基于集团统一ERP软件背景下，设置参数，使得发起方数据自动拷贝至接收方，从而实现关联方数据的一致性。笔者曾就职的一家企业，集团区域间调货非常频繁，在ERP上线规划时单独设置了一名关联交易处理员，将公司间关联交易手动进行拷贝、转移，而实际收货仍由收货公司确认，对于确认数据差异也同样由此专员拷贝并回馈到发货方，大大提升了整个集团关联交易效率，同时也省去了关联方对账环节。 3.费用报账处理：在使用纸质核算介质的今天，企业可以利用图像扫描及信息抓取技术、OA系统、自动报账，提升费用报账效率。具体操作是：首先，员工产生费用后利用手机扫描或拍照功能将纸质单据转换为电子单据，同时登陆企业报销系统填制报销单，系统会自动抓取电子单据中关键信息，之后根据报销单中部门选择费用类型，根据报销单中业务活动选择费用科目； 其次，单据通过OA系统自动流入审批环节；再次，审批后单据，系统自动形成记账分录并形成付款清单；最后，财务人员导出报销付款清单，导入银行网银系统并完成支付，支付完成后将银行付款成功记录回传至企业报销系统，报销系统自动发送信息告知费用报销人费用已经报销完毕。未来在完全实现核算介质电子的时候，费用报销人在要求对方开具发票后，只需对发票二维码拍照，之后凭发票二维码提交财务系统进行报销，财务部凭发票二维码在国地税系统下载发票信息，后续报销流程不变。在这样的操作模式下，费用报销有效进行了分解，由财务部统一处理变成各部门分别提交，财务只需做统一付款即可，特别在核算介质完全电子化的时候，费用报账效率将大幅提升。另外，系统对报销进度可查询，及对报销结果进行告知，也节约了财务人员解答报销人报销进度的时间，同样也大幅提升了效率。 4.固定资产智能盘点：固定资产可进一步细分为不可移动类、IT类、家具设备类；不可移动类包括房屋、道路、装修等，此类不需高频次盘点，企业可自行设定盘点频率，进而减少盘点工作量。IT类设备包括电脑、打印机、扫描仪等可以建立IP地址的设备，这类资产IT部可以通过创建程序的方式，通过对资产IP地址进行抓取的方式进行盘点。按此操作，只需在盘点前告知各岗位开启设备，运行程序即可得出盘点结果，高效且准确。家具设备类资产，我们可以引入RFID射频技术进行盘点。具体操作是将RFID模块嵌入资产不易取出的部分，当盘点时，盘点人员手持感应器，将会十分快捷到找到对应资产。甚至随着信息技术进一步发展，财务人员完全可以通过仪表盘查看资产所在位置，只需定期抽盘一些资产即可。此外，通过RFID技术也可以快速识别出已经移动的资产，进而快速识别出哪些资产需要调拨，提高资产与部门配比准确性。 5.税务申报自动化：税务部门在简化纳税工作方面，的确提升很多，例如电子发票的推出、增值税专项发票网上勾选认证的实行，都大大简化了纳税流程，但不得不说仍存在很大提升空间。在以票控税的背景下，纳税企业无论销售还是采购，税局均可取得相应的数据，至于进出口数据，政府部门间完全可以通过联动实现数据共享，避免现在的海关数据与国税数据步调不一致。数据一致后，国税及地税局完全可以每月自动生成纳税申报表，企业不再需要核对销售发票、采购发票与纳税数据是否一致，只需填制一些特殊情况，如视同销售、进项税转出即可，将大大提升纳税申报效率。 （三）财务管理效率提升对策 1.财务结果生成及查询：财务核算的最终目的是形成各种财务结果展示，而财务结果是财务管理的基础，最为常见的是财务报表；对于常规的财务报表，凡是财务软件都有取数逻辑，这些常规数据需求不在我们讨论范围之内。这里要讨论的是非常规的数据需求，相信很多财务工作者都有这样的体会：不同部门提出各种奇怪的数据需求，而很多数据都是数据库已经有的，财务只是承担二传手的角色；需求部门一再更改数据需求，造成财务部门被动提供，而很多辛苦提供的数据，需求部门最终却没有进行使用；很多数据需要在浩瀚的纸质资料中查找，找到之后还要扫描然后通过邮件发送给需求方，非常费时费力。 对于以上种种情况，笔者认为完全可以通过信息化技术，建立财务结果查询系统避免。首先，我们需要转变观念，不是所有涉及财务的数据都需要财务部门提供，在控制权限的情况下完全可以开放报表取数给各部门。以管理费用统计为例，需求者可以登录财务结果查询系统，按照费用报销状态，如提交申请、审批完成、已支付、已记账进行查询，可以查询个人、费用科目、部门不同口径费用。相比财务部提供数据，既全面又快速。其次，我们可以利用信息技术建立报表需求及考评模块；对于简单的报表由各部门自行编辑参数并出具，对于复杂的报表由财务部编制，提交之后的报表，每更改一次需求都需要需求者在系统中登记，报表提供后，系统自动统计报表修改次数，对于次数超出预设限制的需求进行考核，从而改善需求部门的报表需求质量。最后，启用财务核算无纸化后，查找资料可以通过检索实现，更加快捷、方便、高效。 2.财务分析：笔者所接触的财务分析，不论使用哪种方法进行分析，当到达分析差异原因环节时，必定要逐个部门了解具体原因，而由于时间关系等因素影响，收集到的原因很多时候也不是核心影响因素。笔者认为，财务分析應着重日常管理，数据比率或者金额波动原因应由业务部门在初始产生时进行填制，系统进行收集，进而形成第一手的资料。基于这一构想，在信息化技术支持下，企业可以预先设定容忍差异比率或者金额，当业务部门填制数据超过容忍度时，系统自动跳出差异说明页面，只有在业务部门填制差异说明之后，系统才予以放行并进入下一个步骤。财务部门在进行分析时，只需根据各部门提交的差异原因进行甄别、审核，而略去过去价值较低的信息收集环节，将大大提高财务分析的工作效率及有效性。 3.预算控制：在ERP已经具备预算功能的企业，传统的预算编制及控制是分离的，即预算编制在系统外进行，一般通过电子表格完成，预算控制则在系统内完成。这样造成的结果是：预算不同版本问题、预算在编制时与实际执行时科目不一致带来的反复核对问题等。笔者认为，完全可以利用信息系统的强大功能，实现预算编制、汇报、审批、控制均在系统中处理。这样处理，其一可以确保预算版本的唯一性，其二可以保证预算编制与控制环节口径一致性，其三可以实时控制实际业务在预算框架之内，其四当实际业务确需调整预算时，也可以做到快速响应并在系统内更新预算审批后的结果。 4.内部控制：内部控制是指一个单位的各级管理层，为了保护其经济资源的安全、完整，确保经济和会计信息的正确可靠，协调经济行为，控制经济活动，利用单位内部分工而产生的相互制约，相互联系的关系，形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序，并予以规范化，系统化，使之成为一个严密的、较为完整的体系。实务中，通常由内控部门对企业各项制度及工作流程展开内控审计，以确保内控有效性。笔者认为，企业完全可以利用信息化技术将企业已经确定好的、正在运行的各类工作流程嵌入系统，如工作流、审批流、权限等。这样处理的结果是：由以往人为查阅文件作出判断变为系统根据预设自行判断，大大提高了内控效果及效率。 财务核算及管理因涉及企业内部外不同单元，因此效率提升也有赖于整体环境的提升，限于篇幅，本文仅就财务核算及管理重点领域提出个人见解，未提及的领域还有很多，希望本文可以为提升财务核算及管理效率提供一些可行性方向。参考文献： [1]樊海云.信息化规划与实践：信息化价值创造从无序到有序[M].北京：清华大学出版社，2008. [2]赵嘉辉.简论财务报销工作的信息化发展[J].中国总会计师，2011（1）：104-105. [3]何海辉.我国企业财务管理信息化效率及发展新方向[J].财经界：学术版，2016（16）. （作者单位：骏升科技（钦州）有限公司） |
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