| 标题 | 信息数字化对高职院校档案管理的影响分析 |
| 范文 | 吴晓芳 摘 要：当今社会迎来数字信息化潮流，信息数字化技术广泛应用于社会的方方面面并且得到了人们的称赞，高职院校档案管理更需要信息数字化技术的运用。熟练掌握数字信息化技术极大提高了档案管理的效率和档案管理的能力，如何充分利用这一技术来弥补高职院校的档案管理中存在的不足，将高职院校档案管理提升新的高度是一个值得深入研究的问题。 关键词：信息数字化；高职院校；档案管理 1 引言 高职院校的档案是学生在校学习生活，记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。档案管理是院校必不可少的组成部分，它对于学校的管理来说至关重要。随着计算机的普及，对比之下人工档案管理的方式效率低下，保密性较差，随着时间的增长，就会产生越来越多的文件，非常不利于查找更新和维护，已然不能满足院校和学生的发展需要。运用信息数字化技术管理高职院校档案可以极大提高档案管理效率，更是当今社会发展的需要。 2 高职院校档案数字化建设面临的挑战 尽管高职院校普遍实现了信息数字化和档案管理工作的接洽，档案管理工作已经有了很大的发展，越来越正规，但是就当前情况来看档案管理工作仍然存在诸多不足： 首先，高职院校档案管理人员水平参差不齐，业务能力存在不足。高职院校档案信息数字化进程对于高职院校档案管理人员的要求越来越高，但是目前好多档案管理人员的专业素质堪忧，很大一部分高职院校的档案管理人员是没有经过专业训练的，甚至是由其他体系或者部门的人兼任，因为缺乏责任感或者对档案管理的重视度不够和专业知识不精通、知识结构不合理往往会造成档案管理混乱，跟不上档案信息数字化的进程，反而阻碍了档案信息数字化的发展。 其次，高职院校档案数字化必需的基础设备缺乏。若想跟得上档案数字化的进程就必须具备完善先进的计算机等硬件设备和先进的档案管理系统等软件。就目前现状而言，很多高职院校配备了计算机硬件设备，但是使用的档案管理系统极为落后，根本不能充分了解档案信息查阅者的需求，譬如说学生通过档案管理系统查阅相关信息时，只能根据系统提供的特定信息才能得到结果，查无此信息时，不能及时地反馈给档案管理者。有时各个部门之间的数字化信息不能及时有效共享，做不到集中统一查阅，比如说学籍档案等由学生处管理，教学任务工作制定由教务处安排，彼此不能充分交流，呈现在统一的档案管理系统中，造成了档案查阅者的精力浪费。或者查阅的信息与传统文件信息相比缺少一部分，造成使用者反感，极大地影响了档案查阅者的使用体验，违背了档案信息数字化的初衷。部分高职院校加大了教学等方面的投入，校园规模得以扩张，校园设施也逐渐完成。但院校档案管理工作方面的投入与院校发展成反比。更有甚者，部分高职院校缺乏相应的资金，甚至都沒有配备足够的计算机等硬件设施以及相应的场馆，这就极大的阻碍了高职院校档案的信息数字化进程。 再者，档案信息数字化的安全性较低。档案数字化面临一些不容忽视的问题，档案扫描图片的质量清晰度不高，数字化档案智能程度不够，随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。纸质档案要经过多个环节才能实现数字化，从档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库，到数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。由于档案扫描的过程，需要经历出库、整理、拆卷、扫描、录入、装订、入库等一系列工序，周期长、任务重、比较繁琐，必须有严格的安全保密管理机制来保证，如果其中有一个环节做不到严谨有序，就有可能发生实体档案丢失、篡改或破坏的行为，也可能发生重要档案信息泄密的后果。 纸质化档案转化成数字化信息之后，只有依靠一定的数字化存储设备才能实现供人们查阅利用，因此，数字化档案信息存储设备的管理尤为重要，如果管理不严或者失当，就有可能造成档案信息灭失或泄密的后果。这主要有数字化存储设备本身损坏导致信息无法读取的安全性问题，也存在信息读取访问权限管理不严，致使无关人员能够浏览到相关内容造成泄密的问题等。 3 信息数字化的优势 高职院校档案管理信息数字化的好处是毋庸置疑的，具有极大的先进性。一方面可以高效地节省资金，传统的档案管理是通过增加办公人员和费用来改善档案管理，使得成本进一步加大，而信息数字化档案管理将传统的纸质档案转变为数字信息，节省了占地空间和办公人员费用，而且查阅方便迅速，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。 另一方面，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。再者，将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。档案信息的电子化，可以通过其他介质将成果进行拷贝，并且可以及时的送到各个部门，在扩大社会影响的同时也拓宽了社会服务范围，档案部门的地位也因此得到提高。档案管理的电子化，使得档案信息可以更好地与新技术接轨，使高职院校档案工作不断地适应社会的发展，为今后的工作打下良好的基础，有力地维护了高职院校档案管理系统的权威。 4 解决档案管理工作中存在的问题的有效途径 第一，作为档案管理的最直接参与者，管理人员能力的大小、素质的高低，直接关系到档案管理工作的好坏。档案管理人员在档案管理岗位上必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等都直接会影响着档案管理工作的效率、质量和水平。要做的是增强管理员专业水平面要根源始选拔高素质才面原工作员进行专业素质培训使其适应代发展及工作需要。档案管理人员续费要进一步提高档案工作的理论知识，加强在档案工作中解决实际问题的能力，以此提高工作水平，并适应新形式下本职工作的要求。 第二，高职院校档案工作要严格遵循档案管理的标准，一体化，规范化。为使得高职院校档案管理工作的稳步推进，急需构建科学、合理的档案管理制度，并切实有效落实。在制度中明确管理职责，工作任务要进行细化，责任到人，档案理工作中实行量化考核，充分调动档案管理人员的工作积极性、创造性和能动性，自觉地去履行岗位职责。采取实际行动推进档案管理工作制度化和规范化。 第三，加大对高职院校档案信息数字化的资金投入。档案信息数字化的推进离不开必要的资金支持，有了足够的金钱投入才能配备先进的设备。高职院校领导应该充分意思到档案管理的重要性，进行重组的资金预算和投入更新高职院校档案必备的硬件和软件设备，多加培训专业的档案管理人员，才能及时跟得上信息数字化的步伐。 5 结语 高职院校档案信息数字化可以极大地促进档案管理效率，但是信息数字化进程任重而道远，需要档案管理人员素质和专业水平的不断提升、制度的规范化、高职院校的资金支持，各个高职院校应该谨慎对待档案数字化过程中出现的一些问题，积极完善档案管理工作。 参考文献 [1]刘珺.信息数字化对高职院校档案管理的影响[J].办公室业务，2013（19）：159-160. [2]李志红.信息数字化发展对高职院校档案管理工作的影响[J].人生十六七，2018（6）. |
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