| 标题 | 浅析信息化档案管理安全防范策略 |
| 范文 | 谢迎杰 [摘 要]档案管理记录着一个国家的历史乃至世界文明，促进技术进步和经济发展。科学有效的管理档案，要求档案管理工作者收集管理档案，对档案进行整理加工再利用，提供各种管理工作服务。档案管理工作具有悠久的历史，在人类文明的早期已经产生。随着社会政治、经济、文化、社会的发展，20世纪中后期以来，档案管理工作也发生了变化。档案已经从纸质版向电子版过渡，档案管理也从传统向现代管理过渡。现代社会产生了大量电子文件，纸质文件与电子文件同时存在，档案工作向数字化转型，档案管理变得越来越复杂，档案管理的安全变得尤为重要。 [关键词]信息化;档案管理;安全 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.085 [中图分类号]G271;TP399-C1[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）16-0-02 1? ? ?信息化概述 信息化是借助计算机实施的，旨在实现智能化。比如，现在疫情期间，全国大学中学小学借助计算机网络上课，企业员工借助计算机网络开会。信息化的最终目的是产生实现智能化的工具，如现在的智能手机、机器人。信息化不是孤立的，而是借助网络，实现资源共享、信息通信，提高工作效率，实现智能化，减少仓库这种实体的存在，降低成本。期望能改变人与物、物与物之间的关系，实现智能化。 2? ? ?信息化档案管理安全防范的必要性 2.1? ?档案安全概述 档案安全指档案本身的安全和档案内容的安全，档案管理工作关系到国家的发展、国家的安全问题及国家技术的发展，甚至涉及国家机密。档案自产生起就有可能面临人为或自然因素的损害，因此，保证档案安全，能够让人们记住历史，保存社会记忆，增强国家的文化自信，为档案信息开发利用奠定档案物质基础。如果档案安全得不到保障，那么各种实践活动将无法积累经验，影响我国的工业以及技术进步。 2.2? ?档案安全管理的意义 不像一般的图书被大量印刷，进而实现流通，档案在人们的生产实践活动中逐渐产生，并逐渐积累起来。因此，档案比一般的图书更显珍贵。例如，古老的档案可以反映多年前中国社会的治安、宗教情况，承担着记录历史的责任，反映了那个时代的经济、政治、社会等活动，记录着社会历史的进步、经验技术的积累过程。 2.3? ?归档范围 不是所有的档案都需要归档处理。档案管理部门应保留有价值的、对党以及社会的政治经济文化有促进作用的各种档案。如果归档范围得不到保证以及规范，就有可能浪费珍贵的资料。无论低估或者高估档案价值，都会造成资源浪费。档案在维护国家、集体和公民权利等方面是一个凭证;同时，各种珍贵的档案可以使人们重回历史，例如，我国保留的大量近代中国屈辱史的档案，各种赔款条约让侵略者無法掩盖自己的罪行，让中国人能够铭记历史。 3? ? ?档案资源现状 目前，我国档案馆藏数量较少，种类不够齐全，内容比较单一;时间跨度短，结构不合理，且质量较低;专注于档案管理的人才较少;档案的数字化、网络化程度较低，资源利用率低;档案分类不够明晰，档案馆的层次不明显。在档案资源结构方面，存在普通档案多，专门档案少，特种档案少，私人档案缺乏国家控制等问题。此外，我国档案保存不完整，受近代以来战争的影响，我国遗留至今的档案很少。档案馆珍藏档案的种类较少，对档案缺乏严格审理，降低了档案质量和信息利用率。 4? ? ?信息化档案管理安全防范策略 4.1? ?档案一体化管理 第一，对文档进行分类，让文档与文档之间产生关系，便于文档利用与管理。第二，从管理体制机构以及人员选择方面加强管理。这样直接通过文档检索系统就能检测出人们需要的文档。通过信息化管理，档案管理人员可以随时将已处理的文件归档。更重要的是，档案人员可以参与系统设计，方便了解今后的管理工作，可以提高信息综合度，优化单位的资源配置，实现资源共享，满足社会数字化、信息化以及信息综合化的管理需要。随着计算机技术、网络技术、现代通信技术的发展，两个一体化管理的趋势日趋明显。档案种类多种多样，关系到各行各业的发展，要求管理者开阔自己的视野，注重延伸，提高专业知识和自身素质，为我国档案管理事业做出重大贡献。 4.2? ?档案的层次化管理 在档案管理过程中，管理者需对档案进行分类，甚至分级。如将档案分为历史类、财会类、政治类、经济类等，可以按照档案的重要性分为A、B、C、D等级，或者设立卷宗。同时，还需要对档案馆进行分类。不同种类的档案分别放置在不同种类的档案馆中，使我国的档案管理层次分明，便于社会组织机关以及个人查阅，提高信息利用率。另外，加强档案管理人才培养，对档案管理人才进行分类培养。对文档进行分层，对文档管理者进行分仓，对文档管理相关专业进行分层，让专门的人做专门的事。 4.3? ?全民参与档案管理 建立中国档案管理网站，让全国人民可以对档案管理提出意见和建议，让全民参与档案管理。档案最终要服务于企业、各种机构组织以及个人。建设档案管理网站，站在被服务者的角度解决问题，更加具有针对性，能够提高政府机关组织以及个人的满意度，使更多的人认识到档案的意义，并利用档案收集信息，进一步提高档案利用率，提高档案的知名度。 4.4? ?档案的系统化、智能化 我国已经进入了信息化时代，信息化时代最重要的标志是以计算机为媒介，通过互联网络实现智能化。在信息化时代，各行各业都产生了大量的电子文件，人们可以在馆藏中安装电子查阅系统，实现档案系统化与智能化，提高档案利用效率和资源利用率，提高档案管理效率。政府可以加大这方面的投资力度，与信息技术相关企业合作，通过在线或离线方式归档以后转化为电子文档。将不同载体的内容数字化，形成数字档案。将纸质、胶片、唱片等档案进行数字化，以实现网络化。随着互联网的普及，档案网络化是大势所趋。目前，许多机构正尝试从方便快捷、价格低廉的云服务方面进行数字档案馆建设。 4.5? ?深入管理工作的内容 档案管理应该持续深入。首先，档案管理部门应建立档案管理体系，采用档案分类归宗等方法，让档案与档案之间产生关系，建立档案管理系统，从档案A可以直接找到档案B，提高档案利用效率。由于档案原件不能被替代，所以档案管理工作者的大部分时间都在收集和整理档案，忽略了档案与档案的联系，孤立了档案，大大減少了档案管理系统的力量。因此，档案管理部门应开发和管理档案信息资源，提供档案信息，为社会各界服务。如今的社会是信息化的社会，只有对信息进行有效整理和组织，才能发挥信息的最大价值。深入管理档案，适应现代化信息的需求。其次，档案管理工作者应提高自己的能力，学习专业知识，适应新时代档案管理的变化，为我国档案管理做出重大贡献。 4.6? ?档案的鉴定重组 第一，提高管理效率，发挥档案自身的价值。同时，及时销毁不重要的档案，减轻管理负担。第二，用长远的眼光鉴定档案价值，看到档案将来10年乃至20年的发展。第三，档案管理者可以重新组织档案，取其精华，去其糟粕，不断补充档案。具体的做法是：将档案按照不同种类进行分类，管理员分别管理不同种类的文件文档，不断补充，形成新的类似知识的系统。第四，分类扫描保存原文件，纸板及其他文件可以不必保存，减轻档案馆的负担，为今后档案管理工作提供便利。 4.7? ?档案的保管 第一，重视档案的保管工作。档案的保管工作分为两个方面：一方面，对档案自身安全的保管;另一方面，防止档案丢失。在档案管理方面，注重对库房的管理，防火防盗防水，还要避免档案在查阅过程中损坏丢失。第二，设立专门的档案管理制度。比如，只允许查阅档案的人员在馆内进行查询，不允许携带档案出馆。第三，增强管理人员的安全意识，提高管理人员的专业能力和自身素质。另外，对于十分珍贵的档案，可以进行备份，并将备份分散到多个地方保存，减小地震等自然灾害造成的威胁。 4.8? ?建立安全保护系统 档案管理部门建立档案库房安全保护系统时，可以充分利用现代信息技术等实时监控库房，增加库房管理功能。对库房进行有效通风，可以设置通风系统，避免仓库漏水，对仓库进行定期检查与维修，安装自动防盗系统，防止档案丢失。适当与高科技企业进行合作，提高库房安全系统的管理能力。 主要参考文献 [1]吴振国.计算机档案管理的安全保护措施浅析[J].陕西档案，2015（5）：54-55. [2]陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探[J].就业与保障， 2007（1）：49-50. [3]钟瑛.浅议电子文件管理系统的功能要素[J].档案学通讯，2006 （6）：65-68. [4]汤星群.基于数字档案馆建设的两点思考[J].档案时空，2005 （12）：33-34. [5]高文峰.浅析数字档案信息的安全防护策略——以黑龙江广播电视大学为例[J].黑龙江档案，2012（4）：84. [6]郭秀凤.浅谈档案信息化管理过程中的安全保护问题[J].科海故事博览：科技探索，2014（2）：164. [7]刘晶.浅论档案信息化建设的现状及应对策略[J].办公室业务，2013（3）：44-46. [8]柳晶梅.浅析档案信息化管理中的安全问题与防范对策[C]//决策论坛——企业精细化管理与决策研究学术研讨会，2015. [9]马腾.浅谈事业单位档案管理信息化建设的提升策略[J].卷宗， 2019（10）：100. |
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