标题 | 浅析信息化档案管理安全防范策略 |
范文 | 谢迎杰 [摘 要]档案管理记录着一个国家的历史乃至世界文明,促进技术进步和经济发展。科学有效的管理档案,要求档案管理工作者收集管理档案,对档案进行整理加工再利用,提供各种管理工作服务。档案管理工作具有悠久的历史,在人类文明的早期已经产生。随着社会政治、经济、文化、社会的发展,20世纪中后期以来,档案管理工作也发生了变化。档案已经从纸质版向电子版过渡,档案管理也从传统向现代管理过渡。现代社会产生了大量电子文件,纸质文件与电子文件同时存在,档案工作向数字化转型,档案管理变得越来越复杂,档案管理的安全变得尤为重要。 [关键词]信息化;档案管理;安全 doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.085 [中图分类号]G271;TP399-C1[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2020)16-0-02 1? ? ?信息化概述 信息化是借助计算机实施的,旨在实现智能化。比如,现在疫情期间,全国大学中学小学借助计算机网络上课,企业员工借助计算机网络开会。信息化的最终目的是产生实现智能化的工具,如现在的智能手机、机器人。信息化不是孤立的,而是借助网络,实现资源共享、信息通信,提高工作效率,实现智能化,减少仓库这种实体的存在,降低成本。期望能改变人与物、物与物之间的关系,实现智能化。 2? ? ?信息化档案管理安全防范的必要性 2.1? ?档案安全概述 档案安全指档案本身的安全和档案内容的安全,档案管理工作关系到国家的发展、国家的安全问题及国家技术的发展,甚至涉及国家机密。档案自产生起就有可能面临人为或自然因素的损害,因此,保证档案安全,能够让人们记住历史,保存社会记忆,增强国家的文化自信,为档案信息开发利用奠定档案物质基础。如果档案安全得不到保障,那么各种实践活动将无法积累经验,影响我国的工业以及技术进步。 2.2? ?档案安全管理的意义 不像一般的图书被大量印刷,进而实现流通,档案在人们的生产实践活动中逐渐产生,并逐渐积累起来。因此,档案比一般的图书更显珍贵。例如,古老的档案可以反映多年前中国社会的治安、宗教情况,承担着记录历史的责任,反映了那个时代的经济、政治、社会等活动,记录着社会历史的进步、经验技术的积累过程。 2.3? ?归档范围 不是所有的档案都需要归档处理。档案管理部门应保留有价值的、对党以及社会的政治经济文化有促进作用的各种档案。如果归档范围得不到保证以及规范,就有可能浪费珍贵的资料。无论低估或者高估档案价值,都会造成资源浪费。档案在维护国家、集体和公民权利等方面是一个凭证;同时,各种珍贵的档案可以使人们重回历史,例如,我国保留的大量近代中国屈辱史的档案,各种赔款条约让侵略者無法掩盖自己的罪行,让中国人能够铭记历史。 3? ? ?档案资源现状 目前,我国档案馆藏数量较少,种类不够齐全,内容比较单一;时间跨度短,结构不合理,且质量较低;专注于档案管理的人才较少;档案的数字化、网络化程度较低,资源利用率低;档案分类不够明晰,档案馆的层次不明显。在档案资源结构方面,存在普通档案多,专门档案少,特种档案少,私人档案缺乏国家控制等问题。此外,我国档案保存不完整,受近代以来战争的影响,我国遗留至今的档案很少。档案馆珍藏档案的种类较少,对档案缺乏严格审理,降低了档案质量和信息利用率。 4? ? ?信息化档案管理安全防范策略 4.1? ?档案一体化管理 第一,对文档进行分类,让文档与文档之间产生关系,便于文档利用与管理。第二,从管理体制机构以及人员选择方面加强管理。这样直接通过文档检索系统就能检测出人们需要的文档。通过信息化管理,档案管理人员可以随时将已处理的文件归档。更重要的是,档案人员可以参与系统设计,方便了解今后的管理工作,可以提高信息综合度,优化单位的资源配置,实现资源共享,满足社会数字化、信息化以及信息综合化的管理需要。随着计算机技术、网络技术、现代通信技术的发展,两个一体化管理的趋势日趋明显。档案种类多种多样,关系到各行各业的发展,要求管理者开阔自己的视野,注重延伸,提高专业知识和自身素质,为我国档案管理事业做出重大贡献。 4.2? ?档案的层次化管理 在档案管理过程中,管理者需对档案进行分类,甚至分级。如将档案分为历史类、财会类、政治类、经济类等,可以按照档案的重要性分为A、B、C、D等级,或者设立卷宗。同时,还需要对档案馆进行分类。不同种类的档案分别放置在不同种类的档案馆中,使我国的档案管理层次分明,便于社会组织机关以及个人查阅,提高信息利用率。另外,加强档案管理人才培养,对档案管理人才进行分类培养。对文档进行分层,对文档管理者进行分仓,对文档管理相关专业进行分层,让专门的人做专门的事。 4.3? ?全民参与档案管理 建立中国档案管理网站,让全国人民可以对档案管理提出意见和建议,让全民参与档案管理。档案最终要服务于企业、各种机构组织以及个人。建设档案管理网站,站在被服务者的角度解决问题,更加具有针对性,能够提高政府机关组织以及个人的满意度,使更多的人认识到档案的意义,并利用档案收集信息,进一步提高档案利用率,提高档案的知名度。 4.4? ?档案的系统化、智能化 我国已经进入了信息化时代,信息化时代最重要的标志是以计算机为媒介,通过互联网络实现智能化。在信息化时代,各行各业都产生了大量的电子文件,人们可以在馆藏中安装电子查阅系统,实现档案系统化与智能化,提高档案利用效率和资源利用率,提高档案管理效率。政府可以加大这方面的投资力度,与信息技术相关企业合作,通过在线或离线方式归档以后转化为电子文档。将不同载体的内容数字化,形成数字档案。将纸质、胶片、唱片等档案进行数字化,以实现网络化。随着互联网的普及,档案网络化是大势所趋。目前,许多机构正尝试从方便快捷、价格低廉的云服务方面进行数字档案馆建设。 4.5? ?深入管理工作的内容 档案管理应该持续深入。首先,档案管理部门应建立档案管理体系,采用档案分类归宗等方法,让档案与档案之间产生关系,建立档案管理系统,从档案A可以直接找到档案B,提高档案利用效率。由于档案原件不能被替代,所以档案管理工作者的大部分时间都在收集和整理档案,忽略了档案与档案的联系,孤立了档案,大大減少了档案管理系统的力量。因此,档案管理部门应开发和管理档案信息资源,提供档案信息,为社会各界服务。如今的社会是信息化的社会,只有对信息进行有效整理和组织,才能发挥信息的最大价值。深入管理档案,适应现代化信息的需求。其次,档案管理工作者应提高自己的能力,学习专业知识,适应新时代档案管理的变化,为我国档案管理做出重大贡献。 4.6? ?档案的鉴定重组 第一,提高管理效率,发挥档案自身的价值。同时,及时销毁不重要的档案,减轻管理负担。第二,用长远的眼光鉴定档案价值,看到档案将来10年乃至20年的发展。第三,档案管理者可以重新组织档案,取其精华,去其糟粕,不断补充档案。具体的做法是:将档案按照不同种类进行分类,管理员分别管理不同种类的文件文档,不断补充,形成新的类似知识的系统。第四,分类扫描保存原文件,纸板及其他文件可以不必保存,减轻档案馆的负担,为今后档案管理工作提供便利。 4.7? ?档案的保管 第一,重视档案的保管工作。档案的保管工作分为两个方面:一方面,对档案自身安全的保管;另一方面,防止档案丢失。在档案管理方面,注重对库房的管理,防火防盗防水,还要避免档案在查阅过程中损坏丢失。第二,设立专门的档案管理制度。比如,只允许查阅档案的人员在馆内进行查询,不允许携带档案出馆。第三,增强管理人员的安全意识,提高管理人员的专业能力和自身素质。另外,对于十分珍贵的档案,可以进行备份,并将备份分散到多个地方保存,减小地震等自然灾害造成的威胁。 4.8? ?建立安全保护系统 档案管理部门建立档案库房安全保护系统时,可以充分利用现代信息技术等实时监控库房,增加库房管理功能。对库房进行有效通风,可以设置通风系统,避免仓库漏水,对仓库进行定期检查与维修,安装自动防盗系统,防止档案丢失。适当与高科技企业进行合作,提高库房安全系统的管理能力。 主要参考文献 [1]吴振国.计算机档案管理的安全保护措施浅析[J].陕西档案,2015(5):54-55. [2]陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探[J].就业与保障, 2007(1):49-50. [3]钟瑛.浅议电子文件管理系统的功能要素[J].档案学通讯,2006 (6):65-68. [4]汤星群.基于数字档案馆建设的两点思考[J].档案时空,2005 (12):33-34. [5]高文峰.浅析数字档案信息的安全防护策略——以黑龙江广播电视大学为例[J].黑龙江档案,2012(4):84. [6]郭秀凤.浅谈档案信息化管理过程中的安全保护问题[J].科海故事博览:科技探索,2014(2):164. [7]刘晶.浅论档案信息化建设的现状及应对策略[J].办公室业务,2013(3):44-46. [8]柳晶梅.浅析档案信息化管理中的安全问题与防范对策[C]//决策论坛——企业精细化管理与决策研究学术研讨会,2015. [9]马腾.浅谈事业单位档案管理信息化建设的提升策略[J].卷宗, 2019(10):100. |
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