| 标题 | 企业用印管理及内部流程的信息化管理研究 |
| 范文 | 潘永鑫 摘 要：印章的使用管理，关系着企业正常经营管理活动的开展，施印不当是引发企业经济纠纷的频发点，因此印章管理作为企业管理的重点和难点，容不得丝毫的懈怠。就目前印章管理体系而言，虽相关制度、流程已趋于完善，但仍留有部分风险点，无法有效杜绝。笔者根据对企业印章管理风险研究及现有管理方式分析得出，印章信息化管理将有效减少多盖、错盖、超权限用印等管理漏洞，同时可降低能耗、功耗，提高管理效率，存在可推广性。 关键词：企业管理? 印章? 风险? 信息化 中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2020）04（b）--02 印章是企业生产经营的重要凭证，在法律上意味着公司的承诺、认可和证明。对于大型企业而言，经常会涉及跨地区经营的需要，根据其性质和用途，日常使用的印章大致可以分为四类，即行政公章、業务专用章、领导人名章、工程项目部印章。 基于印章类别过于繁多、管理复杂、涉及面广等因素，此次印章信息化管理初探主要探索行政公章、工程项目印章信息化建设管理，以此激发印章管理的深层次思考。 1 传统模式印章管理弊端与问题分析 1.1 行政公章管理效能还有待进一步提高 （1）异地用印经济效益低，且风险增大。企业在跨地区经营行为过程中，经常会碰到异地招投标、银行开户、签约、办理各种手续等情况，大多需要用到企业公章。由于当前电子印章尚未被市场广泛接受，许多企业只能采用“空运印章”开展异地用印工作，但这直接造成了人力成本和差旅成本的增加。同时，因公章远离常驻地，且一次异地用印往往会加盖许多书面资料，这让印章主管部门无法对印章的使用进行有效监管，使印章管理存在诸多不可控风险。因此，如何协调好异地用章，也是企业的一个管理难题。 （2）传统用印管理矛盾突出。传统用印管理普遍采用纸质用印审批单，报业务分管部门、领导签字审批后，到印章管理部门用印。用印审批单登记用印原因、用印资料名称、用印资料关键要素、相关责任人签字等内容，存在以下管理矛盾：一是增加纸张使用，能源损耗大，企业管理需求与环境保护相矛盾;二是传统用印涉及签字审批，一方面增加办事人员功耗，另一方面需审批人员外出时，无法及时签批，导致办事效率降低;三是用印人合规性审批缺失，审批人员及施印人员无法确定用印人是否为公司自有职工，存在一定的管理风险;四是用印审批单为纸质存档，易丢失、损毁，且破坏不可逆，一旦被损坏，将可能给公司造成不可预见的风险;五是查找困难。因行政公章使用频率高，用印审批量大，当查找用印审批单时，需翻阅原始纸质用印审批单，难度较大;六是无法查阅原始用印资料。用印后，用印资料均返还用印人，一旦需要查找原始用印资料时，将无法实现;七是偷换用印资料。用印人员送签的用印资料也是纸质版，审批人员签字审批后，若用印审批单登记不清，用印人偷换用印资料的容易度会大大增加。 1.2 工程项目印章监控难度大 工程项目印章通常授权项目部自行管理，项目经理为第一责任人，同时项目经理也是最大审批权人。由于缺少上级的直接监督与管控，加之项目印章管理人员通常为项目经理指定，且多为兼职，专业知识缺乏，导致可能出现以下问题：一是虽然建立了严格的用印审批制度，但是在具体执行过程中不同程度地存在审核把关不严、印章使用随意性比较大的现象;二是项目印章管理人员思想认识不足，风险意识不强，管理技能缺乏，施印随意;三是超权限用于签订未经审批的合同、担保文件、承诺或确认其他与经济有关的事项，给企业留下经济隐患;四是因工程项目规模大，各种不确定因素导致项目印章难以被及时有效收回、销毁，易造成印章管理失控、遗失。 2 以信息化管理规避弊端与问题 当前，越来越多的信息化手段被运用到企业的合同管理、财务管理、生产要素管理和日常办公等领域，但印章管理与信息化、现代化、智能化管理还有很大距离。由于缺乏统一的印章管理信息数据库，对印章的使用状态了解不清，有时会出现因用印管理不善，引发经济风险事件。 经市场调研，目前市场普遍推广印章锁，即将印章锁进仪器中，相当于给印章套上一把智能锁，没有授权无法打开机器更换印章或拆除印章，盖章操作也无法进行。若是机器被强行破坏，会发送警报，印章管理人员及时得知。印章锁基本可以实现以下功能： （1）24小时智能锁定印章。当未接收到施印指令或施印结束后，印章会被自动锁定，无需人工锁入保险柜中，减少因印章管理人员遗忘而将印章暴露在无人监管环境中的几率。即使印章遗失、被盗、被抢，短时间内也无法施印，给印章管理人员增加应急处置时间。 （2）与办公信息系统（例如OA系统 ）自动对接。经办公信息系统审批的用印，可实现数据自动同步至印章锁中，用印时，印章锁根据审批结果，核定加盖次数，对用印资料进行实时拍摄，回存至办公信息系统中，实现“审批-用印-存底”闭环管理，同时建立统一的印章管理信息数据库，便于信息存档与查阅，实现公司全天候监控，减少多盖、错盖、乱盖的几率。 （3）异地用印降低人力成本和差旅成本。因印章锁已充当部分印章管理人员职责，在需要异地用印时，印章管理人员可将放入印章锁的印章交由具体经办人员，具体经办人员携印章前往异地办理业务，在授权管理范围内进行施印。印章锁对用印资料可实时监控，同时再增加手机直播功能，从而保证在无印章管理人员现场监控的情况下，保障安全用印，节约印章管理人员出差工时损耗及差旅成本。 （4）保障用印程序及资料档案安全。电子档案易于保存和复制，减少档案室存量的同时，增加档案的安全性。 （5）加大工程项目印章监管力度。企业可实现对工程项目印章远程监控，随时可调取项目印章加盖资料，检查是否有违规用印行为，及时纠正、处理。 （6）督促工程项目部及时交回项目印章。印章锁设备及工程项目印章由项目部在印章管理部门购置或交押金，在项目完成时，若项目印章未交还印章管理部门，印章锁将无法用于下一个项目，以此敦促项目部及时归还项目印章。 3 印章信息化管理存在的不足 3.1 电子流程需主要审批人员认可 印章信息化管理建设需打破传统用印固话思维，部分人员对电子流程及电子签字持怀疑态度，特别是在主要领导对电子签字和信息监控用印不信任时，将直接影响印章管理信息化建设推进深度与广度。 3.2 非印章管理人员施印持疑 采用印章锁后，可实现“人章分离”，当遇到异地用印或加班封标时，印章管理人员可不用到达施印现场，采用印章锁自我监控、印章管理人员远程监控、视频记录用印监控等方式联合监管施印资料，可规避多蓋、乱盖风险，但受传统施印思维限制，部分人员会对此种无印章管理人员现场监督施印的方式持怀疑态度。 3.3 信息系统安全性缺乏保障 （1）信息系统面临网络攻击。就近两年频发的网络攻击和遭受勒索病毒事件来看，网络数据安全随时面临风险，且具有修复滞后性、风险不确定性、后果严重性、损坏不可逆性等风险，储存在印章管理信息数据库中的审批流程及资料需要附加安全措施。 （2）账号盗用风险。办公信息系统需用账号密码登录，但存在部分人员账号密码保密性不够，且随意授权他人使用的情况，易造成非印章审批人意志签批，存在一定程序风险。 3.4 不可实现100%自动无误匹配识别 就目前信息技术而言，实现用印资料纸质版与办公信息系统中签批用印资料电子版的100%自动无误匹配识别还无法有效实现，依然存在“偷梁换柱”的可能，即用印人已打印用印资料与上传的电子用印资料不一致的可能，需要印章管理人员人工核对，无法规避误差。 3.5 增加企业管理成本 就市场初步调研得出，即使工程项目部使用最初级功能的印章锁，其费用也将上万元，大型企业项目部众多，将增加一大笔开销。 4 印章信息化管理不足的应对措施 4.1 针对3.1和3.2的应对措施 一是提出切实可行的印章信息化管理实施方案，选用可靠印章锁供应商;二是选用与现行已布置办公信息系统兼容性良好的印章锁供应商，避免两套系统衔接不畅给人带来的不可靠感;三是选取单位试点，让人们逐步习惯管理新模式;四是做好思想工作，充分答疑解惑，打消持疑人顾虑。 4.2 针对信息系统面临网络攻击风险的应对措施 一是定期维护，及时修复系统漏洞，加大信息系统安全可靠度;二是可采取线上、线下存档同步进行措施，即每次用印后均打印用印审批流程，由印章管理人员施行纸质留存，1月或1季度归一次档案室。三是一年或半年，采用异地存储方式，将重要已用印程序及资料数据下载到不联网存储设备中保存。 4.3 针对审批账号盗用风险的应对措施 一是加大账号管理风险宣传教育，不断提高账号管理人员风险意识，杜绝随意设置密码或随意授权他人使用的行为;二是锁定账号登录设备，关键审批人员的账号要限制其登录设备，仅能在关键人员专属终端设备使用，其他设备均不能登录使用。 4.4 针对不可实现100%自动无误匹配识别的应对措施 一是用印资料均由施印人从办公信息系统中下载打印，非施印人打印资料不予施印;二是特殊资料无法从办公信息系统中下载打印施印的，仅能由印章管理人员对关键要素进行人工核对。 4.5 针对企业管理成本的应对措施 印章管理无小事，因印章管理不善，给企业造成的损失将是不可估量的，印章信息化管理将大幅度降低此类风险。同时，采用印章信息化管理，将节约印章管理人异地用印所产生的人工成本和差旅成本。故印章信息化管理在规范管理和成本集约矛盾时，宜更重视规范管理。 综合评价分析，企业印章信息化管理还处于推广阶段，存在一定技术难题无法解决，但在一定程度推动印章规范化管理，规避了大部分已知风险，存在推广的可能性。 参考文献 陈昕.运用信息技术创新印章管理新方法[J].中国建设信息化，2017（06）. |
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