| 标题 | 新常态下医院合同档案的建立与管理 |
| 范文 | 钟心 摘 要：伴随着新医改的实施，医院的经营管理发生了相应变化，而合同档案管理成为一项工作重点，能指引医院发展，促进医疗服务水平的提升。本文首先分析了医院合同档案的特征，然后阐述了合同档案的建立和管理措施，以供参考。 關键词：新常态；医院；合同档案；管理措施 合同档案是企事业单位在经济活动中，和组织、法人、自然人签订的协议，双方的权利义务终止后，及时进行归档保存。医院在日常运行管理中，会产生大量的合同档案，对于医院健康发展具有重要作用，是解决医患纠纷、保障合法权益、减轻经济损失的依据。以下针对合同档案的建立和管理进行探讨。 1 医院合同档案的特征 1.1 凭证性 我国《合同法》明确指出[1]，合同档案具有凭证性，医院和另一方签订合同之后，就会对双方产生法律约束力。合同的履行、变更，权利义务的转让，以及合同终止、违约处罚等，均应该以合同档案为依据。一旦违反档案中的规则，当事人就要承担相应的法律后果。 1.2 多样性 医院经济活动频繁，因此合同种类多样，以业务职责来划分，包括药品采购合同、医疗耗材合同、办公用品采购合同、基建工程合同、物业管理合同、食品采购合同等。伴随着人事制度改革的进展，医务人员的身份也发生了变化，合同类型多元化，例如长期聘用合同、临时用工合同、派遣人员合同等。针对不同的合同档案，需要采用不同的管理措施，增加了管理难度。 1.3 规范性 医院合同档案建立之后，就会产生法律效力，因此合同本身应该满足法律法规的要求。就目前而言，国家对于合同的建立提出了明确规定，不符合规定的合同属于无效合同，也就不具备法律效力。以第11条为例，书面形式指的是合同书、信件、数据电文等，以有形表现所载内容的形式。因此，医院合同档案的建立，应该满足规范要求。 2 新常态下医院合同档案的建立 2.1 档案分类 从医院合同档案的类型上划分，主要包括基建工程合同、药品耗材购买合同、服务合作项目合同、人事管理合同等。对于这些不同类型的合同，要分别进行编号，依据事业档案分类标准要求，应该遵循以下原则[2]：一是方便管理和检索利用，为档案的查询使用提供有利条件；二是符合事业档案规律，在同一层次的类别中，只能采用一个标准；三是一致性和同一性，分类要具有逻辑，例如工程、借贷、设备协议、招工聘任等，应该单独立项。 2.2 档案收集 档案收集是合同档案建立的关键环节，因为档案和一般公文不同，不仅周期长、而且流程多。对于管理部门来说，档案收集过程中，中途截留档案分散保管，会影响档案资料的完整性。此外，审批签署也具有难度，因为不同档案的性质、类别不同，办理时需要经过不同的部门，承办一致性、连续性不达标。首先在合同印制环节，进行建档编号，利用医院OA办公自动化系统进行合同管理。其次在传递单审批期间，重点关注总金额、合同状态和内容、有效期等，填写时保证合同格式的统一性，为审批工作创造有利条件。最后审批、打印合同文本，一般数量为6份，交给双方当事人并签字确认。在报送档案管理部门时，要填写《合同档案登记表》，建立档案起草文本，并根据项目变化对合同进行修订补充，能真实反映出合同的履行情况[3]。 2.3 统一编号 盖章是合同档案收集建立中的关键环节，编号登记时，经办部门传递员要填写审批单，交给领导审批，根据审批单的办结情况，用印时统一编码。具体编码形式，应该根据医院的习惯分类设置，例如：处室或部门名称代码—保管期限—签订日期—主题—合同序号。第一，处室或部门名称代码，选用前两个字的首字母大写，相同时则选用前三个字的首字母大写，如后勤处为HQ，基建处为JJ；第二，保管期限按照国家规范执行，其中长期为CQ，短期为DQ；第三，签订日期采用“×年×月×日”的形式，如2017年10月1日记为20171001；第四，主题词一般采用两字、三字短语；第五，合同序号为三位阿拉伯数字，如001。 3 医院合同档案的管理问题和改进措施 调查发现，目前医院合同档案管理工作中，存在的问题如下：一是档案收集不完整，出现档案失散、忽略小型项目、归档不到位等现象。二是管理工作具有随意性，没有严格按照制度规范执行，影响合同档案质量。三是管理人员职责不清，以兼职人员为例，自身业务技能水平差；而专职人员只懂档案不懂业务，管理效率低下。针对以上问题，相关改进措施如下： 3.1 完善管理制度 合同档案管理是医院管理的重要内容，能促进科研技术交流活动的开展，也是获得经济利益的有效手段，因此医务人员要加强重视程度、创新管理理念。一方面，以《合同法》为依据，加强合同档案管理的内控工作，明确管理部门和个人的职责，保证签订流程的规范化，能维护医院的合法权益，制定完善的管理制度体系。另一方面设置管理专员，按期催收归档合同，标准编号后入档登记；针对日常管理工作，要定期进行检查，包括纸质文档、电子档案资料。此外，医院要定期开放档案室，用于部门查询，如需借阅要办理借阅手续，在规定期限内归还，保证档案资料的完整性[4]。 3.2 规范管理流程 在合同档案的用印上，应该严格执行管理流程：第一步，用印部门指定专人登陆OA系统，填写用印审批单，并对合同进行打印。第二步，用于科研或临床试验的协议，应该由项目负责人审签；如果涉及三重一大、国有资产，则由审计部门或律师审签。然后上交行政职能部门负责人审签，最后由医院分管领导审签。第三步，如果合同需要法人签署，将用印审批单、合同原件一起交给医院法人进行审签。第四步，医院印章管理人员对合同档案进行受理、编号、盖章。第五步，涉及三重一大、国有资产、金额在10万元以上的合同，或者年限超过2年的服务合同，要预留一份合同原件，由医院综合档案室进行存档。 3.3 加强移交管理 管理人员将盖章后的合同原件移交给档案部门，然后登记合同编号，记录合同金额、份数、有效期、附件等信息。辅助利用OA管理系统，反映出合同形成的全过程，严格按照登记、审核、签字交接等流程规范执行，可以通过信息系统调取记录，提高合同档案的归档率，避免资料流失[5]。此外，归档资料除了合同书以外，还包括合同在建立、执行期间产生的文件材料。以医疗设备采购合同为例，不仅有归档合同书，还包括采购申请、询价招标、安装维护环节产生的文件，例如招标文件、中标通知书、验收报告、安装手册、维护记录等。由于这些附件材料多、持续时间长，可以采用分阶段归档的形式，保证合同档案的完整性。 4 结语 综上所述，医院合同档案具有凭证性、多样性、规范性的特征，是医院日常管理的一项重要内容。文中从档案分类、档案收集、统一编号三个方面，介绍了这些档案的建立要点。针对目前管理中存在的问题，应该进一步完善管理制度，规范用印管理流程，加强移交管理，提高合同档案管理水平，促进医院健康发展。 参考文献 [1]金银善.关于医院合同档案管理工作创新的探讨[J].中国社区医师，2015，31（17）：160-162. [2]胡昌松.医院合同档案的特点与管理措施分析[J].办公室业务，2014（13）：248-248. [3]吴鹏举.医院合同档案的建立与管理探析[J].管理观察，2014（31）：55-56. [4]朱代红.医院代建制工程项目档案管理的核心策略[J].江苏卫生事业管理，2015，26（3）：123-124. [5]陈雪姣.医院合同档案管理工作的实践研究与新思路[J].办公室业务，2016（9）：49-50. |
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