| 标题 | 人事档案管理中的弃档现象所引发的思考 |
| 范文 | 赵春常 摘要：档案管理工作作为人事代理的重要组成部分，主要是用来管理“干部”或“人才”，能够在职称评定、社会保障服务等方面起到积极影响。当前我国出现了很多弃档现象对档案工作提出了新的要求，档案工作应该丰富人事档案的内容，强化档案功能，提高档案管理的权威性，依托信息化技术，实现人事档案管理的现代化。 关键词：人事档案 档案管理 弃档 信息化 近些年来，随着自由择业和人才流动现象的盛行，在人事档案管理过程中形成了庞大的“弃档”族，这些人事档案管理中的“弃档”或“死档”问题，不仅加重了人事代理中的档案管理难度，也为档案人员的未来择业、就业造成了新的困扰，应该被广泛的重视和深思。 1.弃档及发生弃档行为的群体 1.1弃档的含义 “弃档”是人事代理档案管理过程中发生的独特现象，主要是指在人才流动过程中，未能按规定履行相应的档案管理流程，导致档案不能随人员的流动而做出相应的改变，包含档案留在个人手中。还有一种说法是，由于人员和档案的分离，使得人员档案的内容得不到及时更新，从档案被丢弃开始就停留在原来的内容，不能发挥档案在人事代理服务方面的功效。 1.2弃档发生的群体 弃档是伴随着市场经济的迅猛发展而逐渐出现的，根据一些相关资料统计，在一些人才流动比较频繁的地区，发生弃档、死档的比例占总档案管理的四分之一以上，主要集中于以下几种群体：第一类是以大学生为代表的“弃档”族。很多高校毕业生因为没有找到合适的工作，将档案留在学校，而两年期满后没有及时将档案关系转走，学校只好将档案寄往学生户籍所在地的人才市场；第二类是流动人员的弃档现象严重。频繁跳槽使得这些流动人员无暇顾及档案管理问题，很多私企不具备进行人员档案管理的能力，这种工作的不稳定性使得档案变成可有可无的鸡肋；第三类是失业之后在就业群体。失业人员原先工作的单位消失以后，档案更无从可查，加上失业人员求职心切，更对档案的去向漠不关心，使之成为庞大弃档族的一员。 2.造成人事档案管理“弃档”现象的原因分析 “弃档”已经为人事管理、人员自身、社会诚信等多个方面带来了不利影响，究其“弃档”的原因，常见的有以下几个方面： 首先，档案内容已经不满足现代人事管理的要求。大部分的人事档案内容还停留在记录人员上学、职称和年度考核等常规项目，而对于人员自身的能力、特长或信用等用人单位关注的内容很少涉及，可用性不高成为造成档案被遗弃的重要原因。并且人事档案的功用正在被逐渐弱化，比如很多社会化的资格考试在对证明人才能力方面有着积极作用，很多小企业或私人企业对员工的职称不做要求，这些不仅是我国当前人事档案功能弱化的直接体现，也是造成档案被丢弃的关键所在。 其次，人事档案管理缺乏必要的惩罚措施，这种权威性的丢失也成为造成档案被遗弃的主要原因。因为人事代理进行档案保存、管理工作时，档案所属人需要在规定的时间段内上缴管理费。而在具体的操作过程中，很多档案遗弃人员不交管理费、不参加年审，人事代理中心因缺乏相应的惩罚手段和力度，而不能对这些行为加以制止，而“弃档”人员如果需要档案时，只需要补足欠费就能恢复档案管理，这些都暴露出“弃档”人员对人事档案管理工作存在的淡薄意识，“弃档”现象就不能避免。 最后，档案服务机构的开发意识滞后，人事档案管理软件信息化程度不够高，缺乏科学化的管理手段，都是造成“弃档”发生的一些重要因素。一方面，我国大部分的人事档案调动手续繁杂，特别是人员就业存在异地调动时，需要经过多次来回奔波才有可能完成调动工作，正是由于档案管理、调动的现实问题，为流动人员“弃档”埋下了巨大隐患；另一方面，传统人事档案管理都是封闭式管理，尚未发挥现代信息技术强大的管理功能，即使是档案资料本人，也很难见到自己的人事档案，在管理手段落后和效率低下的情况下，“弃档”现象的增长趋势将越来越明显。 3.改变“弃档”现象发生的几点思考 人事档案管理已经面临着新形势、新情况、新任务的考验，需要从多个方面进行创新与改革，从而能够建立一个更为科学、规范的人事档案保存、管理、调动体系，减少“弃档”现象的发生几率。 3.1丰富人事档案的内容，强化档案功能 在市场经济条件下，必须赋予传统档案以新内涵，这才是杜绝“弃档”发生的有效解决手段。传统人事档案往往处于一种静态和笼统状态，针对于认识档案记录材料不全的问题，一方面积极寻找造成这样问题的原因所在，比如一部分人员对人事档案的认识存在偏差，认为诸如履历表、年度考核表等都是形式主义，不填也罢，找到问题的症结之后，可以对症下药，加强人员对档案的重视程度，促使他们从思想上去完善档案信息，大大提高了现代人事档案的利用价值；另一方面，要改变档案的政治控制或身份依附功能，突出信息记录、信用凭证功能，这也是档案管理功能出现的新趋势，只有强化档案功能，才能真正使得人才资源的流动更为顺畅，对降低人事档案的“弃档”有着极大好处。 3.2提高档案管理的权威性 档案管理权威性要依靠信息的真实可靠来维护，这是人事档案服务机构应该担当的光荣使命。由于我国档案造假事件屡见不鲜，这也是使得人事档案失去公信力的关键所在，所以，在收集档案信息时要从源头上防范信息造假。另外，在以往的档案管理过程中，用人单位只通过人事档案不能掌握人才在业绩以及诚信度等其他方面的信息，鉴于此，也可以尽快将其改为诚信档案或人才业绩档案，可以包含学历、职业、信誉等多个方面的诚信证明，这样做可以帮助档案所属人员根据自己的需要，准确地添加个人信息资料，保证档案管理由封闭走向开放，在合理配置人力资源方面发挥作用。最后，通过取消档案保存管理的费用，也能减缓“弃档”为个人、社会带来的危害性，如果能以免费的公共管理服务体制为档案管理服务，让各级人员都可以享受到这样的公共服务，势必能为改进我国档案代理困局带来积极启示。 3.3依托信息化技术，实现人事档案管理的现代化 信息化是提高档案管理的社会化的重要手段，两者之间紧密联系、互相促进的。正是因为“弃档”反映了目前我国人事档案管理已经落后社会进步，所以，对于人事档案管理工作，可以通过一种资源形态使之进入信息领域，比如开发利用档案信息资源，不仅是一种新的现代档案管理领域的革命，也体现人事档案的使用价值。在人事档案管理现代化的要求之下，通过网络将分散的人事档案资源连接起来，可以实现人事档案资源社会共享。除此以外，还应该积极创造条件，实现我国人事档案管理的全国各地联网，可以有效地解决人事档案管理神秘、分散、低效等问题，使得异地调动变得更加快捷有效，体现人事代理应有的服务特性。 4.结束语 综上所述，人事档案管理中的“弃档”行为不可取，要改变当前这一现实问题，不仅要提高人事代理机构的服务性，提高档案的使用价值，让用人单位对所聘人才有据可依。才能重新赢得“弃档族”和档案“自揣族”的回归，使我国的人事档案发挥其应有的记录、参考作用，将“弃档”现象消灭在萌芽状态。 参考文献： [1]王树新.“弃档”现象与人事档案制度的改革路径[J].焦作大学学报.2010（3） [2]马岚.人事档案“弃档”问题及解决思路探析[J].人力资源管理，2014（3） [3]肖伟芳.“弃档”现象突出浅谈人事档案管理应变之策[J].河南科技.2010（04） |
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