| 标题 | 信息化背景下如何优化事业单位文书档案管理分析 |
| 范文 | 王成 摘 要：时过境迁，物转星移，如今信息技术的飞速发展已成为时代的主旋律。对于事业单位文书档案管理来说，这无疑是一个好消息。在飞速发展的信息技术下，事业单位可以更好更方便的实现对文书档案的管理，这样可以提高相关部门的工作效率，在一定程度上也侧面推进了事业单位的发展，提高相关部门整体素质，并使事业单位在当今这个信息滚滚的大潮流中不至于被淹没。 关键词：信息化;文书档案管理 纵横近几十年，不管时代如何发展，文书档案对于事业单位来说都至关重要，可以说是事业单位的命脉。里面包括企业运作过程中整体流程的详细档案与记录，客观上来说，这样的资料较为复杂，管理起来也绝非一件易事。因此文书档案管理不可疏忽，尤其是在当下这样一个信息飞速发展的年代，更要好好结合当代信息技术，使文书档案管理工作精益求精，并力求信息技术能为精密细致的管理工作带来快捷方便，提高管理工作的整体效率与质量，先把管理工作这种小事做好，企业的发展才能更上一层楼。 1 在文书档案管理工作中，到底存在着哪些问题呢？ 1.1 管理人员专业水平有待提高 社会瞬息万变，科学技术日新月异，与此同时这些也对文书档案管理提出了更高的要求。就目前情况而言，实际上相当一部分在岗人员都是老员工，对于文书档案管理工作还是抱以传统的模式和思维，管理模式实在是有待改进。但是如果换作新员工的话，又没有完全掌握信息化之下的新型文书档案管理技术，所以无论是新老员工在专业水平上都有待提高。员工们对于信息化的管理方式，知识储备不够，实践起来更是难上加难根本无法自如的驾驭着信息技术来应用到工作中。这样一来，高素质人员的缺乏使在岗人员无法应用信息技术来进行高效的管理，这样一来，文书档案管理工作效率得不到提高，自然会拖慢整个企业的运行效率，长此以往势必会对企业发展造成不可小觑的威胁。 1.2 内部制度有待革新 上文中提到，信息化的趋势是必然的且势不可挡。但是这就造成了一些矛盾。在原来的制度之下，很多工作人员还在沿用之前的传统方式来对资料以及文献进行处理、核实，往往以手动为主，机动为辅，效率极低，费时费力。且人工整理的资料会出现不易保存、容易丢失等现象，风险极大，且损失都是不可挽回的。这是不完善的制度之下所造成的其中一种后果。还有很多恶性后果，例如由于制度的欠缺，资料在很大程度上受不到重视，得不到很好的保护，这就势必加大了资料泄露或丢失的风险。直逼企业内部，易造成企业危机。 1.3 文书管理的保密工作令人堪忧 平心而论，传统的文书档案管理模式单一，方式简单，而相比于现在的信息化管理模式，方法多元，种类庞杂，从某种角度上来讲，多元化更是加大了文书档案的泄露风险。从客观角度来讲，一旦文书档案管理的保密性得不到保障，这将对企业贸易的发展以及后续工作的进行产生相当大的威胁。尤其是对于像机关办公室这种权威单位而言，一旦文书档案泄露，将会造成不可挽回的严重后果。综上所述，创新管理模式迫在眉睫，权当是为了企业的长足发展。 2 在信息化的滚滚潮流中，到底该如何革新文书档案管理模式？ 2.1 树立正确的文书档案管理理念 实施有效措施之前，一定要有配套的观念。对于人才来说，专业知识必不可少，但信息化的新兴技术也不可落下。管理性的活动实际上也是存在风险的，而信息化的扩充在某种程度上也将这种风险提高了。因此，管理部門上上下下要团结一心，做好严格把关，全力避免因信息化带来的各种可能的风险;与此同时更要充分利用信息化的特点与优势，将管理部门的工作做到尽善尽美;信息化让管理管理的地位稳步提升，因此必须要用全新的发展理念来发展这一部门的工作水平，提高该部门的工作质量。 2.2 提高对新型人才的重视程度 上文中提到了信息化时代之下的新型人才。毋庸置疑，管理部门发展的大趋势在告诉我们：新型人才的需求势必会增加。随着时间的推移，传统型人才会在日新月异的财务工作中越来越吃亏，此时便面对着两个选择：要么积极学习信息化知识，将自己打造为新型信息化人才，要么拱手相让，将岗位让给亟待就业的优秀新型人才。企业只有通过对员工的及时培训或是大量招募新型人才，才不至于让企业在新时代的滚滚潮流中被淘汰。在思想上，企业也要做好员工的思想工作，让其认识到掌握信息化技能的重要性，这样才会让员工更为自主的去接受和学习信息化技术。总而言之，整改人才，因地制宜，摸索出一条只属于本企业的一条康庄大道，才能让企业在时代的滚滚潮流中脱颖而出。 2.3 积极引进先进技术，补足短板 没有过硬的技术也就相当于一招致命。这一方面问题的解决刻不容缓。以我观之，管理单位应不惜一切代价积极引进先进技术抓住一切机会向身边的专业人士讨教，毕竟技术问题影响到单位的未来，万万不可小觑。若外界求助不成，也可自寻出路，通过自学、报班等方式使工作人员全方位的了解文书档案管理基本技巧并熟记于心。先理论，再实战，才是硬道理。 2.4 改善运营模式，引进先进设备 在这个瞬息万变的时代里，以前的破旧设备以及以往的运营模式已经不能为企业带来太大的利润。现在需要做的就是积极引进先进设备，考虑到资金问题，不必追求设备太过高端，只要适应时代发展便可。除此之外还要不惜一切代价改变运营制度，因为以前的运营制度早晚会被时代淘汰。增加市场调研，形成一套完整的管理流程，增加整个单位的抗风险能力，唯有如此才能在这个瞬息万变的时代里越战越勇，不被时代抛下。 2.5 在信息化软件上做文章 很多企业至今还在将一些陈旧软件作为主要的管理部门软件。理论上讲，虽然陈旧软件也具有一定的计算、整理、分类作用，但其实这些远远不够。一个企业若是想要在当今世界获得长足的发展，不应仅仅满足于此，首先就应该在软件上进行开发创新。除了具备之前的基础作用，还有很多主要功能有待去开发、去探究，尽量做到最高效率整合数据，用最低的成本做出最辉煌的成绩。 2.6 保持对信息泄露的警惕性 无商业，不风险。信息化的时代，一切商业交互都是瞬息万变的。在这个变幻莫测的时代里，唯有时时刻刻保持警惕，提前制定出各种风险的预案，未雨绸缪，才可小心驶得万年船。 3 结束语 不可否认的是，文书档案管理部门在企业中自始至终都在扮演着一个重要角色。唯有重视新型人才，树立正确的安全管理观念，因地制宜，适时改进，从各方面来巩固文书档案管理部门的设备安全管理，才能在这个瞬息万变的时代里勇立在新时代的潮头。部门管理不是靠一个人的努力，也不是靠某一个群体的死撑，唯有企业上上下下团结一心，攻坚克难，才能在新时代的考验中脱颖而出。 参考文献 [1]曹建波.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].兰台世界，2014，（0s6）：1，4. [2]严红利.信息化背景下事业单位文书档案管理分析[J].办公室业务，2017. [3]陈秀红.信息化背景下事业单位文书档案管理优化研究[J].山东档案，2018（03）：56-57. |
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