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标题 档案知识管理模式的构建探讨
范文 王寰
摘要：本文从档案管理角度，结合本单位档案管理发展的三个阶段，联系档案信息化程度和档案工作者素质，分析了档案管理迈向知识管理模式的过程，对构建档案知识管理模式提出了发展策略。
关键词：档案管理 知识管理 信息化 管理模式
中图分类号：G271 文献标识码：A
伴随着信息技术的飞速发展，人类社会迈入知识经济时代。传统的档案管理模式——单一库房实物保管已跟不上时代发展的步伐，无法使档案价值得以充分利用。旨在为航天科研生产和经营管理提供更高效、更优质的服务，航天企业档案管理体制不断变革，档案管理方式不断创新，逐步形成了新时期档案知识管理模式。
1 档案知识管理的定义
“档案知识管理”是一种以“知识管理为导向的档案管理”与“以档案管理为基础的知识管理”相结合的档案管理模式。通俗地说，就是将图书、情报、档案这些信息资源进行有效整合、加工、提炼，并经电子化处理，使其系统化、綜合化、知识化，并通过信息化手段进行传递，在符合保密规定的前提下，更利于共享和交流。
2 航天企业档案管理模式的发展历程
航天企业档案管理在档案工作者的不懈努力下一直不断完善和发展着，先后经历了实体管理、信息管理、知识管理三个阶段。
2.1实体管理阶段
实体管理是档案管理的最初模式，基于当时的社会发展程度，在传统的档案观念的束缚下，档案工作的主体——档案管理者的职责就是保管档案；档案工作的客体就是被定义为历史记录的纸质档案；实施档案管理的场所就是档案库房。档案管理者对库房中档案的存放有着清晰的纸质账目，当使用者要利用档案时，管理者凭借这些账目和个人经验到库房中查找档案供使用者借阅。
这一阶段的特点是由档案的本质属性决定的，管理活动是围绕档案实体展开的。档案实体是信息赖以存在的物质基础，而档案在数量、质量、结构上的优化则成为衡量管理效率的重要尺度，经验的承袭是改进管理的主要方法，信息技术只是在录入、打印档案账目中对档案管理起到了辅助作用。
2.2信息管理阶段
20世纪末，为提升档案管理质量和效率，航天企业自主研发档案管理软件，并应用到档案管理工作中，为档案管理带来了根本性变革。档案管理的流程更加的系统化、信息化，档案工作者可直接在档案管理系统中录入、整理、编排、提取案卷、文件的基本信息，档案借阅更加快捷、方便、准确。
这一阶段的特点是档案电子信息作用得以发挥，突破了实体档案的物理局限，直接对电子信息进行相对独立的管理和利用。信息技术转化成提升档案管理效率最直接的要素，以网络为基础的档案信息共享平台初步建立。借阅者可通过档案工作人员直接在档案管理系统中检索到要借阅的档案基本信息，因此这时的档案管理弱化了对档案工作者经验的依赖，强化了对其计算机应用技能的要求。
2.3知识管理阶段
进入21世纪，航天企业进行了组织机构调整，对档案管理模式进行了深入的研究和思考，提出了知识管理的发展思路，并在实践中取得了丰硕的成果。
2.3.1档案知识管理的定位
知识管理阶段是档案管理的高级阶段，是对前两种管理形式的拓展与延伸。知识管理阶段在组织形式上具有高度集成性，它管理的对象不仅仅限于档案信息，而是集档案、情报、图书于一体，并对零散、粗略的信息进行集中的、精细的加工、整合，并依据使用者的要求提供相应的服务形式。
2.3.2航天企业档案知识管理的成功案例
航天企业在对档案知识管理模式的探索中，有过很多成功的案例。其中北京精密机电控制设备研究所拓展档案知识管理方式，在以下几方面实现知识管理。
一是档案编研。档案编研是在档案信息的基础上，对其进行分析、研究、整编和重组，形成满足企业各项实际工作需要的企业文献。本单位已成功组织完成40余项档案成果的编研工作，题材覆盖科研生产和经营管理的多个方面，为今后的发展留下宝贵的知识财富。其中，通过单位办公自动化管理系统中的“成果分享模块”实现全所范围内的可视化浏览，并设立评论留言板块，共同参与编研成果利用与改进。
二是情报翻译。突破基本的情报搜集、管理模式，依据使用部门对情报信息的需求方向，对多篇情报资料进行分析、提炼，并翻译成使用者要求的语言。对情报信息进行加工、转化，通过信息化手段主动推送到使用者办公自动化平台，实现更精炼的信息价值和更直接的使用价值。
三是展室建设。展室是展示科研生产和文化成果的最优平台，通过提炼、加工科研生产和文化成果资料中的精华，以最直接的感官模式与外界进行共享和交流，并对员工起到宣传教育的作用。因此，展室成为本单位信息资源知识化的重要表现形式。
3 优化档案知识管理模式的策略
航天企业档案知识管理模式虽已初步形成，但还有其广阔的发展空间。影响其发展的基本因素有两个：硬件因素和软件因素。数字化、网络化等信息技术是档案知识管理模式中的硬件因素，档案人员的素质是档案知识管理模式中的软件因素，它们共同影响着这一模式的发展。下面以北京精密控制设备研究所为例进行分析。
3.1档案知识管理信息系统的现状和发展方向
档案管理信息系统的构成和发展直接影响着档案管理知识化的程度。而档案管理系统和办公自动化系统的关系反映着档案管理信息化的发展程度。
3.1.1档案信息化程度
本单位采用办公自动化系统（OA）和瀚海档案管理系统（AM）相连接的模式。OA作为行政事务管理系统，最核心的功能是公文的办理和流转。AM可实现文件从现行到档案的全生命周期管理，支持多维视图检索、多媒体数据管理、离线数据检索，具有开放的通用数据接口，支持国产数据库。系统采用插件管理，便于功能的组合与扩充。因此现行文件的管理、文件归档、档案分类、电子组卷、档案检索等工作得以高效开展。OA系统与AM系统之间设有接口，数据可以从OA系统直接导入AM系统，其关系如图1所示。这种档案管理适应了网络环境的要求，但还是存在两大问题：第一，没有对文件档案进行一体化的全过程管理。AM系统对档案的管理始于文件归档环节，而无法前端控制文件的形成、流转过程，只能被动接受从OA系统导入的文件，甚至电子文件归档（导入）不是实时、联机的进行。第二，档案信息的网络化服务功能较弱。AM系统一般都是基于网络环境构建的，能实现档案信息的网络查询、检索和浏览。但是，该系统只能实现在线档案信息目录级查询、检索和浏览，不能实现全文浏览。

3.1.2档案知识管理信息系统的发展方向
档案知识管理系统应覆盖文档的生成、利用、维护、基础分析等过程。这时的AM系统与OA系统是所属关系，如图2所示：AM系统内嵌于OA系统，AM系统对电子文件、电子档案采取一体化、集成化管理，并能对文件、档案实行前端控制，档案利用者可进行网络检索、履行借阅审批手续后，网上查看档案全文信息。
综上所述，档案管理系统的发展方向是AM系统作为OA系统的子系统，实现文件、档案一体化、集成化管理。
3.2档案人员的素质分析
档案人员的素质直接影响着档案知识管理的发展，合格的档案工作者首先要具备良好的身体素质，诸如每年的文书档案整理中都包括对上千份文件的著录、编目、鉴定、编页、盖章、电子组卷等工作，所以具备良好的身体素质是进行档案工作的前提。其次，档案工作的特点要求档案人员要有广博的文化知识和较高的语文基础知识、历史知识，所以档案工作者应具备基本的文化素质。最后，档案工作是一项专业性很强的工作，它具有特定工作对象。档案人员必须具备档案专业知识，掌握档案工作的理论原则和技术方法。这就要求档案工作者具备一定的專业素质。表1为北京精密机电控制设备研究所档案工作人员基本情况。
基于以上数据，目前本单位档案从业人员中35岁以下年轻人占的比重为24%，拥有本科以上学历的人员占总人数的62%，档案专业毕业人员占总人数的14%。由此可见，调动青年档案工作者的积极性，发挥年轻档案工作者的能力，强化档案工作者的专业素质是档案知识管理模式优化的必经之路。
4 结论
航天企业档案管理工作在历史发展的潮流中，档管理机制不断完善，管理模式不断提升，管理手段不断创新，工作者素质不断提高。在新时期档案知识化的历史潮流中，在集团、院档案馆的指导下，北京精密控制设备研究所凭借多年的档案知识管理探索实践，正逐步构建档案数字化管理体系，为构建新时期档案知识管理机制而努力。
参考文献：
[1] 赵跃，周耀林.知识管理视阈下的档案信息资源合作开发模式探析[J].档案学研究，2015（5）：66- 73.
[2] 徐拥军.企业档案知识管理模式：基于双向视角的研究[M].中国档案出版社，2009.
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更新时间：2024/12/22 17:29:41