| 标题 | 电子信息技术在档案管理中的应用 |
| 范文 | 摘 要：随着科学技术的发展，人类社会已经全面迈入了信息化的时代，档案管理正面临着新的历史变革和发展机遇。为了与时代相结合，跟上快速发展的社会步伐，我们要深入探讨档案管理的方法和理念，将信息化与档案管理结合在一起，运用信息化的技术与模式去解决档案管理中存在的问题，使电子信息技术全面广泛的应用于档案管理工作中。 关键词：电子信息技术 档案管理 应用 科学技术的发展，决定了社会化的生产日益复杂、变化万千，正在由传统的劳动密集型转变为知识密集型，也就造成了档案管理的内容变得更加复杂，信息量越来越大。为了更好的完成档案管理的工作，满足社会自动化的发展和程序化的需要，电子信息技术的应用势在必行。根据电子信息技术科技化、智能化、便捷化的特点，将其应用在档案管理工作中，可以节省大量的人力、物力和财力，并对生成、存储、整理、运用及传递等方面的效率进行大大提升。 1电子信息技术在事业单位档案管理中的应用 在事业单位的档案管理工作中，一般存在内容繁杂、管理混乱、效率低下等问题。将电子信息技术应用在事业单位的档案管理中，最大的好处是可以突破空间的局限性，有效的提高档案管理工作的效率，主要表现在以下几个方面：一是在内容上，通过电子信息技术，可以运用插图或表格进行档案信息的建立，将档案信息自动编号以方便检索和统计，还可以将档案信息存储在服务器中以方便各个不同地域的工作人员进行共享和查阅，管理更加高效；二是在系统上，通过电子信息技术，可以档案管理工作划分成建立与查询、整理与分类、打印与共享、用户与管理等模块，管理更加清晰； 三是在存储上，通过电子信息技术，可以淘汰传统档案管理工作中使用的纸质载体，改为以相关软件作为载体，不仅节省了人力和物力资源，还更加方便信息的查询与分享，管理更加便捷。 2信息技术背景下档案管理工作的特点 首先，电子信息技术改变了档案管理的载体。传统的档案管理，大多以纸质为载体，在空间和时间上有很大的局限性，储存内容的多少主要取决于载体的可承受能力，且不利于内容的整理、检阅和传递。而信息技术背景下的档案管理，其载体已经发生了质的变化，通过以相关软件作为载体，将档案内容转变为信息化的数字内容，运用计算机技术和网络技术进行储存，促进了档案管理工作的数据化、虚拟化和数字化。以计算机全程操作的档案管理工作，不但解决了传统上的一些弊端，而且改变了档案数据的处理与交换模式，有效提升了工作的效率，可以说是档案工作历史上的一座重要的里程碑。 其次，电子信息技术改变了档案管理的分类。传统的档案管理，各单位基本都是按照文书、基建、人事、科技、史志等方面进行分类，以方便查找和检阅。而信息技术背景下的档案管理，运用计算机信息和网络技术，通过在软件中提前设定好的指令，可以随时随地的创建和修改。各单位可以针对自身的详细情况，如文化、财政、组织、业务、后勤等方面，进行更加规范化、精细化的分类管理。 3电子信息技术条件下做好档案管理工作的具体路径 3.1要从思想观念上充分认识到信息技术的重要性，认识到信息技术在档案管理实际工作的重要意义 随着社会的不断发展，越来越多的产业如雨后春笋般不断出现，需要档案管理工作的单位和企业的范围也在不断扩大，传统档案管理文化性质和社会性质已经跟不上时代的步伐，档案管理的信息化是解决这一形势的唯一出路。我们必须深刻认识到，在信息时代的背景下，只有在档案管理工作中应用电子信息技术，才能解决目前面临的种种问题，有效提高档案管理工作的效率和质量，有利于减少人力、物力、财力等社会资源的投入，有助于档案管理在全新的社会形势下树立全新的社会影响和社会地位。 3.2根据信息技术应用特点对档案管理工作做好统筹规划，使之有的放矢。 信息化时代背景下，档案工作的内容和范围越来越广阔，其信息量是传统档案管理工作的成百上千倍，因此将档案管理信息化是一个漫长的过程。要将信息技术成功的应用在档案管理工作中，首先要了解本单位现有的档案情况，对原有档案的材质、类别、形态、数量等基本信息进行系统的登记和统一的分类，务必做到真实、准确；然后根据原有档案的实际情况，运用电脑、相机、扫描仪等设备，将其转变为数字化的内容。数字化是档案信息化的重要体现，这是一个浩大的工程，不是一朝一夕可以完成的，所以在过程中一定要分清主次、区别对待。在保证真实性的基础上，优先将原有档案中经常使用、意义重大的项目进行数字化处理；对于有特别要求的原有档案，要根据情况划分出来，进行特殊的照顾。 3.3信息技术条件下要加快、稳步实现档案管理的数字化管理和应用。 在当前的社会环境下，档案管理工作中多如牛毛的内容和资源，只有通过数字化才能进行记录和储存，档案管理工作的数字化势在必行、刻不容缓。尽早完成档案管理的数字化，能够完善档案价值高、利用率高的优势，可以使档案管理工作更有效、更高效，从而使更加简便的应用于单位与企业中。在实现档案数字化的过程中，最重要的一条就是，要对工具的必要参数进行统一的、有针对性的优先设置。例如，为了保证不同档案的成像质量和效果一致，要使用同一型号的扫描仪，并在对纸质档案的扫描过程中，进行统一的扫描参数的设定。 4信息技术在档案管理工作应用过程中的现实挑战 随着信息技术全面应用于档案管理工作中，妥善解决了其在传统形式下的弊端的同时，也为我们的档案管理工作提出了全新的要求。最重要的就是档案管理的保密性，由于信息技术应用的开放性，以及计算机和网络技术的特点，决定了新形势下的档案管理工作必须注重加强档案管理的保密性。由于加入了信息技术，档案管理工作人员在以往档案信息的搜集与保存工作之外，还要学习信息技术使用、操控、维护等方面的技术，对其自身的综合素质是一个不小的考验。此外，档案管理工作者还要在工作中留意不同档案查询者对档案工作的不同需求，并建立最符合单位实际情况的档案信息体系，使自己的工作变得更加高效、科学以及灵活。 5结语 总而言之，档案管理工作的信息化，是社会发展的必然趋势，有助于改善档案管理工作自身存在的弊端，有利于减少社会资源的浪费。我们需要做的，只有做好原有档案的数字化工作，根据单位情况建立最符合的信息平台，努力提升档案管理工作的整体水平。 参考文献 [1]马丹丹. 试析电子信息技术在档案管理中的应用[J]. 黑龙江科技信息， 2015（21）：158-158. [2]吴凯. 電子信息技术在档案管理中的应用研究[J]. 数字技术与应用， 2012（8）：88-88. [3]林英华. 细化档案管理视野下基于电子信息技术在档案管理中的应用探讨[J]. 城建档案， 2014（4）. 作者简介 吉多多（1992-），女，汉族，湖北保康，本科，研究方向：档案专业，保康县县域经济办公室 |
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