| 标题 | 企业档案的信息化管理 |
| 范文 | 郭果 摘 要：在这个信息满天飞、日新月异的时代，档案管理的电子信息化是大势所趋，现代企业要适应市场生产经营发展的需要，势必在档案管理方面进行管理方式的信息化大跃进。那么，企业要如何实现档案的信息化管理呢？我认为可以主要从以下几方面入手。 关键词：档案；信息化；管理 1 培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员，建立复合型的企业档案管理队伍 要适应信息化档案的需要，就必须要求档案管理人员具备具备利用现代电子和网络技术获取、加工、利用信息的能力，要能够明确企业的档案信息需求，对所管理和获取的档案信息有进行综合分析的能力，并将加工的信息成果以一定的形式为企业管理提供全新的、深层次的信息服务，同时具备利用电子和网络技术管理档案信息的技能。这就对企业档案管理人员素质提出了更高的要求。因此，企业要十分重视和加强对档案管理人员的培养，要不断加强档案工作人员的责任感，培养和树立现代化管理思想，要在掌握外语、机算网络知识、数据库管理知识以及电子文件管理知识的培养上下功夫，使档案工作者具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能，才能处理好档案信息数字化和网络化，做好网络环境下的档案利用服务。同时，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。打造一支政治强、业务精、纪律严、作风好的综合素质水平高的，能适应现代化发展要求的档案管理 队伍。 2 建设档案信息数据库，实现数字化 1）是档案信息目录数据库建设。档案目录数字化能有效提高档案查询和调阅的效率。档案目录是一个基础性结构，处在档案管理软件设计的最基础目录树层次，这个基础框架搭建的完整与否，直接关系档案管理平台使用的畅通与否，在档案信息电子化管理过程中起着至关重要的作用。企业要根据生产经营特点建立一套适应自身运营和发展的档案管理目录树，这样才能有效提高对计算机档案系统中档案的利用检索，提高档案利用效率、档案检索速度、提高档案的了解度以及档案的查准率。 2）是以“抢救优先、利用优先、分批分期”的原则实现全文数字化。在全文数字化工作中优先对特定时期，特殊原因造成的因形式和保管条件限制而导致部分损毁或即将损毁的档案，纸质较差或酸度较高的档案通过技术手段进行全文数字化。 3）是及时做好每年度电子档案的归档工作，按照统一标准与数据格式，接收部门移交的电子目录和电子文件以后将电子目录导入数据库，将电子文件转换成电子档案。 3 引进现代办公系统实现电子文件的同步归档 目前，随着企业的信息化建设步伐加快，企业在信息化建设方面也加大了投入，投入运行了各种承担企业各种职能和业务活动的信息化管理系统，其中最普遍的是OA办公信息系统。档案管理可以依托这些管理系统建立起的文档一体化体系，使电子文件经过起草、传阅、审核、会签等过程流转完毕自动进入档案管理系统完成归档收集的方式，实现无纸化办公，使信息系统产生的大量电子文件做到同步归档。 4 加强电子文件的安全管理 由于电子文件的特性决定了电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。 1）草稿文件由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改过程的目的，则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。 2）信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。 3）不同领域的电子档案业务管理涉及不同的业务。此外，管理机构和管理人员的配置也存在较大差异。因此，在电子档案管理中，除了目前的信息安全管理技术和文件管理的介入，还需要不同业务领域的文件管理机构和文件管理人员的参与。 （1）使管理更科学合理。为了使电子档案管理更加规范和规范，有效规避风险，管理组织应更加科学合理。管理组织应该清楚地划分每个文件管理人员的职责，以便他们能够履行各自的职责。此外，档案管理人员上岗前要经过培训，严格按照档案法的规定进行电子管理。此外，在资源配置中，管理要科学合理，不要过于混乱，浪费资源，对电子文件管理效率有负面影响。（2）提高档案管理人员的知识水平和业务素质。文件管理在电子文件管理中起着重要的作用。档案管理工作能否得到有效的管理，很大程度上取决于管理人员的水平。因此，為了使电子档案管理更加科学高效，档案管理人员的知识水平和专业素质必须进一步提高。首先，在招聘档案管理人员时，要做好面试工作，选拔有技能的人才入职。其次，应该对现有的文件管理人员进行定期培训。 当前，档案信息化是档案事业发展的主要趋势。电子档案具有存储方便、调用快速等优点，必将得到越来越广泛的应用。由于电子档案具有电子文献的基本特征，因此也面临着许多安全风险。只有改进现有的档案信息管理，电子档案才能为用户提供更好的信息。 参考文献 [1]和梦吉.企业档案信息化建设对策研究[D].山东大学，2014. [2]李佳妍.企业档案信息化探究[D].云南大学，2010. [3]刘冰.民营企业档案管理模式研究[D].吉林大，2011. [4]王华玉.基于知识管理的企业档案信息化建设研究[D].北京交通大学，2009. [5]赵霞.企业档案管理系统研究与实现[D].天津大学，2012. |
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