| 标题 | 进行合理规范的档案管理使档案自身功能发挥最大化作用 |
| 范文 | 武贵云 目前，孟县人力资源和社会保障局共收集文书档案35卷；养老保险档案160卷，医疗保险档案137卷，失业保险档案95卷，监察档案13卷，仲裁档案23卷，人事档案6卷，退休档案37卷；录像2盘、光盘57张；图书资料1200册；会计档案57卷；科技档案12卷。按照《中华人民共和国档案法》的规定，还定期移交了县档案局历年卷宗。各类档案的立卷归档均符合规范化要求。经过市局验收成为标准档案室。总结经验，我认为，要做好档案规范化管理，必须创新工作思路，切实抓好以下几个方面： 一、强化工作责任，完善档案管理网络 我局成立了由分管副局长任组长，社保股长任副组长，同时确立了包括我在内的两名专职档案员，明确责任分工。建立了岗位责任制和查档流程图，完善相关制度，并作为年度目标考评指标，形成较为完整的档案管理网络。分管领导在整档期间进行不定期督导，对整理进度进行调查。工作人员制定详细的档案整理计划，做到工作有目标、有效率。 二、强化宣传培训，提高档案管理意识 搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。采取多种行之有效的措施，努力增强广大干部职工的档案意识。 （一）将档案法律法规学习纳入机关学习计划。 （二）开办宣传窗和悬挂宣传横幅。 （三）坚持“走出去、请进来”的学习方式。一方面积极参加业务培训，另一方面邀请县档案专职人员到现场进行业务指导，对不符合规定的地方及时进行修改，做到分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐、查找方便。 （四）重视档案质量。坚持高标准、严要求，严格按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对所有文件进行分类整理和立卷归档，对一些应归档而未归档的重要文件，进行再收集、再整理，使档案内容不断得到丰富和充实。 同时对每年产生的收文登记簿、发文登记簿、会议记录，介绍信存根、信访登记簿、电话记录和值班日志等文书资料进行收集整理，连同已装订好的文件档案一起装盒入柜，以便查询。 三、强化硬件建设，健全档案保管体系 我局规划了四间档案室，实现了库房、阅档、办公用房三分开。同时，为确保档案安全，便于查阅，又将原档案室档案存放柜全部更新为新式蜜集架，共有8列，可以存放本局十年以上的各门类档案。此外，我局在库房安装了空调、去湿机和温湿度自控系统。配置了计算机、复印机、灭火器材等档案保管保护设备等。 四、强化软件建设，提升档案管理水平 对档案管理工作始终坚持高标准、严要求，常抓不懈。 （一）按照归档文件要以本单位形成的文件为主的原则。推行各股室、各部门文件档案立卷归档制度，使归档文件完整、准确、及时。对散落在各业务室的重要文件进行收集，对已经存档的各类文件按照规定进行严格的筛选，剔除没有价值的文件材料。将本局发文依据业务归口分设人事人才、劳动关系、社会保险、就业服务和机关建设五类，归档率达到100%，查档率达到98%，满意率达到100%。 （二）对分类方案进行完善和修改： 1、文书档案 文书档案改原来的机构分类法为问题分类法。 （1）规范、标准，符合国家的有关规定，排版形式为横排，左侧装订，归档文件按正本在前，定稿在后，正文在前，附件在后的要求整理，然后用铅笔在文件左上角编写页码，去除金属物（订书针、别针、大头针等）并以“三孔一线”的线装方法装订。在接入库前，对各科室的档案进行案卷质量检查，对不符合入库要求的，按《档号编制规则》，指导并帮助进行整理； （2）注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题、主送单位和抄送单位等是否准确，落款是否与公文一致，有无日期等，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用； （3）公文字迹要牢固清晰。不使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利于； （4）严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》，着重注意解决好三个问题：一是准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；三是在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入；同时，还随时注意防止应归档文件的散失。 （5）精心编制目录索引。为方便档案的查询利用，对已装订的文件编制统一格式的目录和封面，并将每本目录的电子版进行整理和存档，编制每一年的文书档案全引目录，做到档案搜索电子化，查询某个文件可以精确到本的水准，并在原有检索工具的基础上，根据局内档案利用情况不断完善，不断增加，续添了职务任免专题目录、专业技术职务专题目录、先进个人专题目录，人名索引条、养老保险档案条、医疗保险档案条、失业保险档案条、仲裁监察档案条、农村养老保险档案条，健全了检索体系。 2、人事档案 严格按《人事档案保管制度》、《人事档案保密制度》、《人事档案查阅制度》等，在职工人事档案整理工作中，对档案中记载的个人基本信息，包括个人的姓名、出生时间、单位、参加工作时间、文化程度等情况全部实行微机管理，从而极大地方便人事档案的查阅，提高办事效率，定期对全县职工人事考核资料归档，严防丢失。对人事的年度考核表、工资变动表、入党材料等及时予以整理填充，做到了人事档案分类准确、材料齐全、外观整齐。使档案管理水平和工作服务质量不断提高，逐步形成档案管理的科学化、规范化、制度化。 这些年来，通过自己的努力工作，顺利的完成了各项工作任务。其中，2000年承办完成了盂县劳动和社会保障局所辖档案的收集整理工作：包括对往年的招工档案1万余件、知青档案3700余份、复转军人1500余人安置档案、破产企业1.3万余人档案、职改档案1.9万件、调资档案2.7万件、干部职工交流调动任免档案1900件、信访仲裁监督档案1190件、企业职工个人档案5770件、企业职工培训档案2780件等等，完成之后，一并将这些民生档案上交至盂县档案局收集管理。 2012年参与完成了养老保险18770件收集整理工作。2013年参与完成了医疗保险19853件、失业保险9235件的收集整理工作。 今年以来，重点是规范了流动人员的“弃档” 问题 伴随着人才的大量频繁流动，越来越多的人变成了“社会人”，他们普遍认为人事档案与自己工作、生活的关系已不再密切，对其处置时也变得比较随意和不闻不问。 因此，近几年来出现了大量“弃档”现象， 调查显示，超过43%的人都不清楚自己的档案去哪儿了，这直接增大了流动人员人事档案管理的难度，对我国社会、经济、文化等各项事业的发展进程产生着不可估量的消极影响。 在这方面，我们的应对办法是通过多种媒体广泛宣传其重要性，并印发资料和告示：“凡是统招大学生，就有学籍档案，工作后，学籍档案插入一张报到证，就是人事档案，里面有党团材料、学籍材料、大学成绩、奖惩情况等。人事档案里会增加报道证、转正定级表等更多的材料。档案最重要的影响就是自己的干部身份，干部身份不等于你就是国家干部，它是计划经济的遗留产物。所有统招大专以上学历毕业生，都会被认定为干部身份，高中及以下学历的，被认定为工人身份。没有干部身份，考公务员，或者进一些国企和事业单位，就不能，此外，档案还关系到考研、评职称、办准生证、出国政审、工龄计算、住房补贴发放、入团入党等。”另外，还告知毕业生毕业了，应关注档案去向，更要主动拿上报到证到人才交流中心办理人事代理手续，而且，档案派遣一年后，必须办理转正定级，这样，干部身份才正式缺认，不然就要当一辈子工人！档案丢了，或者超过5年没有缴费，或者自己拿着，就会变成死档和弃档。 通过这些办法，流动人员的弃档问题大大减少和改进。 3、声像和图书档案 采取了必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室建立了一套严格的制度，防止分散流失、杜绝归为己有。对照片按《照片档案管理规范》和要求进行了整理归档；按《中国图书分类法》对图书进行了分类整理，近年来按规范要求整理资料 1000余册。并按省一级档案管理的要求，建立健全了资料接收、整理与管理体系。 4、电子信息档案 信息成果采取多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各部门，扩大社会影响，拓宽服务范围，以提升档案自身地位。 总之，进入21世纪，档案工作发生了深刻的变化，最明显的是：由机关向公众的转变、后台向前台的转变、纸质向电子的转变、行政向法制的转变。只有调整和创新当前档案管理的运作模式，档案工作才能产生新的生产力，从而促进档案事业跨越式发展。 （作者单位：盂县人力资源和社会保障局再就业服务中心） |
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