| 标题 | 分析学校档案管理的发展情况及改进措施 |
| 范文 | 黄剑芸 中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）7-099-01 摘 要 本文主要从档案管理的重要性出发，对目前学校档案管理信息化建设的现状进行分析，对加强档案信息化管理提出针对性地措施，使得档案更好地为学校管理提供价值。 关键词 学校 档案管理 发展现状 改进措施 档案是国家社会和个人用于保存社会活动记录的文字和图片等信息，是一种文明的记录和传承工具。学校的档案，是学校记录学生信息和学校发展历史的材料，真实地反映学校的管理水平和发展。 一、学校档案信息化建设存在的问题 （一）档案信息化管理意识不足 目前，学校管理者对档案信息缺乏良好的管理意识。原有发展思维模式已经根植于心，所以学校的工作更加注重教学、科研和管理。档案信息管理没有得到足够的重视，普遍缺乏对档案信息建设的系统认识和理解。 （二）投资不足 就学校发展的投资而言，往往是在基础设施建设、支持教学和科研等领域。由于对档案管理信息化建设重视不够，投资于档案管理的技术和资金非常有限，没有外部投资于档案管理信息化的建设。 （三）档案信息化建设缺乏科学规范 学校管理在建设和管理档案信息的过程中，缺乏一定的管理标准作为指导，包括档案管理网站信息系统的设计、相关软件应用标准、纸质档案以及电子文件信息的数字化标准等。 （四）知识库数量少，没有实现资源共享。 由于学校制度和专业的不同，学校档案的内容各式各样、载体文件多样、具有来源广、归档时间不同的特点。此外，档案文件管理不规范，导致档案文件收集不足，文件数量少，这在很大程度上直接影响档案文件信息的质量。 （五）文件资源利用率低，服务形式单一。 目前，由于缺乏统一的网络协调组织，档案管理缺乏系统信息录入，数字档案管理网络尚未形成，各类信息无法分类处理。 （六）专业档案管理人才缺乏 学校档案信息管理不仅要求管理者具备基本的档案管理能力，还要求管理者能有效利用现代信息技术，对计算机能够灵活运用以进行档案信息管理。 二、新時期下加强档案信息化建设与档案管理的策略 （一）积极更新观念，提高信息认识 在新时期下，学校领导要树立“电子档案”观念，坚持与时俱进，积极转变过去档案简单收集、整理以及借阅模式，进而与当前的社会接轨。另外，学校领导和管理人员还需摒弃传统手工操作管理的观念，真正的认识到档案信息的价值，以便在今后的档案管理中利用各种先进的信息化手段动态化、便捷性的传播档案信息，让档案价值得以最大化的发挥。 （二）推进数字化进程，构建管理系统 学校档案信息化建设的核心内容是资源建设，学校所有的业务都必须要围绕资源建设来开展。学校档案管理工作在信息化时代，需将重点放置在档案资源共享和档案数字化两方面，学校要对档案数字化建设投入人力财力来推进建设进程，同时还需严格遵守相应原则，要对数字化建设工作计划进行科学合理的编制，重点加强监督管理，以便顺利有序开展档案数字化工作。同时，还要做到最大化服务广大使用者使用需求，并且进一步对档案数字化目录进行完整构建，形成各个单位协同努力的局面。其次，学校档案管理部门还需要实行电子文件和纸质双归档制度，与此同时还需对要求的范围图形和文本等文件实行并联并存制度，通过这些举措，实现档案的全检索。 （三）强化标准建设，提升标准化程度 加强学校档案信息化标准建设在信息时代中，需做到几点：第一，必须要加强学校档案信息化方面规章制度和原则的建设，对学校档案管理信息化建设中的相关理念要明确、定义以及方法等，同时还可以通过制定档案收集整理鉴定标准、专业名词术语标准以及库房建设标准等，进而规范化的管理档案。第二，加强软件、硬件的标准化建设，在进行档案信息化建设进程中，学校一定要全面考虑数据库的标准格式、软件的配置标准、硬件选择标准等，同时还必须要加强电子产品的更新和维护，根据目前各个学校档案信息化管理的实际情况，引入相匹配的信息化设备。第三，统一电子档案格式，进而最大化的确保档案资源在不同的信息平台上进行有效传递或是使用。 （四）构建保障体系，确保档案安全 为确保学校档案信息的完整，学校档案管理部门需构建安全保密体系，在这个体系中，包含了对电子文件归档的指导、监督，最大化的确保其真实性、完整性。在信息时代，学校要想实现档案管理信息化，一定要从思想意识上认识并重视档案信息化建设中安全保障问题，采取措施，构建全面且完善信息资源安全保障体系，从整体上促使档案管理系统的安全处理和防范能力。 三、结语 当前社会背景下，学校的扩招使得学校的规模不断壮大，传统管理维护档案模式显然已经无法满足现代化发展要求。传统管理模式中学校档案管理存在效率低下、维护困难等问题。这些问题对于校园档案管理来说影响非常突出。信息技术的应用能够很好的解决这一问题，信息技术的应用提升了材料查询效率，能够很好地降低错误率。学校需要重视信息技术的应用，以此提高档案管理水平与效率，促进学校健康发展，最大化发挥信息技术的价值。 参考文献： [1]赵海杰.普通高等学校本科教学档案信息化建设的问题与对策[J].汉字文化，2019（12）：183-184. [2]王维祥.基于互联网时代下的中职学校档案管理[J].中国校外教育，2019（16）：24+26. [3]韩国晔.高校档案管理工作存在的问题及研究[J].科学大众（科学教育），2018（02）：158. |
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