| 标题 | 企业档案管理的社会化问题 |
| 范文 | 樊亚平 中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）7-087-02 摘 要 在经济不断发展的背景下，企业想要持续稳定的生存下去，不仅是要提高企业的经济效益，对企业的项目及内部档案的管理工作也要做好。企业岗位人才选拔要有好的道德及专业素养。对此，本文将开展关于企业档案管理社会化问题的探析。 关键词 企业档案管理 社会化问题 企业管理 在网络高科技信息化时代，企业之间需要不断的创新，改革管理制度。在稳定发展的同时要控制好企业成本，在网络科技便利下，利用社会化管理制度不断的优化企业档案管理。企业档案管理为企业发展前进提供有利的凭证，有专业技术人员对企业档案的大数据库随时进行整理规划。在对企业档案进行社会化管理时，要具有科学规范性。从而推动企业在社会中更长久的发展。 一、企业档案管理社会化问题具体表现 很多企业更多关注企业的经济效益，对企业档案管理没有设立完善的制度，所以在企业档案管理上有很多的不足，没有在企业整体发展中发挥出优势。导致企业在实际的发展竞争中，有很多的阻碍。以下是企业档案管理社会化问题的具体表现： （一）就是企业对档案管理对企业发展产生的影响没引起重视 很多企业内部都有专门的电子档案管理人员，但是会存在一个问题，如果管理电子档案的人员不具备专业的操作技能，会直接影响到企业档案管理的效果和质量。主要还是因为企业没有重视档案的社会化管理，没有将企业档案交给社会专业的管理组织来管理。 （二）档案社会组织没有严格监控。 主要还是因为企业档案不合理的管理没有在企业发展中发挥作用，导致很多企业没有重视档案的管理。更别说对档案交由社会专业组织管理。也使得实际进行社会化管理时，没有达到理想的管理效率，反倒给企业带来了不少的损失。 （三）企业档案社会化管理没有安全性 企业交由社会专业组织管理时，社会组织没有分建独立的企业电子档案库，导致社会专业组织人员对没有建立单独档案库的企业进行单独，安全性的管理，在混合集体的环境下进行管理下，如果有企业电子档案格式及软件不一样的时候，系统会出现问题。在这种统一管理的大环境下，对企业档案是没有安全保护，导致企业档案内的信息被篡改现象发生，会给企业经济效益带来麻烦。 二、加强企业档案社会化管理的重要性 企业进行社会化管理是非常必要的。在对企业档案进行社会化管理后，能提高档案管理的质量。企业交由社会专业机构管理时，要加强相关管理人员的管理意识，要强调建立企业独立的档案管理库。更重要的是，企业要提高档案信息数据反复使用的效率，为企业管理发展提供有利的保障，不断优化企业对人才的培养，最终为企业提供有利的竞争力。 三、企业档案管理社会化问题的具体解决措施 企业要更好的发展生存，提高档案的管理效率和质量，就要加快档案社会会管理，让档案管理更规范科学。主要的有下面几个方面： （一）加强宣传力度 为了使企业档案管理专员更配合，要加大对企业社会化管理的宣传力度。企业要结合实际员工在岗位的工作进度情况，制定相对原来更完善的社会化管理宣传制度，要有针对的事物来进行宣传，在企业员工都重视档案管理工作的基础上，作为档案社会化工作发展的强力后盾。 （二）集中统一管理 顺应经济和科技不断发展的步伐，对企业档案管理工作也要运用一定的管理模式，除了科学规范性管理外，更关键的是企业要集中统一的对档案进行社会化规范管理，从而来提高企业社会化管理的效率。企业的档案社会化管理跟企业内部人员进行的管理相比更具有优势，企业内部进行的档案管理没有规范性，主要由公司根据内部人员对电子技能掌握情况来进行管理，这种传统的方式对企业档案管理的质量没有太大的帮助。所以将企业档案进行社会化管理是个很好的突破口，可以利用这个空档期，对企业员工进行集中统一且科学规范的管理和相关技能的培训。参照社会专业管理机构的先进模式，组织管理层及员工进行企业档案管理的有效方式的探讨，提高员工整体的专业素养，最后对企业内部档案管理工作进行完善，节约交由社会管理机构的成本，提高公司档案管理的效率质量，最终保证企业整体运行更快速。 （三）制定科学规范的档案社会化管理制度 企业档案信息里面有各种数据，包含企业科研成果、发展指导策略等全部相关内容，都是记录很详细，数据很准确的，在公司发展过程中有很大的参考价值。所以这些资料属于高度隐私的，在交由社会专业管理机构进行管理时，一定要建立独立完善的企业档案库，还要根据类别进行分类管理，保证企业档案随时需要哪个部分都能及时提取，并且保证企业档案的安全机密性，不能给企业造成额外的损失。不仅仅是企业内部相关员工的专业素养要高，对企业档案进行管理的机构的专业人员专业素养和专业技能都要跟上时代发展的步伐。 社会专业机构要保证好企业档案的完整性，不要有丢失现象发生。企业和社会档案管理机构之间是相辅相成，共同进步的合作关系，要互相进行监督，不断的完善好档案管理的工作，推进社会发展的进程。 （四）杜绝自带档案的现象 企业在实际运行发展过程中，因为重心放在追求经济效益上，没有严格规范企业档案管理的相关员工，人事平时工作较杂，员工填好面试档案都面试完了，没有及时把档案进行统一的管理，没有及时对档案进行电子档处理保存，档案还放在自己手里。档案如果不及时进行电子存档，是非常容易丢失甚至是被当做废纸扔掉的现象发生。这些企业人事对员工资料信息档案不够重视，实际是企业没有引起重视，员工也忽略掉了。这样的实际情况，在很多企业都是普遍存在的，是没有办法提高企业档案管理的质量的。尤其是企业要给员工办岗位变动工作或者需要调档案购买保险时，没有相关员工的档案来作依据。所以企业非常需要及时对档案进行社会化管理，交由专业机构，他们每天的工作都是做档案处理，档案丢失现象会降低很多，一旦弄丢还会有相关赔偿。因此企业要引起档案管理员工的重视，能避免自带档案的现象发生。 （五）提高档案资源重复利用效率 企业对档案资源管理这么重视，是希望最终能提高档案资源利用的效率，能给公司的发展提供参考价值。外包公司可以利用企业档案资源给企业市场提供更多服务。对企业相关项目和文书的信息进行整合提高利用率，为企业提供更大的经济效益保障，给企业招来更多的人才方面的资源。 四、企业档案管理社会化发展的趋势 企业做出社会化管理就是推进企业整体发展很重要的一步，在企业实际发展中，企业有意识去完善规范企业档案管理的管理制度和科学统一的管理流程，并且在企业推进社会化档案管理的过程中，可以通过外包公司对档案资源进行高效的利用，为公司效益提供更多的帮助。最后，企业的档案社会化管理不断优化之后，结合现代网络科技技术和大数据信息库的优势，更好的增加了档案保管的安全完整性，提高管理人员的管理技能达到企业档案管理的效果最大化，让企业档案管理和企业在社会背景下能更好的发展。 五、结语 企业在进行档案社会化管理时，要加强企业自身员工的专业素养，培训员工对档案的高效管理的方式。要学习社会化管理机构先进的管理技术，提高企业档案管理的效率，引起相关员工对档案管理的重视，提高企业档案利用的效率和质量。利用档案资源为企业招兵买马，为企业经济效益提供有利的保障。发挥企业档案最大化的利用价值，为企业实际工作中及时提供更多有效的凭证。 参考文献： [1]杨鸿.企業档案管理社会化问题初探[J].知识经济，2015（9）：139. [2]白爱云.企业档案管理社会化问题初探[J].新西部，2013（3）：73. [3]刘丽丽.企业档案管理社会化问题初探[J].企业改革与管理，2017（10）：17-18. [4]企业档案管理社会化问题初探[J].工程技术：文摘版：296. |
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