| 标题 | 事业单位职工离职文档管理研究 |
| 范文 | 陈山虹 摘要：改革的不断深入促使事业单位职工流动加剧，管理成本和风险增加。本文从离职文档管理的角度对事业单位职工离职管理进行分析，提出树立正确先进的管理理念、构建科学系统的管理制度、结合管理实践、强化控制、细化管理，以期实现提升组织管理水平、和谐发展的目标。 关键词：职工离职 文档管理 人力资源 根据人事部《关于在事业单位试行人员聘用制度意见的通知》精神，事业单位从单一、稳定的计划经济向复杂多变的市场环境转变，人事制度更加灵活。职工的就业观也在不断变化，更多具有“跳槽经历（倾向）”的就业者就职于事业单位。单位不得不重视起职工的离职管理工作。 1.概述 1.1离职管理 离职是指职工和事业单位之间结束聘用关系、职工离开原单位的行为。对职工离职行为的管理称为离职管理。本文着重讨论职工自愿离职的情况（非自愿离职包括聘用单位单方面解除与职工的聘用合同、聘用单位集体性裁员）。 1.2离职文档管理 离职文档是指职工离职管理过程中形成的具有查考利用价值的各种载体形式的文件资料。主要包括：辞职申请书，辞职申请回执，辞职审批表，岗位业务、财物、文档资料交接清单，同意离职的文件，离职面谈记录、离职调查问卷，视同养老保险缴纳费用年限证明，待完善的其他文书和人事档案资料等。 事业单位机关有专员负责管理职工离职：管控流程、监督指导、配合人事和文书档案部门做好离职文档资料的收集整理工作。 1.3离职文档管理的意义 离职不仅增加单位的显性成本：招聘、培训费用增加，生产率下降；同时增加了的隐性成本：单位归属感和凝聚力降低，管理风险增加。做好离职文档管理工作可以： 1.3.1改善单位的管理。离职面谈记录和离职问卷调查如一面镜子，反映了职工对单位管理、环境、人际关系的感受和评价。“人之将走，其言也真”。结合文档管理，可整理分析出招聘行为的调整方向、制度和管理上的不足。整理分析离职面谈记录可以找到员工离职的原因：薪酬、环境、关系还是文化，促进改善单位的不足。 1.3.2充实后备人才库.因为求学深造离职的职工不仅拥有实际管理和技术经验，未来具备更高层的知识，而且他们熟悉单位的业务流程与文化，再次就业时磨合成本较低。离职文档管理不仅应整理此类人员的信息，充实后备人才库，还应做到与之保持联络、感情留人：过年节时发送问候短信，关心其实习就业情况。 1.3.3“安检”离职职工，卸载单位风险。离职文档管理工作是防范用工风险的最后一道闸门，负有维护单位正当利益、补救不足的使命。通过离职文件资料的归档整理，可知晓岗位交接和支付违约金的情况，保密岗位和特殊岗位的保密协议或职业病离岗体检情况，聘用合同更新和人事档案完善情况，督促催办职工转户口转档案、结束人事关系。否则每一位离职职工都是一个不定时炸弹，单位的用工风险增加。 2.分析存在的问题 2.1理念待提高 事业单位实行人员聘用制的时间不长，离职管理工作还在起步阶段，注重实践“管理离职”，忽视构建“离职管理”。 2.1.1主要盲点和误区。单位认可“忠诚的职工是好职工”，不愿意再次聘用离职职工；“你不愿意干，我不强留你”，消极管理：不主动交流、做好安抚，有时还采取惩罚措施。比如拖延给出离职决定，要求未满聘用期的缴纳违约金，不同意调动、只允许辞职后以失业身份重新就业公务员、升学等等。 这容易激发职工对单位的不满，有些人写公开信或上访反应诉求，造成人力资源部和单位的被动；有些人将负面情绪和信息传递给QQ群、贴吧、论坛等社交网络里有意应聘的人群，影响单位的名声和形象。 2.1.2制度和流程不规范、不系统。制度是事业单位管理工作的基础和必备工具。单位的管理往往“虎头蛇尾”，即重视招聘、培训、绩效、薪酬这些模块：有专门的职工聘用管理规定、公开招聘管理办法、绩效考核办法、年度培训计划，条款详细、流程严格、时常修订补充。相对而言，职工离职管理显得简单疏漏：没有专门的离职管理办法，流程简单、少监督，离职文件资料的归档范围不明、收集整理留存的要求较低。 由于没有离职管理培训、缺少制约和指导，基层单位相关工作人员管理离职时行为流程和问题解释存在差异。因此职工产生离职是随意的、简单的、不受重视的印象。 2.1.3重视管理的结果，忽视管理过程和行为的改进。单位重视管理职工离职的实用性、功能单一：考核离职管理体现在离职率的降低和挽留核心人才的人数，停留在管理离职的水平；没有或者是不重视离职面谈、调查问卷等环节；所以不能通过聆听职工心声发现单位招聘、管理、环境、文化上的不足，卸载职工对单位的不满和误解，达不到离职管理的水平。 2.2文档管理流程不畅、分散、随意，作用有限 前述原因造成离职文档管理没有制度约束和指导办法，缺乏归档范围使得离职文件资料难以收集完整、非集中地随意保存，无法分析不全或缺失的数据，降低了离职管理工作的科学性与有效性。 2.2.1归档范围不明确。现有职工聘用管理办法和机关文书档案归档范围对离职职工文档收集范围规定笼统：一、按照国家档案局规定：“职工录用、转正……辞职等文件材料”属于事业单位机关文件档案的归档范围，应永久保存。二、按照聘用管理办法和人事档案管理规定：聘用合同、解除聘用的材料、视同养老保险缴纳费用年限证明应保存在人事档案中。这两项规定提及的文件材料可以做到被完整地收集。 2.2.2分散保管、收集不全。离职文件资料分散在各部门的相关工作人员手中，保存分散失控，单位的管理风险增加，造成无法深度挖掘分析离职管理数据。 比如辞职申请回执中列明单位和职工在离职流程中的责任、义务、注意事项。若双方产生矛盾冲突，回执可以证明单位已尽告知责任，降低风险。现回执散存在直接领导或基层人事工作人员手中，也许相关人员没有留存职工签过字的回执。 2.2.3离职文档管理作用有限。因为缺乏文件资料、基础数据的支持，离职文档管理只能做事后补救的工作，不能对单位管理、环境和文化方面的改进提出建议。 人事档案室的工作人员收到职工离职的通知后，开始整理人事档案：常发现缺少进编、合同、转正定级、考核等文件，督促相关单位和工作人员补充资料。这是对单位人力资源管理的各环节模块的梳理、总结和补救。除此之外很难发挥更多的作用。 3.从离职文档管理的角度谈改进离职管理 3.1树立正确先进的管理理念 改革的压力促使事业单位努力从人事管理向现代人力资源管理转变。一流的管理和有效的行为是建立在正确先进的理念基础上的。单位离职管理要树立主体意识、程序意识、证据意识、人本意识。 主体意识是指单位是聘用管理中的主导者，应重视日常管理。依附于单位的各类规则，职工更多扮演执行的角色。这样单位方能掌控局势，处于主导地位。 程序意识是指单位在职工聘用、考核、续聘、解聘等环节中按照相关规定程序严格执行，减少瑕疵，降低自身的管理风险。 证据意识是指对职工名册、考勤记录、报销凭证、财物领用、工资表、加班申请等材料要有规范的记录、保留书面原件的理念。 人本意识是指“以人为本”。即善待离职职工：聆听诉求、尊重人格。他们的破坏行为会减少、争议发生率会降低、聘用关系更加和谐。 3.2构建科学系统的制度、梳理流程 3.2.1构建科学系统的制度。为了保持单位规章制度的整体性、系统性、连续性。制定专门的离职管理办法，同时梳理单位已有的相关的制度、修改补充相关规定。比如文书档案的归档范围应扩大、细化，增加入职或上岗培训的科目，增加相关人员的考核内容、更新绩效分值计算公式等等。 为有效防范单位的法律风险，离职管理制度应对聘用双方的权利和义务、纠纷解决方法有明确的约定。为了防范单位商业和技术秘密泄露，应制定保密人员范围，离职时签订保密协议，确认离职后的保密责任。 3.2.2梳理流程。员工离职时，企业一般采用以下流程：职工提出离职申请，离职面谈，核准离职申请，业务交接，办公用品和公司财务交接，监督移交，人员退保，离职生效，及时给付补偿金、违约金，取消职工的企业邮箱和办公系统登录权限、电话系统、门禁卡等，资料存档。对照该流程，单位通过查找自身的不足、结合实际，制定出操作性强、科学的离职流程。 为了保障离职管理流程的顺利流转，杜绝随意办理离职手续，设计流程时，相关制度应明确每一个环节的责任人，环节结束的标志事项及形成的文件资料，对填写表格的文字和数据有明确要求、完成时间、份数等，职工已知晓信息的签名，文件资料提交给具体哪些部门。 3.3对离职文档管理的实践总结和建议 追求精细的现代管理需要将管理落实到工作的每一个细节中，每个程序和环节都是有技巧的。文档管理有两个关键环节： 3.3.1岗位交接清单。岗位交接清单是重要的离职文档，内容多、格式难统一，是离职文档管理的难点。清单质量取决于离职职工、直线领导的专业素质和责任心。如果交接不完整，容易造成重要工作遗漏、珍贵资料丢失，重建需要高额成本 首先，建议机关单位的人力资源部在离职管理规定中给出交接清单的必要内容：任务概况：项目名称、进展、需要的资源和技术支持；联络信息：对外的客户名称、联系人姓名、联系方式和地址，内部联系人姓名、联系方式、所属部门、主要职责；工作文档资料：制度流程、申报材料、会议记录、统计报表、合同、证照资质等电子以及纸质的文件材料，注明文档存储方式、存放地或者路径名；明确岗位的核心业务与流程，突出交接的重点。各基层单位应将本单位的岗位交接清单按照岗位类别制定模版向人力资源部报备。 其次，交接人填写好规定的规范的交接清单后，由直接上级审核、签收、备份，对表单和资料的全面性和准确性负责，再提交给机关单位人力资源部做双重备份。如果交出方和接受方是面对面交接，直线领导也需参与其中、做好监督指导备份的工作。 3.3.2离职面谈和调查问卷。离职面谈或离职调查问卷环节是离职管理的关键环节，事业单位应补上或重视该环节。故而面谈记录表单或问卷就是离职文档管理的另一个重点。（若是人力有限可以采取问卷调查的方式，需要用专门的实物或电子信箱回收、并确保离职人员认真填写和问卷回收率。） 人力资源部离职管理专员每季度或每年汇总分析这些面谈信息，找出影响离职的因素，提出改善意见，减少类似事件再发生。人力资源部要对面谈效果进行评估与分析，定期指导单位的离职面谈工作。 3.3.3离职文档管理的整理与保管。机关单位的离职专员掌握离职的整个流程，按照集中管理原则，他应负责收集离职文档、移交文档给人事档案和文书档案管理人员。建议将离职文档和职工用人（编制）单位保存的进编材料、聘用合同、转正定级、职称材料一起保存。按照以人为单位的方式整理归档，保管期限宜为15年。学习财务凭证的归档方式，作为人力资源部的业务档案将之定期向人事档案室或文书档案室移交。 参考文献： [1]程薇，周洪，许娟.离职管理在护理人力资源管理中的应用体会[J].中国护理管理，2011（9）. [2]栾贞增，卢强，李娜.企业核心员工离职的临界管理研究[J].经济师，2013，（12）. [3]马勇.员工离职的工作交接如何到位[J].人力资源，2011（11）. |
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