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标题 论互联网环境下人事档案的现代化管理
范文 冯冲
摘 要:网络技术的发展给社会各项工作都带来了极大的冲击,档案管理也不例外。作为档案管理的重要内容,人事档案管理在总体档案管理工作中占据重要地位。在互联网环境下,人事档案亟需加强数字化、信息化管理,提高现代化管理水平,提升档案管理以及利用之效率。对此,本文就互联网环境下人事档案的现代化管理进行了多方面探究,以供参考。
关键词:互联网;人事档案;现代化管理
科学技术的发展促进了互联网的形成,其是一种崭新的社会形态,能有效提高社会生产力,促进社会各行业领域的发展。互联网环境下,许多传统产业找寻到了与互联网相结合的有效途径,依托互联网平台和技术进行行业整合、资源获取和信息互通已经成为当前常态。特别是在2015年“互联网+”计划于政府工作报告中提出之后,互联网于各领域之应用更为广泛。在此背景下,人事档案管理工作也积极引入了互联网技术,开始步入现代化管理时代。
一、人事档案现代化管理之要求
在当前信息技术飞速发展的时代,要做好人事档案的现代化管理,需满足下述要求:
对人事档案实施电子化管理。档案电子化是人事档案现代化管理之前提。即要求将纸质档案上的信息输入计算机存储,转换为电子档案,建立档案信息库。如此,人事档案方可通过网络平台为各个部门、各级领导所调阅,极为便捷。此外,人事档案的电子化管理还便利了档案的修改和更新,也更利于档案的保存,还能在一定程度上减少档案收集、整理的成本。
第二,对人事档案信息管理的标准化。人事档案的现代化管理需要档案管理人员依据一定的制度标准进行档案的建档和管理,通过系统软件来整合档案信息,高效进行信息的查询、统计以及利用。为使人事档案能于网络平台进行共享,应统一人事档案信息的建档、存储、交换之标准,实现各档案部门工作的全面接轨。
第三,对人事档案信息实施网络化管理。人事档案信息的电子化仅是档案现代化管理之第一步,在遵循保密原则以及查阅规定之基础上,还应充分利用互联网实现人事档案信息的网络共享,进行网络化管理。如此,才能最大化发挥人事档案对于个人、组织以及社会之价值,提高档案利用率。
二、互联网技术应用于人事档案管理之作用
互联网技术应用于人事档案管理已是大势所趋,其在实际档案管理工作中的应用具有重要作用,具体如下:
其一,便利档案资源的开发,实现资源共享。互联网技术的应用构建了一个庞大的网络管理体系,扫除了档案在固定空间存储不可随时调用之障碍,须臾便可实现不同部门之间的信息调阅与查询,有效增强了档案资源获取的及时性,大大节省了时间,能使人事档案的开发与利用效率得以提高,这都有赖于互联网技术提供的技术保障。
其二,能为部门领导提供有关人员的全方面信息。利用互联网技术可以构建人才信息库,将于人才有关的信息全部集中于一体,进行分门别类的存储,有利于部门领导迅速查阅与人才有关的信息,包括政治面貌、家庭情况、奖惩情况、工作历程等等,还可查阅人才日常生活、工作、学习等多方面信息,对人才进行全面了解和综合分析。
其三,通过互联网技术可实现各计算机设备的互联互通,建立网络系统,便利各部门之间信息的交流,也便利档案管理人员随时了解各部门人员的情况,随时进行信息的收集、更新与修改,也便于对人员之具体情况进行研究和分析,实施更高层次的档案信息服务。
三、互联网环境下人事档案的现代化管理策略
(一)建立完善的人事档案现代化管理制度
当前,在互联网环境下,由于人事档案依托互联网技术进行管理的时间还较短,还缺乏系统化的管理制度,亟需各单位依据自身实际情况进行管理制度的完善,以更好地进行人事档案的现代化管理。因此,档案管理部门应积极与人事部门以及单位领导进行沟通和探讨,制定出具体明细的现代化人事档案管理制度,特别是针对档案的电子化、网络化管理制定出完善的人事档案信息化管理制度,进一步规范档案管理工作,实施科学化管理。例如,可依据《档案法》制定《人事档案信息化管理制度》、《人事资料收集、整理、归档制度》、《人事档案网络共享管理制度》等等,只要是有助于人事档案规范化管理的制度都可借以参考、借鉴,以完善本单位的人事档案管理制度,明确相关工作人员之责任,增强其管理意识,切实提高人事档案现代化管理之实效。
(二)加快进行人事档案数据之自动化整合
依托互联网进行人事档案的管理,并非是简单的将档案挂至网络,也非仅为纸质档案的电子化,而应实现人事档案数据之自动化整合。即,收集整理大量开放性人事档案信息数据,共享至统一的网络平台,让用户能灵活利用,满足用户之档案利用需求。这一方面要加强人事档案信息之标准管理,颁布行业信息管理标准,形成统一的信息管理体系,促进档案数字化建设之开展,另一方面,要加强各档案馆之间之合作,实行人事档案信息之开放共享。互联网的出现能够密切各档案管理部门之联系,而档案的数字化、网络化也便利了用户异地查阅人事档案,加速了档案的数据化进程。此外,各档案馆还需加强技术合作,共同开发新的人事档案管理技术,高度整合档案资源,推進档案管理由数字化向数据化之转变。同时,云计算作为互联网时代一种热门的新的服务模式,对于整合数量庞大且无序的人事档案信息数据具有积极作用,档案部门可合理对其加以利用。人事档案管理人员可将人事档案信息通过互联网上传至云端,便利云计算对这些数据信息进行分类整理,为用户提供可视化数据服务。
(三)提升人事档案管理者之综合素养
互联网的出现对人事档案管理人员的工作以及综合素养都提出了更多、更高的要求,需要档案管理人员紧随时代步伐,与时俱进地进行自我学习和提升,以更好地做好本职工作,提高人事档案管理工作效率和质量。档案管理部门是一个服务性部门,其主要的工作便是为用户提供所需的档案服务,而服务质量的高底则与档案管理人员之综合素养息息相关。在互联网环境下,人事档案更新的周期更短,档案资料的利用度更高,档案管理人员所需服务的用户群体也更为庞大,这些都需要人事档案管理人员不断进行自我学习,参与各项培训活动,既可以参加所在单位组织的集体学习活动,如学习讨论会、经验分享会、主题讲座等,还可自觉进行在线学习,在网上选择适合自己的学习资源进行知识的积累,也可参与远程教育培训,不断实现知识的更新,提高专业技能。此外,依托互联网进行人事档案管理工作还需要档案管理人员熟练掌握计算机技术,懂得一定的网络安全管理知识,因此,相关人事档案管理人员还应积极参加计算机专业技能培训,以进一步提升综合素养,做好本职工作。
四、结语
对于互联网环境下的人事档案管理工作而言,如何适应新环境,满足新的要求,做好人事档案管理服务工作是当前人事档案管理人员需深入思考探究的问题。面对互联网这一新的环境,人事档案管理者应积极更新管理理念,认清时代发展的新形势,牢牢把握好互联网这一新媒介,做好人事档案的电子化、网络化管理,加快人事档案管理的现代化发展。
参考文献
[1]秦丽娟.信息技术对人事档案工作的影响研究[J].神州,2017(35):276.
[2]刘璐.浅谈人事档案的信息化管理[J].人力资源管理,2017(8):379-380.
[3]张妤.浅谈人事档案电子信息化管理[J].办公室业务,2017(7):55.
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更新时间:2025/2/11 5:16:44