| 标题 | 企业档案信息化建设中存在的问题及对策 |
| 范文 | 许琦 摘 要：在全球化、信息化速度不断加快的今天，企业档案管理的信息化将会成为今后档案管理工作的发展趋势。但是目前我国的企业档案管理还不算完善，在企业档案管理的信息化建设方面还有待提高。本文就将对企业档案信息化建设中所存在的各种问题，以及针对性的解决措施进行详细阐述，并且对于企业档案信息化的优点进行了分析，以便为今后相关方面提供一些有用的参考依据。 关键词：企业档案；信息化；问题；对策 目前我国的信息化、全球化的进程正在不断的加快，同时，不断完善和创新的信息技术为我们日常的生活和工作带来了非常多的便利。而针对目前我国企业档案管理的情况来看，档案管理信息化将会成为企业今后档案管理工作的发展方向。可是现在我国企业档案管理信息化建设的情形还不容乐观，这就需要我们采取针对性的措施来加强关于企业档案管理信息化的建设，以此来提高企业的管理效率，使档案的作用发挥到最大化。 1 企业档案管理信息化具有哪些优点 企业要适应当前新形势的具体要求，努力推广和应用新的科学技术，提高企业的管理效益，这样才可以加强转变经济发展方式。企业的档案管理属于企业管理中的一项重要组成部分。如果企业要提升自身的管理水平，就要全力推进企业的信息化建设，这样对企业的可持续发展也是十分有利的。企业档案管理信息化具有以下几个优点： 1.1 提升企业的核心竞争力 如果加快企业档案管理信息化的步伐，首先就是要通过企业内部的网络，进而实现档案管理的交互性和标准化，打破传统的各自为战的局面。以档案信息标准化为依据，建立目录级数据库，还可以对一些档案的原件进行扫描，使之成为内容丰富的数字化信息资源。在网络中，每个网络成员都在发挥着自身的核心作用，技术的共享、费用的分摊，可以把制造和开发的产品迅速推向市场。不仅如此，公共档案信息的共享，还能够将原有的竞争关系转变成为合作共赢的关系，以此来增加企业资源优化配置的范围，降低风险，最终提高企业的竞争力。 1.2 提高企业的管理效益 效率高是信息技术的一大优势。企业可以通过档案管理信息化的数据处理能力，提高企业效率，同时也缩小管理成本。同时，由于信息化程度的不断加深，企业档案管理的范围也在不断增加，企业档案的经济效益也得到了完全的发挥，从而降低了企业的相关成本。 1.3 能够完善工作流程 计算机正在逐渐取代监控部门的大部分的职能，使决策层和执行层之间的沟通更加方便、及时，这其中变少了管理层。把对等的信息传递给企业的各个部门、小组，采取动态管理模式，便可以使信息沟通变得更加及时、顺畅，进而降低了协调和监督的成本，加快了决策中心和市场周围信息间的反馈速度，激发了组织成员的潜能和积极性，使流程化管理的效果凸现出来。 2 企业档案管理信息化所存在的问题和矛盾 尽管我国目前信息化的发展速度很快，可是受到企业管理者思想观念和知识阅历的影响，企业档案管理信息化发展的并不顺利，其中存在着一些问题和矛盾，主要表现在以下的3个方面： 2.1 企业管理者思想存在较为模糊的认识 很多的企业管理者都认为所谓的企业档案管理信息化，无非就是要把档案资料输入到电脑当中，也有一些管理者会因为觉得企业档案信息化的建设需要投入资金，最终也选择了放弃。所以信息化的过程和作用就在信息化的推动过程中被逐渐的弱化，而信息化可以让企业的管理环节变得更加透明，为企业建立一套崭新的管理体系，能够重新建立企业的组织结构和生产系统。 2.2 企业档案管理信息化没有进行科学规划 在企业档案管理信息化的推进过程中，把企业的各种信息资源进行有效的整合和利用，进而为经营管理服务是十分重要的。有一部分的企业档案管理系统，以及办公自动化系统是由很多个单一的设计单位所共同建立的，想要每个系统之间的数据提取及共享是十分困难的，这就形成了系统低效运作的情况，企业在制作完信息系统的软、硬件之后，档案信息资源还是没办法实现有效的对接与共享。 2.3 企业档案信息化建设水平较低 很多的企业并不具备一直专业的建设队伍，特别是一些中小企业中，这种现象更为明显。在企业信息化建设的过程中，很多的软件公司对企业的特点、流程及管理都比较陌生。有一些企业干脆实行拿来主义，对方案的论证缺少系统的分析，在具体的实施过程中也缺少二次开发的能力，这些都是导致建设信息化系统缺乏实用性和针对性的原因。还有一些企业在进行信息化建设的过程中，由于系统功能求大求全，因此使得企业信息化系统与企业自身的业务流程、管理流程截然不同。不仅如此，人才队伍短缺、队伍质量不高，并且对现代化管理以及计算机的高级认知不够。 3 如何加强企业档案管理信息化的建设 企业档案管理信息化建设是一项系统的工程，它需要通过企业档案信息化管理标准的制定，档案管理应用软件的推广，对电子文件和档案的管理，最终实现电子文件和档案的保管，确保电子文件和档案的完整性、有效性，使局域网络更加规范化，同时还可以促使企业馆藏档案的数字化。 3.1 加强企业档案信息化基础设施的建设 在日常的实践工作中，企业要为档案管理的相关部门配备现代化的档案管理系统，通过科学技术来完善自己，加强管理者的实际操作的能力。档案信息管理软件的功能正在不断的提高，所以对计算机硬件的要求也是越来越高。在档案的管理方面，可以通过计算机进行档案的收集、整理和编制工作，还可以对档案库房进行管理。除此之外，还可以用于其他不同的档案工作项目中，使每项工作都可以实现网络化，最终实现资源共享。 3.2 做好电子档案信息资源的建设工作 很多的檔案软件不具备通用性，没有信息管理的功能。而且企业的档案部门所使用的的计算机型号并不一样，因此使得各自开发出来的软件不能够相互通用，并且也没有一个既能够用于档案信息管理，又可以进行文件检索的管理软件。因为软件不能相互之间通用，所以也就无法通过计算机来进行信息的管理工作，也不能编制出信息成果，这些都是制约档案信息电子化不断发展的主要因素。所以，加强电子文档资料的归档工作，对实现档案数字化，建立全文数据库都是十分有利的。但是有很多的企业到目前为止也并没有一个完整的，可以进行数据交换的档案系统，档案的信息系统和网络建设的形式大相径庭，并且开发性、服务性、规范性都相对来说较差，满足不了档案信息资源共享的要求。想要解决这些问题，就必须加强档案目录数据库的建设工作，使档案管理系统更加标准化，同时也要注重档案目录的输入和保存。 3.3 加强对档案信息化人才队伍的建设 档案资料的录入正在逐步迈入数字化的时代，所以就需要对档案的管理者进行全新档案管理理念的教育培训，对于发现的问题要及时解决，这样才可以提高档案管理的整体水平。在日常的工作中，档案管理者要及时进行档案的归档工作，掌握各种信息检索的方式方法，使日常的档案管理工作变得更加轻松。 4 结语 企业档案信息化建设不单单是企业档案管理的客观要求，同时还是加强档案信息服务水平的一条必经之路。所以说，我们一定要加快对于企业档案的现代化管理的步伐，促进企业档案管理工作的稳定发展，最终可以实现企业档案信息化的建设。 参考文献 [1]李新霞.论新形势下企业档案信息化建设[J].机电兵船档案. 2015（04） [2]陈月霞.企业档案信息化建设的实践与思考[J].现代国企研究. 2016（22） [3]李金苓.加快企业档案信息化建设[J].黑龙江档案. 2016（01） |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。