| 标题 | 高校综合档案归档范围和保管期限表编制问题探究 |
| 范文 | 刘琴 摘 要：档案保管期限表是档案管理体系中的重要构成部分，其制表是否正确、科学、合理，直接影响着高校档案管理质量和应用效率。本文在阐释编制档案保管期限表意义的基础上，针对高校综合档案保管期限表编制工作中若干问题，提出建设性措施，旨在促进高校档案规范管理和发挥档案服务高校发展的作用。 关键词：高校综合档案；归档范围；保管期限 编制适合自身高校特点的“归档范围及保管期限表”是做好高校档案管理的基础工作，也是确保高校档案归档完整、管理规范的首要条件。当前，我国高校档案多样化、多元化特征显著提升，使得档案信息资源不断高速增长，给高校档案工作带来新问题，因此，编制一部适合自身实际情况、技术含量高、结构科学合理的档案保管期限表尤为重要。 1 归档范围和保管期限表编制工作的意义 1.1 是高校开展档案收集归档工作的重要依据。高校“归档范围及保管期限表”的编制是高校档案收集归档工作的起点和依据，它既对档案的业务有着规范和制约作用，又对档案的整理和保管有着业务指导作用，保障档案管理工作有序进行。高校档案材料众多，具有门类复杂的特点，目前，高校综合档案保管期限表的编制方法，主要是依据国家档案局发布的8号令和教育部发布的27号令，同时参考国家档案局制订的各门类档案管理办法及规定，结合自身高校档案材料形成的特点，来开展具体内容的编制。科学编制各门类档案归档范围及保管期限的标准体系，能为档案收集、鉴定及销毁等系列工作提供统一的实施标准及依据，具体表现在：①它用简明扼要的表格和条款形式表述了哪些文件可以成为档案，归档文件各自保存时间的长度，有效克服档案人员在收集归档和鉴定工作出现的随意性和盲目性，为档案工作统一了标准；②它明确了不归档材料范围和归档材料范围的界线，区分了不同价值的档案，对于重要价值的档案，档案员应重点收集，并为定期档案过期后的销毁工作提供具体实施依据，极大优化了高校档案资源开发及利用。 1.2 是豐富和优化馆藏档案资源的主要途径。档案资源建设是高校档案管理部门的生命，关系到档案事业的可持续性发展。试想一个档案馆（室）如果没有具有价值的档案资源可挖掘，那它的存在将失去意义，也发挥不到为民服务、为社会现代化建设服务的实际作用。所以，要让档案部门生命力具有生机、可持续性发展，作为档案人员就要深度挖掘本单位有价值的档案资源，而丰富和优化档案资源的主要有效途径就是对“归档范围和保管期限”体系的不断完善。编制和完善“归档范围和保管期限表”是丰富和优化档案资源过程的基础和源头。做好编制工作，第一能保障馆藏档案的结构比例适当，有效防止档案种类的单一，确保档案资源在载体和门类上的齐全完整；第二能避免具有价值的档案资源的流失，还能适时鉴定剔除掉过了保管期限、失去保存价值的档案，有效避免过多无用的档案资源挤占空间；第三能避免馆藏档案的内容重复。 2 编制归档范围及保管期限表工作中存在的若干问题 传统的高校档案管理模式，由于历史原因，导致执行的档案归档期限标准具有一定的局限性。主要表现在以下几个方面。 2.1 归档范围条款描述不具体、不详细，存在令人费解的现象。归档条目描述过于粗犷、笼统，执行起来概念模糊，让人感到困惑。比如：落实政策有关材料、全院性工作的调查材料、召开业务工作会议、考核工作等相关资料条目。 2.2 档案员不深入调查研究，照搬国家或其他单位的分类大纲。个别高校档案管理人员工作图省事，不想深入各系部调查研究，便原原本本地套用其他高校的保管期限表模本，结果导致实际工作中既不利于业务操作，又使得本单位档案价值得不到体现，更突显不出本高校的职能特点。 2.3 未及时补充、修订、动态更新。在高校综合档案实际管理工作中，归档范围与保管期限表的内容并不是一直一成不变的，要顺应学院工作发展潮流，与时俱进。实际工作中，随着机构及部门职能的变动，有些重要的档案信息资源需及时补充、修订、动态更新，否则就会造成归档信息资源良莠不齐，大量一般性、毫无保留价值的档案数量增加，挤占了过多的档案资源空间，而后继具有价值的信息资源得不到良好的补充，影响了档案归档的时效性。 2.4 保管期限划分不准确、不科学。在对档案材料划分保管期限时，目前仅有文书档案、会计档案、基建档案等归档条款有相对应的保管期限规定，教学档案、科研档案等归档条款并无相应保管期限规定。实际工作中，对于永久档案的判定，往往没有考虑到档案价值的动态性和实效性，无限期保存下去，比如基建档案中相对应的建筑物早已拍卖或拆除，又如部分科研档案已被更新的内容替代，这些档案作为永久保存，变成毫无利用价值的死档案，又不得销毁。而对于定期档案，年限描述弹性又太大，这就导致有些档案员将部分归档条款保管期限划分过长或过短。 2.5 不向当地档案行政管理部门审批。部分档案员认为高校有编制档案归档范围的自主权，所以忽略了及时向当地档案行政管理部门上报送审这一道重要环节，甚至也没有请示当地档案行政管理部门进行业务指导或审批，认为经过单位领导审核签字后，印发文件便可执行生效。 3 提升高校归档范围及保管期限表编制的有效措施 3.1 归档条款描述宜细不易粗。归档条目描述越清楚越具体越详细越好，主观随意性越小越好。这就要求档案人员在全面掌握各个系部的工作职能的基础上，能详细罗列出各个部门的材料范围，同时还需保持与各部门时时沟通。如科研部“科研课题材料”，如果作为一条款，过于笼统，可以具体描述为：立项申请书、课题审批文件（立项通知）、开题报告、调研报告、中期报告、结题报告、课题成果佐证材料、鉴定结项审批书、结题证书等。 3.2 保持材料的完整性和成套性。整理档案时，应遵循文件材料的形成规律，凡是有联系、即同一内容的文件材料，原则上是要求保持文件材料的完整性和系统性，比如：科研档案同一研究课题，基建档案同一工程项目，行政档案同一问题的申请方案及批复等，都是按次序排列并装订在一起，这样不仅保管方便，也便于查找，然而按8号令不同的保管期限会将这些成套的材料分割开，出现同一内容的材料分散为不同的保管期限不同的位置保存，查找极为不便。所以在实际工作中，对于成套的材料，对同一课题或者专题的档案材料进行优化整合，按照时效特点进行编排编制，做好同一课题或者同一专题理论资料的有效衔接和后续补充，做到前后一致、内容完整，有始有终，避免断档缺失，努力保持档案信息资源的完整性和成套性。 3.3 保持一定时期的相对稳定性。“归档范围及保管期限表”一经当地档案行政管理部门审批后，就成为本高校档案管理工作的规范性、长效性文件，档案人员不得人为的随意更改，但是，当单位内部机构或工作职能发生变化，归档条目就应及时进行补充或修改，完善后的保管期限表也应经当地档案行政管理部门审查同意后方可执行。所以，在编制保管期限表时，要充分分析当前学院、社会情形，与长远发展理念有机结合，认定其具有参考、借鉴作用的长远价值，应尽量保持档案资源一定时期内的相对稳定性。比如针对在提升学校建设水平或科学、可持续性发展等方面具有重大作用的档案、重点科研类项目档案等，保管期限应重点提档升级。对一般性课题和一般性业务档案资源可以逐步降重分解、科学合理的编制保管期限，尽量减少短期保管的文件材料归档。 4 结语 总之，编制高校综合档案归档范围和保管期限表，要着眼于未来，把握宜宽不宜窄的原则，坚持历史的、辩证的、全面发展的观点，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和学院历史文化作用，准确、谨慎地界定档案归档范围及保管期限，让高校综合档案资源充分发挥其社会价值，更好地为提升教育品质服务，为推进校园文化建设服务。 参考文献 [1]刘爱民.陈壮.确定文书档案保管期限的分析方法[J].中国档案.2008（2） [2]汪孔德.档案保管期限表应实行审批制[J].中国档案.2006（2） [3] 雷昌玲.新时期高校档案归档范围与保管期限表编制问题研究[J].云南档案.2010 [4]严永官.”归档范围”与”档案收集范围”在丰富和优化馆（室）藏档案资源中的作用辨析.档案管理.2015 [5]袁之荣.浅析馆藏档案资源优化的主要途径.兰台内外.2015 |
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