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试析以人为本加强档案管理工作的措施

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巴哈图拉

摘要：档案管理工作涉及信息采集、整理、分类和借阅利用，对管理人才的要求很高。为了更好优化档案管理工作，我们采取以人为本的策略，充分发挥专、兼档案管理工作人员的职能作用，形成更科学化的档案管理体系。本文通过分析档案管理工作中存在的问题，结合以人为本的理念提出解决措施，完善档案管理体系机制，希望能给相关人士提供借鉴。

关键词：以人为本;档案管理;解决措施;问题分析

我国的档案管理工作是一种专业技术型工作，对从业人员的综合素质要求高。档案管理工作人员应该要秉承以人为本的工作理念，从多个层次入手，协调好工作内容，发挥人员间的合作力作用，建立起完善的管理机制，推动档案管理工作进行。虽然在发展的过程中有许多困难，但我们可以结合以人为本的理念解决这些困难。

1 档案管理工作中存在的问题

传统的档案管理工作在实际应用过程中存在一系列的问题，如图1所示。第一，各种业务档案难以收集，管理的机制不成熟。不规范的管理体系造成内部的管理工作不能实现权责分明，不同类型的管理员负责的工作内容混乱，各部门间的工作内容交接难以进行。第二，各部门负责人不重视该工作，成本投入太小。职员不能及时转变自己的思想观念，认为档案管理工作是一种费时费力的工作，认为该工作只能带来成本上的浪费，导致领导忽略了对该工作的精力投入，甚至是资金投入。

2 以人为本加强档案管理工作的措施

2.1 发挥全职或专职档案管理员的主导作用

以人为本的档案管理工作需要全体人员参与统筹规划，规范化档案管理工作的方方面面。我们需要动员全职或专职档案管理员、各职员、各部门负责人、分管领导等，其中全职或专职档案管理员在档案管理工作中起到主导作用，他们是以人为本原则的核心。全职或专职档案管理员可以推动档案管理工作进展，提升他们的档案意识建设水平，建立健全相关管理体制，进行档案资料开发利用、安全性分析、归纳整合等工作。全职或专职档案管理员的工作态度应该是积极进取的，不能受到客观因素的影响产生消极怠工的情绪。当领导不重视相关工作导致工作难以顺利进行时，全职或专职档案管理员应该积极创造条件，为自己的职业未来打下良好基础[1]。各种业务档案难以收集，工作难以发生进展，责任单位（责任部门）不重视该工作，管理的机制也不成熟，成本投入太小。在这种情形下，应该要创新档案管理的方法，采取奖惩激励体系，激发系统上下职员的工作积极性，对表现优异的做出突出贡献的给予物质奖励;相反的，对于态度恶劣的进行思想教育和物质处罚。奖惩激励体系更能发挥全职或专职档案管理员的主导作用。然而，对于全职或专职档案管理员来说，应该要发挥好自我的能动作用，积极工作，完善相关体制机制和政策规则，完成档案管理工作[2]。

2.2 发挥兼职档案管理员的基础性作用

全职或专职档案管理员在档案管理工作中起到主导作用，兼职档案管理员则起到基础性作用，他们在档案管理工作中发挥作用没有前者多，因为其群体数量不大，负责的职能较为基础。基础的档案管理工作对档案管理系统来说也很重要，包括档案的整理、归纳、转移等工作。如果没有兼职档案管理员，档案工作就没有了基础，后续的深层次工作都发挥不了他们的作用。所以，以人为本加强档案管理工作需要加强兼职档案管理队伍建设，提高兼职档案管理员职业素养和技能水平，让兼职档案管理员负责所有基础性工作，并能出色完成工作任务。兼职档案管理员的意识建设工作需要相关人员不断进行宣传教育工作，这样档案意识自然而然就能形成。兼职档案管理员在岗期间应该要清晰地理解自己的职责所在，对工作有很强的责任感和具有积极进取的工作态度[3]。

2.3 加强领导对档案管理工作的重视程度

统筹档案管理工作不仅需要档案管理员的努力还需要领导的重视，领导重视是完成档案管理工作的核心也是关键。档案管理工作是一项科学性、制度性、综合性的工作，需要多方人员共同努力。加强领导对档案管理工作的重视程度，首先是要让领导知道档案管理工作的利用价值、经济价值。档案利用成果直接为全系统带来的工作便利、工作效益，这样才能引起领导关注。经济价值方面档案管理工作可以节约资金投入，节省人力物力的投入，避免不相关性金钱的浪费，极大体现出档案管理工作的经济价值。其次，让领导重视档案管理工作需要通过不断的与他们进行交流沟通，让领导明白档案管理工作的重要性。沟通是解决问题最高效的方法，全职或专职档案管理员应该要经常向领导汇报自己工作内容和工作成果及收益，让领导接触档案管理工作，加大人力物力支持档案管理工作，达到加强领导对档案管理工作重视程度的目的[4]。

2.4 上级行政管理部门发挥好监督管理作用

档案管理工作的外部压力对档案管理工作有积极促进作用，外部压力的来源就是上级行政管理部门。行政管理部门具有行政监督、行政考核、行政管理等作用，对档案管理工作进行宏观调控。对于上级行政部门来说，首先我们要利用好它的执法权，其次要利用好它的检查评估考核权，发挥职能优势，创造价值。针对事业单位来说，本职业务的职能职责变动需要引起重視，档案管理工作的优化也需要引起重视。因为档案是一种无形且重要的资料，对档案进行严格的监督管控至关重要。各项档案管理需要协调宏观规划和微观管控，让档案管理工作变为一项重要工作，在增加效益方面发挥作用。上级行政管理部门发挥好监督管理作用，给予下级各部门执行压力和发展动力，让他们更加自觉的提高自身能力，促进各方发展。行政部门和执行部门相辅相成，相互配合，共同进步，形成强大的管理机制，促进档案管理工作的进展，发挥好自我的能动作用，积极工作，完善相关体制机制和政策规则。

3 结束语

我国的档案管理工作是一种综合类的管理工作，对从业人员的综合素质要求高。档案管理工作人员应该要秉承以人为本的工作理念，发挥好全职或专职档案管理员的主导作用，发挥好兼职档案管理员的基础性作用，加强领导对档案管理工作的重视程度，上级行政管理部门发挥好监督管理作用。虽然在发展的过程中有许多困难，但我们可以结合以人为本的理念解决这些困难。加强档案管理工作需要从多个层次入手，协调好工作内容，发挥人员间的合作力作用，建立起完善的管理机制，推动档案管理工作进行。

参考文献

[1]李学梅，杜彦红.新时代县供电企业如何加强档案管理工作[J].农电管理，2019.

[2]赵健.财务档案管理工作的重要性以及加强档案管理的对策探讨[J].科技经济导刊，2019，27（14）：238.

[3]陈婧.加强档案管理工作提高档案人员素质[J].数码设计：下，2019，000（003）：143-144.

[4]姚茜.东城区档案局运用“四步走”方法加强新建单位档案工作监督指导[J].北京档案，2019（7）：62-63.

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