| 标题 | 基于办公自动化环境下医院档案管理探讨 |
| 范文 | 马岩岩 摘 要：随着信息化技术的发展，办公自动化系统在多个行业均得到广泛应用，使人们的工作便利性大大提高。医院是保障国民健康的重要机构，档案管理对于医院的发展具有重要意义，其涉及面较广。本文就总结目前医院档案管理中的不足，并总结基于办公自动化环境下医院档案管理的措施，以期为医院档案管理效率提升提供参考。 关键词：医院;档案管理;办公自动化 随着科学技术的逐渐成熟，大部分行业在开展办公的过程中，均应用到自动化技术，通过实现办公自动化，可有效提高办公效率，使企业的管理体系变得更为完善[1]。医院档案管理工作中也可通过建设办公自动化环境，来整合医院的内部资源，由此促使资源在内部得到共享，通过采用信息交互手段将复杂的工作变得简单，使医院的管理效率提高。由此促使医院得到有效发展。 1 医院档案管理中办公自动化环境构建的影响 首先通过实现办公自动化，可使医院档案管理工作的效率提高，档案管理工作是一项十分复杂且繁琐的工作，需要对档案进行分类、整理以及编目，具有较广的涉及面，比如病历、人事、财务等[2]。若能够实现办公自动化环境，则可将档案管理人员的工作量减轻，使其工作效率提高;其次办公自动化环境的构建也会给档案管理人员带来挑战，传统档案管理模式无法满足办公自动化需求，需要应用更多的技术性措施，因此使得档案管理人员必须对大量信息技术予以掌握，由此使办公自动化具备的价值和功能得到体现;最后办公自动化的实施可促使医院内部资源共享，使信息传递更为迅速。传统档案管理储存较为分散，但信息技术的应用可使资源实现共享，科室人员可通过计算机登录系统，获取所需的档案资源，由此使得办公领域得到一定程度扩大，可使医疗行业发展得到促进。 2 当前办公自动化环境下医院档案管理的不足 2.1 电子档案不具备较高的保密性与安全性 办公自动化环境下主要通过网络技术来实现档案的收集、整体和存储，而电子档案则可能受到破坏。首先表现在保密性上，随着网络技术变得日益发达，部分不法分子可依靠木马程序来进入档案网站，对档案信息进行盗取，由此达到盈利的目的，因此会使得医院电子档案具备的保密性受到影响[3];其次大多数医院均会将患者的信息储存在电子设备中，但当电子设备受到损坏，或是发生网络故障，则可能导致信息丢失，相关人员若未能对档案信息进行备份，则会对档案管理工作产生严重影响，使医院形象受损。 2.2 档案管理人员不具备较高的综合素养 医院在应用自动化办公开展档案管理时，要求档案管理人员具备各类先进信息技术的应用方法，才可使档案管理工作有序开展。但目前医院档案管理工作中，管理人员大多为老员工，其文化程度普遍偏低，且应用传统管理模式开展档案管理工作，未能熟练掌握电子档案管理方式，因此需要做好档案管理人员的培训工作，但部分医院并未在此方面引起足够重视，由此使档案管理工作开展受影响[4]。 2.3 医院档案管理不规范 办公自动化环境的构建，使得医院档案管理工作变得更为高效便利，但也导致新问题的出现，分析其原因，主要是由于档案管理工作不具备标准规范。首先不具备完善的办公自动化系统，目前大部分医院在办公自动化系统软件中的投入力度较小，未能建立健全办公自动化系统，使得无法全面提升办公自动化水平，对医院档案管理水平产生影响[5];其次不具备完善的信息化管理制度，目前大多数医院在开展档案管理时，信息化技术仍旧处于初级阶段，软硬件设施均不完善，且电子档案的存储无法得到保障，病历资料容易泄露。尽管部分医院投入一定成本，但由于未能建立办公高级自动化系统，软硬件配套差异明显，导致其无法对高效医院档案管理平台进行建立。 3 提升办公自动化环境下医院档案管理水平的措施 3.1 促使医院档案管理体系变得更为完善 为了使医院档案管理水平得到有效提升，就需要参照医院档案管理的具体情况，来制定标准化管理模式。对归档材料进行仔细识别，使档案信息的真实性与准确性得到保证，对科学合理的档案管理制度进行制定，对存在的不足之处进行及时修改和优化，明确管理方针、目标和流程，对档案管理人员的工作内容与职责予以确定，使档案管理工作能够按照标准有序开展，由此使不同部门间的联系与交流加强，达到信息共享的目的，使档案管理水平与质量进一步提升。 3.2 将医院档案信息化的管理步伐加快 首先档案管理人员需要提升自身的认知，意识到自动化办公环境建设和信息化建设存在的关联，对先进的信息技术进行引进，由此使自动化环境建设速度加快;其次需要对安全的医院内部网络环境进行搭建，避免患者的病例资料被盗取，防止出现相应的医疗纠纷[6];最后是需要在病例管理工作中应用信息技术，将相同病例开展科学合理分类，由此使档案管理工作的质量得到保障。 3.3 应用多重防护措施使档案信息安全得到保证 随着办公自动化的应用，虽然不必担心纸质文档载体发生损害或出现丢失的情况，但有网络环境较为复杂，档案资料信息较为敏感，因此需要将档案管理工作中的安全防护力度加强，使患者的个人信息以及医院文件信息安全得到保障，因此在开展档案网络系统建设时，需要做好各类防护措施。首先需要对网络安全专业服务机构和企業的建议予以积极采纳，构建强大的网络安全防护屏障，通过设置防火墙，避免网络中心受到攻击;其次需要对档案资料安全分级管理机制进行应用，使档案资料管理更为科学合理，参照工作人员自身的岗位级别，工作性质和需求，为其提供一定的访问权限;最后在对网络共享服务平台进行建设时，需要保证身份认证和权限管理系统的健全与合理，在对档案信息资源共享工作进行加强的同时，使系统能够安全稳定的运行。 3.4 提升档案管理人员的综合素养 为提升档案管理人员的综合素养，首先需要将招聘工作做好，不可仅一味追求高学历，需要更为重视招聘人才的能力，在上岗前做好培训工作，使档案管理人员能够意识到自身的责任以及职责，同时还需要将目前已有档案管理人员的培训工作做好，为其提供更多培训和学习的机会，使其能够不断成长，对自身的档案管理知识结构进行优化，使其综合素养提高，能够更好满足办公自动化环境下医院档案管理工作的开展。 4 小结 随着计算机与网络技术的不断发展，互联网在日常生活中的应用得到普及，使人们的工作与生活变得更为方便。医院属于国家卫生事业的重要机构之一，将医院档案管理工作做好，对于促进医院发展具有重要意义。因此需要将医院档案管理中自动化技术的应用加强，促使医院资料得到科学合理应用，将医院的整体管理水平与质量提升，促使我国的医院事业能够以更快的发展实现全面发展。 参考文献 [1]高海燕.数字时代创新医院档案数据管理路径研究[J].山西档案，2019（06）：137-142. [2]张海红.大数据时代医院档案数据管理研究[J].山西档案，2019（06）：86-92. [3]刘芸.基于RFID技术医院综合档案管理信息系统的设计[J].中国病案，2017，18（01）：40-43. [4]郑力嘉.数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用研究[J].现代信息科技，2019，3（04）：192-193+196. [5]张鹤.新医改下医院档案管理的改进与完善思路解读[J].中国卫生标准管理，2017，8（03）：22-23. [6]丁红.新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策[J].中国现代医生，2014，52（02）：116-118. |
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