| 标题 | 关于学术研讨会议管理的几点思考 |
| 范文 | 刘畅畅 李少波 罗凯 摘要：通过对学术研讨会管理中存在的问题分析，提出提升研讨会议管理工作，包括明确化会议管理组织架构、精细化会议管理方式和流程，以及规范化会议支出条目和标准方面的几点建议。 关键词：學术研讨会 会议组织 会议举办 会议管理 中图分类号：C27 文献标识码：A 学术研讨会一般是指专门针对某一特定领域或者某一具体主题在集中场地由相关人员共同参与研究、讨论的交流会议。因为学术型研讨会的特殊性，往往围绕一个或几类专业性极强的主题，其受众群体一般是行业领域内的专业人士。会议规模通常在50-200人之间，针对具体问题展开分享与讨论，目标是实现研究手段或学术观念的交流，有的情况也通过商议而形成必要决定。 学术研讨会议是进行学术交流的重要阵地。以全国学会召开的学术研讨会为例，根据统计数据，2014-2016年国内学术研讨会议共计13708场，且每年召开次数呈现递增趋势。与此同时，参会规模同步扩大，2014年全国学会学术研讨会参加人次约100万，到2016年已增大到127万。面对举办频次、参与人数等方面不断开创历史记录、如此海量的学术研讨会议群体，如何能够提升会议管理工作效率，在中央《关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定》中明确“精简会议活动、切实改进会风”指导思想的大前提下，做到控制会议成本、提高会议效率，组织多层次、多学科、多视角的学术研讨会，充分发挥会议的专业性和开放性，切实在科研各个领域激励创新思想、促进交流合作、培养后备人才等方面作出显著贡献。如何发现会议问题、总结举办经验、提出改进措施、优化管理流程，是值得广大学术研讨会议管理工作者共同讨论的重要议题。 1 学术研讨会管理存在的问题 通过近年来承办以及参与大量学术研讨会获取的一些感受和总结，并调研其他相关资料，将显著存在的一些现象和共性问题进行简单列举。 1.1总体数量逐年增多，但品牌会议的影响力、权威性不显著 部分系列会议的主题选择不当或者举办形式的延续性不强，导致难以持续举办，更不可能形成会议品牌。曾经标杆型会议因为参会群体放宽、水平降低、形式老套、不出成果等原因，在行业领域内的引领作用逐渐弱化。这些在领域内既不叫好也不叫座的研讨会议，不与时俱进适当改革，快速提升自身水平，建立国内国际影响力，不能给予参会代表丰富有益的营养信息，则很难得以延续和发扬光大。 1.2会议管理技巧不足，组织的计划性和标准性影响会议效果 学术研讨会组织者在确定主题时未作充分沟通，可能存在议题不明，在讨论过程中容易发散，会议效率低下。征文主题如导向偏颇或范围过大，还可能直接导致参会人员不足或过多的情况。会议计划筹备不足，现场突发情况频出，甚至难以及时作出处理，则不能给参会代表以专业感受，会导致会议气氛受到直接影响。会议后续事项跟踪力度不大，待办事项得不到及时处理，会议成果不能有所总结或者利用，一定程度上是对会议运作成本的浪费。 1.3经费支出精细化程度有待提高，潜藏财务漏洞和审计风险 2016年6月29日，财政部、国家机关事务管理局、中共中央直属机关事务管理局印发《中央和国家机关会议费管理办法》。该《办法》分总则，会议分类和审批，会议费开支范围，标准和报销支付，会议费公示和年度报告制度，管理职责，监督检查和责任追究几部分，对会议举办的各个环节提出了指导意见，一般性学术研讨会议均需参考相关要求执行。 因研讨会议费支出涵盖参会会费、差旅费、会议补贴、食宿费、杂费等多类，在初步预算计划之外也有可能会议现场出现临时性支出项目。会议费开支如若存在不规范，例如违背国家会议费管理办法、不符合单位会议支出要求，未执行上级学会会议管理指导思想等问题，有可能导致上级审计及巡视整改等多类风险。 2 提升研讨会议管理工作的建议 考虑从组织架构、管理方式和经费支出三大方面着手，提前做好相应的计划和准备，规避或者解决上述问题。组织架构是根本，研讨会的核心指导思想和活动形式都需要相对稳定且完备的组织方确认提出；管理方式是手段，研讨会无论规模大小，由始至终需要都有固定明晰的流程控制，才能规范有序；经费支出是红线，合理充分的经费是会议举办的基本保障，不规范的开支有可能导致会议触及规章法律。 2.1明确化会议管理组织架构 学术研讨会的组织架构一般由学术委员会和组织委员会两大部分组成，具有连续性的系列学术研讨会，一般增加管理办公室，负责处理研讨会运转的日常事务。会议筹备正式启动前搭建起结构完备、人员合理、分工明确的委员会，将会极大有利于活动的组织。 学术委员会负责研讨会的议题规划并监督举办情况。委员应具备一定学术地位和组织能力，由会议的合作单位协商选定所占席位及人选。学术委员会按照协商一致的原则工作，必要时对议定事项也可采取投票表决方式决定。另配备学术委员会秘书，可由委员会成员兼任。学术委员会具体职责包括：组成相对常态稳定的学术委员会，代表研究领域的利益；考察会议召开情况并提出改进措施，提升会议水平；召开学术委员会会议，讨论商定下一届主办方、研讨议题并初步拟定时间地点；讨论并审批增补学术委员会成员、合作单位的申请；协助会议议题确定、论文审查和专题报告邀请等工作；协助在组织委员会的其他职务的任命。 组织委员会的工作更多是会务各个环节的具体事宜，由当次学术研讨会主办单位在确认承办后尽快组织成立，包括委员会主席、成员和会议秘书等，另可设置名誉主席及副主席，具体人选由实际会议举办需求确定，一般工作内容包括：制定会议方案，包括时间、地点、规模、组织形式、日程安排等；筹措经费、确定参会人员、落实会场和设施及食宿交通等会务工作；征集论文并组织专家审稿，整理形成会议用资料；会议完成后，完成会议纪要或总结报告、综合简报等材料以及相关会议成果的报送、归档等。 管理办公室隶属于学术委员会，通过对系列会议的规范化管理，促进系列研讨会的健康可持续发展。具体职责包括：负责研讨会系列会议的组建策划、申报、信息发布，负责制定相应的会议章程；负责会议网站建立、维护；负责会议品牌推广和文化建设等会议展示的统一策划；负责多方筹集长期稳定的会议资助，建立并管理会议基金；承担学术委员会会议秘书职责；负责承接会议申请，并负责向会议学术委员会呈报；协助会议的申报、审批，组织和监督指导研讨会召开的全过程；负责承接新成员单位的申请；负责会议归档管理；负责会议相关法律、社会责任、公共关系等事务处理；负责完成学术委员会交办的其他事项。 2.2精细化会议管理方式和流程 一个学术研讨会从拟定召开到顺利闭幕，在筹划阶段就需要从前至后逐一确认要素，围绕组织研讨会议按照“确定性”和“不确定性”进行提前梳理，提炼出相对稳定、重复的特征，可进行标准化管理，提升活动的确定性和高效性。面对不确定性因素，尽可能建立一定输入输出关系，一定程度提前预测各种偶然或者潜在活动对会议的可能影响及应对举措，将“不确定性”特征弱化，提高“不确定性”因素的确定性。 2.3规范化会议支出条目和标准 研讨会涉及经费主要涵盖收入管理、会议支出范围、标准和会议经费管理，参照国家各类会议费用开支标准和财务管理办法，承办会议单位内部务必建立与会议相关的内控制度，主要包括：建立相应的主办会议审批制度、采购管理制度；完善与會议相关的财务制度；建立会议存档制度，会议成果、后续问题处理，后续如有追溯，能有据可查。通过调研和总结，会议费开支应严格杜绝如下问题。 第一，会议酒店不满足承办要求或资质，或者酒店星级超标。酒店选择尽可能现场考察，在满足会议需求的前提下采取招标比价方式确定。 第二，会议期间开支超标，不满足国家及单位对各类会议费用明细标准。按照会议流程，完整列出开支内容及开支预算，部分可能存在的临时性支出也需计入，对标会议费用明细标准，保障会议成本可控。 第三，会议举办地点选择旅游城市或景区，甚至组织人员外出旅游。举办地点不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开，尽量选择与参会人员所在地区相关且交通便利的城市，会期可结合会议安排紧凑，在通知中明确会议结束时间，不负责安排任何与会议主题不相关的活动，杜绝涉及一切旅游行为。 第四，会议费票据不符合规范、审批或报销手续不齐备。会议报销原始凭证除了最基本的财务报销票据，如会议费发票、支出明细、协议等，一般还应包括办会申请、预算申请、会议通知、参会人员清单、会议日程、会议签到表、会议总结等辅助材料，充分证明会议费支出的相关性、有效性和合规性。 3 结束语 本文从学术研讨会现状出发，提出学术研讨会管理存在的一些现象和问题，并通过调研总结提出提升研讨会议管理工作，包括有明确化会议管理组织架构、精细化会议管理方式和流程，以及规范化会议支出条目和标准方面的几点建议。采取有效手段，促进研讨会议组织工作水平提升，为刚涉入会议管理的人员提供一定经验指导。 参考文献： [1] 胡春华.中国科协全国学会发展报告（2017）. [2] 黄耀，许云峰.提升企业会议管理水平的有效手段思考[J].经营管理者，2017（2）：104- 106. [3] 雅侃.规范管理对“会议多”说“不”[J].中国石油企业，2017（6）：104-106. [4] 杨猛.规范国有企业会议费管理的思考[J].纳税，2017（4）：66. [5] 张晓彤.高效会议管理技巧[M].北京：北京大学出版社，2004. |
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