| 标题 | 完善社保档案达标与电子文件管理 |
| 范文 | 郭东水 摘要：适应“电子社保”建设和社保业务档案发展的新形势，应对《社会保险业务档案达标验收内容和得分标准》进行补充和完善；在今后社保业务档案达标验收中，要加重对电子档案的考核，让电子档案与纸质档案一样受到重视，得到规范化管理。 关键词：社保档案 电子文件 达标验收 补充完善 社会保险业务档案简称社保档案，是社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录。按载体区分，主要包括纸质档案和电子档案。为了加强社会保险业务档案的管理，人社部社保中心和国家档案局联合制定了《社会保险业务档案达标验收内容和得分标准》（以下简称《达标验收内容和得分标准》），根据这个《达标验收内容和得分标准》，省社保局、省档案局每年都对申请达标验收的市、县进行检查、评估，促进了各地对社保业务档案管理的重视。但是，《达标验收内容和得分标准》主要侧重于纸质档案，轻视了对电子档案的考核。随着经济社会的发展和信息化程度的提高，随着“电子社保”建设的推进，社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中产生的电子文件、形成的电子档案越来越多，并呈日益增长态势。因此，重视电子文件管理，加强对电子档案的考核，充实和完善《达标验收内容和得分标准》，是社会保险业务档案进一步规范化管理的必然要求。 1.电子文件也是社会保险业务材料的重要组成部分 随着电子计算机及网络技术的发展与应用，出现了电子文件这一新兴事物。电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料、图表、音像等。如以电子文件的载体分，电子文件可分为硬盘文件、光盘文件、软盘文件、磁带文件等；如按文件的不同用途分，电子文件又可分为程序文件和数据文件。程序文件是管理设备、生成数据文件的文件，又有系统软件和应用软件之分。数据文件是供人们利用、加工的数据信息的集合，以文件内数据的组合形态分，数据文件又包括数据库文件和非数据库文件。在日常工作中应用最为广泛的是数据库文件。社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，在产生大量的纸质文件的同时，也形成了大量的电子文件。如单位办理参保登记，不仅会产生纸质文件《ⅩⅩⅩ单位参加社会保险登记表》及附属材料，也会形成电子文件：社会保险核心二版系统——单位管理——单位基本信息。办理新参保人员登记，在产生纸质文件《新参保人员登记信息表》的同时，也形成了电子文件：社会保险核心二版系统——参保人员档案管理——参保人员基本信息。办理养老保险关系转移，不仅会产生纸质文件《养老保险关系转移接续联系函》、《养老保险关系转移接续信息表》，也会在计算机和网络上形成电子文件：社会保险核心二版系统——养老保险关系转移接续——接受联系函——生成转移信息表。可见，电子文件也是社会保险业务材料的重要组成部分，也属于社保档案归档的范畴。 2.加强对电子文件的保护和管理 与纸质文件相比，电子文件具有以下几个特点：一是电子文件不像纸质文件那样是直观的，它需要借助计算机等现代办公设备才能阅读、利用。二是电子文件可以直接由计算机迅速地处理和传递，它的利用是可共享的，不再受时间和距离的影响。三是电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件要求比较苛刻。四是电子文件的寿命较短。纸质文件的介质主要构成要素是纤维素，纤维素在一定的条件（如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等）下，会发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质文件的寿命达到上百年甚至上千年。电子文件的载体是化学磁性材料，受目前技术条件限制，它的稳定性比较差，易损坏，所以与纸质档案相比，它的寿命要短的多，一般仅为5—15年。 根据电子文件的上述特性，结合我们的实际情况，就可以而且应当最大限度地做好对电子文件的保护和管理。首先，要做好电子文件的保密工作。不少电子文件的内容涉及到经济、政治、个人权益等方面的秘密，也有些电子文件的内容属于单位内部机密，不允许外部人员知悉，有些还可以有偿利用。由于网上窃密技术的不断提高，进入网络中的任何文件都有可能失密、泄密。因此，必须做好电子文件的保密工作。对于应该保密的电子文件，我们可以用密钥加以控制。其次，要做好电子文件的防伪工作。电子文件进入网络运行后，其复制是极为便利的，同时也不能排除别有用心者对电子文件或电子档案进行篡改，这样的行为造成的后果是十分严重的。因此，必须认真考虑电子文件的真伪识别问题。笔者认为，可以通过采取技术处理，将电子文件改为“只读性”文件，即只能读、不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用；也可以在机内输入隐形条码，使电子文件与伪造或复制件相区别，当网上用户使用任何一份文件时，他只知道该文件内容，而无法知道该文件条码，只有具备隐形条码的电子文件才是原件，才具有凭证和依据作用。再次，要保存好电子文件。前面提到，电子文件的载体主要是化学磁性材料，寿命较短，容易受温湿度、有害气体、机械震动和外来磁场等因素的影响和干扰。对于需要长期保存的电子文件，要定期进行复制，要存有备份，以防止信息流失。同时，要使电子文件（载体）远离外来磁场，避免剧烈的机械震动，防止灰尘、光线（特别是紫外线）、有害气体（二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气）对电子文件（载体）的侵袭和影响，将其放在适宜的温度（16℃—20℃）、湿度（相对湿度40%±5%）环境中。 3.电子档案应作为社保业务档案达标验收的重要内容 社会保险档案是国家档案的组成部分，它记载了每个参保人员的参保信息，与每位参保人员的利益紧密相关。开展社会保险业务档案达标验收，是对各级社会保险经办机构业务档案管理工作状况的评价和验收，是加强社会保险经办能力建设的重要内容。在2011年—2013年的社会保险业务档案达标验收活动中，《社会保险业务档案达标验收内容和得分标准》发挥了积极作用，促进了各地社会保险业务档案的规范化管理，全国多数社会保险经办机构在社会保险业务档案管理方面做到了“落实制度措施、落实场地设施、落实专业人员、落实经费保障”，基本实现社会保险业务档案规范化、专业化管理。但是也要看到，《达标验收内容和得分标准》主要偏重于纸质档案，电子档案在《达标验收内容和得分标准》中涉及的内容较少，分值偏低（尚未达到10%），有的地方虽涉及到了，但也是浅尝辄止，没有深入展开。如：在“设施建设”中，“将业务档案管理软件与单位社保经办机构业务部门系统联接、实现业务档案自动生成和归档管理”，仅加1分；在“专业建设”中，“没有收集业务档案电子文件”，仅扣2分。另外，《达标验收内容和得分标准》没有涉及电子文件如何分类、整理、归档，没有明确要求电子档案如何保存、保护等。笔者认为，下一步，为适应“电子社保”建设和社保业务档案发展的新形势，应该对《达标验收内容和得分标准》进行补充和完善，加重对电子档案的考核分值。具体来说，在《达标验收内容和得分标准》“组织管理”中，可要求档案管理人员既懂计算机与网络技术，又熟悉档案管理专业知识，是一个复合型人才。档案管理人员不是复合型人才的，要适当扣分。在“设施建设”中，可要求社保机构业务部门办公自动化系统具备电子文件归档与电子档案管理功能，否则要扣分（不是加分）。这是因为目前很多单位在系统建设时不能统筹考虑电子文件的归档和管理，导致办公自动化系统不具备电子文件管理功能。要改变这一状况，必须在下一步的社保业务档案达标验收中强调、重视这个问题。在“专业建设”中，明确规定“没有收集业务档案电子文件”的，要一票否决，不能达标。同时增加“电子文件的分类、归档、保护和管理”等内容要求，达不到国家标准《电子文件归档与管理规范》（G8T18894—2002）要求，要给予扣分。在“利用服务”中，要考核是否能对全部用户开放电子档案目录，并设置目录检索、全文查询、浏览等方面的功能；是否对限制利用的电子档案设置了利用审批程序等。 目前我国的档案工作正处在传统的纸质文件和新兴的电子文件并存时期，并且电子档案将在一个较长时期内同纸质档案并存。在今后对社会保险业务档案达标验收中，我们既要重视对传统的纸质档案的达标验收，又不要轻视对新兴的电子档案的考核评估，要两手都要抓，两手都要硬，共同推进社会保险业务档案管理的规范化、信息化、专业化。 |
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