| 标题 | 高校办公室职能演变与管理创新方向初探 |
| 范文 | 关利钦 摘要：做好服务工作是办公室工作的主题和最基本的要求，在做实、做细办公室各项工作的同时力求有所创新，是高校发展对办公室工作提出的内在要求；高校办公室职能调整和演变是随着高校职能扩张、规模扩大以及内部管理改革强化必然发生的事情，规范化、扁平化、综合化、智能化是这种演变的主要发展方向；而就创新而言，集成化、数字化和服务无缝化应成为高效办公室创新的着力点。 关键词：职能 演变 创新 办公室 中图分类号：G647 文献标识码：A 高校办公室无论从机构本身还是职能角度来说，在高校管理和運行中都是不可或缺的；高校办公室管理和服务水平的高低、人员的素质和行为，会在相当程度上影响到这所高校的对外形象。就当前高校办公室实际的运行情况和地位来看，作用发挥和处境往往各不相同：有的位居中枢，协调和服务风生水起，领导和师生都较为满意；有的对自身职能认识仍有待加强，工作主动性不强，被动应付的情况时有发生，常常有边缘化的担忧。如何做好办公室工作，充分发挥其应有的职能和作用，是高校加强管理、推动内部管理体制机制改革中应该重视和切实解决的问题。 1 办公室的传统经典职能分析 各种类型的高校办公室，虽然重要性与承担的职责有大小之分，但就基本职能来说，则是大同小异，可分为以下几类： 1.1 从事务性功能来说，可分为办文、办会、办事，信息与档案管理 撰拟、审批、制作、下发或上行（送达）各种管理工作所涉及的公文，是高校办公室最基本的职能之一，只要组织存在，这一职能就会一直存在下去；而办文水平高低，将对办公室职能作用发挥和自身的生存与发展具有重要的意义。办会同样是办公室司空见惯的日常工作之一，布置工作、沟通协调、汇报调研等都会用到会议形式进行，会务水平高低，能反映出办公室的基本面貌和管理水平。办事的含义更为丰富，涉及领导、师生、协调、对外联系等，都需要通过各种“事情”的办理和落实来进行；办公室无小事，因为事情的办理和办公室办事水平的好坏，会对学校工作产生直接的影响。办公室作为管理中枢，同时也是信息采编的中枢，信息服务工作做得好坏，会对高校对外形象产生直接的影响。而档案管理，在没有成立档案馆的高校，也常常会归并在办公室内，成为办公室的传统职能之一。 1.2 从服务性功能来说，包括服务领导和师生群众，内外通联等 做好服务工作，历来是领导和师生对办公室提出的最基本的要求之一。做好服务工作首先是认识要到位，主动将其纳入办公室职能之中；其次是工作要落实，同时态度上要跟上，避免手到嘴不到、嘴到心不到，让领导特别是群众不满，由此形成对办公室的负面评价。 1.3 从扩展性功能来说，包括决策参谋、战略咨询、财务管理、公共关系等 尽管高水平大学普遍设置了战略规划部门来研究学校发展，但就一般规模与层级的高校而言，将战略咨询职能保留在办公室之内，同时在需要的时候使之发挥决策参谋部门的作用，并不是特殊的现象。而在需要的时候和宣传部一起发挥公共关系部门的作用，同样并不少见。扩展性职能的大小和作用发挥的状况，主要取决于领导的认识和制度安排，基本不取决于办公室本身。 2 办公室职能演变趋势 以服务为核心的高校办公室的职能总体说是明确的和稳定的，在大多数时期和大多数情况下都大同小异；但随着高等教育发展、改革的步伐加快，高校管理日益规范、步入正轨，办公室职能也出现了一些新的变化和演变趋势： 2.1 规范化是做好办公室工作的前提 办公室工作千头万绪，但在“四个全面”尤其是全面从严治党的战略布局下，规范化成了做好办公室一切工作的最根本前提。没有规范的思维和意识、程序和要求，就可能把握不住对于办公室来说最重要的政治方向，职能履行就有可能会轻重不分甚至跑偏，服务领导和师生也有可能丧失原则甚至出现变味现象，与习近平同志为核心的党中央的要求出现偏差；就可能会在开展具体工作的过程中在一些不该出问题的环节上出问题，从而既影响办公室工作，也带来学校全局工作的被动。这方面包括高校办公室在内的一些相关部门教训不少，值得办公室工作人员认真汲取和思考。高校办公室规范化趋势要求要站在讲政治的高度认真学习和贯彻党的路线、方针、政策，把规矩和纪律挺在前面，同时按照办文、办会、办事的规范程序和要求认真做好相关工作，不能有任何麻痹大意的意识和侥幸心理。 2.2 扁平化管理是大势所趋 办公室人少事多、工作讲求效率优先，不能靠设置大量内设科室和增加人员来解决工作任务，而只能靠科学的任务设计和合理高效的人员分工来解决职责和分工、人与事之间的矛盾。上下贯通、纵横交错的工作特点，一人多岗、多任务制的实际情况，都要求办公室需要找到适合自己的管理模式。就现阶段高校办公室运行的普遍情况来说，满足办公室超常规的任务流、服务流、信息流的需要，非扁平化管理模式莫属。这种模式强调以目标管理为核心，以办公室内部两级管理为支撑，强调岗位与职责之间的对应关系，明确人有事做、事有人管，同时加强沟通、相互配合，确保各项工作任务得到落实。扁平化要求办公室人员的素质要相对全面，能够应对各种复杂挑战和繁重工作任务，否则就有可能陷入杂乱无章的状况。因此，办公室的人员配备在强调政治素质的同时，要注意协调能力和奉献精神培养，要求用心、用情做好工作，确保工作任务落到实处。 2.3 综合化职能日益突出 高校机构设置和改革的一个大趋势是，机构走向精简和高效，这就使得原本分工细致的部门职能越来越多地走向综合。就办公室职能来说，除了常规的协调、参谋、服务领导和师生以及办文、办会、办事等传统、常规职能，随着内设机构调整和职能归并以及学校规模的扩大和对外交往的增加，往往会增加信息、档案管理、保密、外事、公关等新的职能，甚至可能还会有外资利用、招投标工作等相对特殊的职能也被划到办公室。 这些新职能的并入或增加，使高校办公室的综合化特点日益突出，甚至在某种意义上成了高校之中综合化程度最高的一个部门。而随着职能的增加、综合化趋势的出现，自然而然地会要求办公室领导和工作人员都要尽快适应变化，做到职能全覆盖、分工有侧重，避免出现顾此失彼的现象；同时要加强学习和培训，使自己能够适应工作要求，以免贻误相关工作。 2.4 智能化应用渐领风骚 随着网络化办公成为新常态、科技进步和智能化技术在社会生活各方面的广泛运用，办公室智能化管理和应用日益普及。其表现一是以OA为代表的办公软件大量运用，极大地提高了公文传播的效率和工作的效率；二是办公设备自动化、数码化、智能化、无纸化，在一定程度上解决了经常困扰着办公室的人手问题，使办公室领导和工作人员可以腾出手承担更多的工作；三是网上办公的实现，加快了文件审批、周转的流程，办公室管理者和工作人员可以把主要精力用在协调、落实和督办等方面。 3 办公室管理创新的着力点 3.1 主动适应，以学习化应对各种纷繁挑战 面对新时期中各种纷至沓来的变化和挑战，除了加强学习，掌握好党和国家的各项政策，积极主动地增强做好工作的新本领，没有其他更好的選择。一是要增强对党和国家路线、方针、政策的学习，特别是对党的“十九大”精神的学习，使之落实到学校各项工作中，成为学校工作的指针；二是认真学习国家教育方针和政策，做到精准把握、精准贯彻、精准落实；三是学习上级对办公室工作提出的要求，一丝不苟地履行好自身职责。 3.2 调整策略，以集成化来应对职能转变和增加 办公室的这种集成首先体现在人员集成上，即人员构成在强调精简高效的同时尽可能涵盖不同专业，使之在应对日常工作时能够保证效率和服务水平。其次是任务集成。办公室承担的职能和任务不断增加，但办公室人员不可能无限制地增加，大多数高校都有内设机构人员编制控制，这就决定了办公室必须走任务集成的路子，在内设科室设置、人员岗位职责界定和确定时采用打包集成的方式，使工作任务分解无遗漏，工作职责有明确的分工要求又有相互之间积极主动的配合。第三是设备集成。即选用好的办公软件和适用的办公设备，高低搭配，满足工作需要，不会造成窝工和拖延的情况。 3.3 科技助力，强化数字化应用提升办公效率 数字化办公和应用是大趋势。办公室工作人员既要强调艰苦朴素、无私奉献，但也要顺应时代要求，提供基本的工作条件，包括数字化办公手段。俗话说：“工欲善其事，必先利其器。”高校作为传播文明的窗口，在应用新技术上应该也要起到引领和带头作用。数字化、无纸化、网络化办公既需要物质条件和技术条件的支持，但更需要观念的变革。只有从领导和办公室人员都对数字化应用的必要性和紧迫性有了充分认识，强化数字化应用才能成为可能，在这方面还有很大的提升、改进空间。 3.4 以人为本，实现办公室管理全程化和服务无缝化 作为学校运转的中枢机构，对经手的文件、负责的会务、办理的相关事情、负责督办落实的工作，都应做到事事有着落、件件有回音；必要的交接和提醒、主动的过问和落实、重视总结和归档，应该成为办公室人员的基本素质，并且在以往工作基础上更上一层楼；同时，努力使办公室管理水平走向科学化和程序化，从而使服务全局、服务领导、服务师生这个根本要求得到更好落实。为此，加强量化管理和考核，成为办公室管理中必须重视和落实的工作。 与此同时，加强学习，自觉提高服务能力和水平，认真梳理工作流程，注重细节和重要节点衔接，特别是注意办文、办会、办事等环节的工作照应，在接访、接待、用印、派车等环节上多为基层和师生着想，努力实现无缝化服务，使办公室成为学校以人为本、文明办公的重要窗口。 办公室工作在高校管理中无论过去、现在和将来都承担着其他职能部门不可替代的作用；与此同时，高校改革步伐在加快，对办公室管理和人员素质也提出了新的要求，办公室要适应新要求和新变化，成为管理和改革的高标准的先行先试者。 参考文献： [1] 林琦芳.精细化管理在新建本科高校办公室工作中的应用[J]，宁德师范学院学报 ，2013 （4） ：115- 118. [2] 刘燕等.浅谈如何强化高校办公室工作的四种意识[J]，课程教育研究. 2014 （22） ：55- 55. [3] 胡小进，殷永建.强化六种意识，提升四种能力[J]，西安工程大学学报2013（4） ：543- 546. [4] 阎岩.做实新时期高校办公室工作[J]，秘书工作2017（7）. |
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