标题 | 行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策 |
范文 | 宋媛媛 摘要:在我国的经济发展体系中,行政事业单位发挥着“领头羊”的作用,而在行政单位内部,其会计档案管理工作的核心性意义不言而喻,为了强化行政事业单位的发展能力,相关人员应该根据实际情况,提出一些切实可靠的研究方法。本文通过对行政事业单位会计档案管理中出现的问题,以及相关的解决措施展开探究,希望能够起到积极的参考作用。 关键词:行政事业单位 会计档案管理 问题 解决措施 中图分类号:G271 文献标识码:A 在行政单位的管理工作中,会计档案发挥着极为重要的作用,是表现行政事业单位经济业务能力的原始材料,同时也是最具保存价值的图文资料。在当前这个科技化的环境中,各个单位都在对数字化的管理模式进行应用,不仅提升了会计档案的管理质量,同时也降低了相关管理人员的工作压力,但是在實际的调查中发现,事业单位会计档案管理工作中还存着一些不容忽视的问题,相关工作人员应该结合实际情况,提出一些相应的改革措施。 1 行政事业单位会计档案管理工作的重要性 会计档案是对单位经济业务进行反映的重要依据,同时在行政事业单位中,其也是遏制贪腐问题的关键手段,强化行政事业单位会计档案管理工作的重要意义,主要可以从以下这几个方面进行论述:第一,可以有效保护国有资产。强化会计档案管理,可以确保国有资产记录在案,以免国有资产出现无端的流失;其次,能够强化财政资金的使用效益。对于行政事业单位的经济业务,会计系统能够进行准确地反映,通过保管这类档案内容,便于监督部门对行政事业单位的资金使用情况进行监督、审核,杜绝贪腐问题的出现;最后,可以巩固行政事业单位行政决策的规范性。行政事业单位的领导在决策过程中,大多是依赖于那些数据信息,而其中有超过半数的信息来源于会计档案,保障会计档案信息的准确性,对于单位的发展至关重要。 2 行政事业单位会计档案管理中存在的主要问题 2.1 思想上不够重视 在行政事业单位中,对于会计档案管理工作,部分领导和财务人员在思想上不够重视,存在着应付的管理行为,认为这份工作“费力不讨好”,导致会计业务与实际的会计档案出现管理脱节的问题;还有一些事业单位的会计档案管理人员,对于档案管理工作的认识严重不足,并且在上岗前,也并未接受合理的培训,不懂得具体的操作流程,导致整个管理工作不符合规范要求;部分事业单位并未根据国家公布的管理要求,以及单位自身的实际情况来制定会计档案管理制度,在执行上存在着流于形式的问题。 2.2 资料上不够完善 在调查中发现,有的行政事业单位对于会计档案工作,只是重视那些账簿、凭证和报表,忽略了会计文件资料的收集与整理,对会计档案的完整性造成了损害;还有一些事业单位,将会计档案信息存储到磁性介质中后,缺乏后续管理操作,导致会计档案信息丢失严重;其次,在会计档案的移交上,个别单位未能做到按册清点,也未能移交相应的清单,这样不仅会加剧档案查找的工作量,同时也违背了档案管理的要求;最后,由于会计电算化软件的升级换代较快,一些单位对于软件系统,以及相关的版式内容,并未进行妥善的保管,进而导致会计电算化档案内容的调阅比较困难。 2.3 管理上不够细致 对于行政事业单位会计档案管理工作,其管理内容不够细致的问题,主要体现在以下几点:一是对于会计凭证,相关人员未能及时装订,而是将其随意放置在办公桌上,或者是存放在一个纸盒内,缺乏规范性;二是一些活页账簿缺乏封面,并且也未能按照规定来进行装订成册,导致会计报表的分散存放的情况严重;三是当会计档案进行立卷的时候,未能按照保管期限进行立卷归档,只是统一将其装进档案盒中;第四是不少事业单位,对于保密内容有强调过度的问题,对于会计档案的使用设定了严格的限制,降低了档案的利用率。 3 行政事业单位档案管理工作中的关键点分析 3.1 人力培训工作 在行政事业单位中,会计档案管理工作一般是由会计人员负责,所以会计档案质量与会计人员工作管理能力,有着直接的关系,工作人员在强化会计档案管理质量的时候,应该将人力培训的工作设定为重点,组织相关人员参与到档案管理知识的培训过程中,结合财政部门,以及档案管理机构,对会计人员的业务进行指导。在人力培训工作过程中,主要应该强调两个方面的内容:一是帮助会计档案管理人员,具备规范的档案法制意识;二是就工作内容,引入可以借鉴、参考的技术。 3.2 管理制度内容 行政事业单位的一个主要特点,就是部门类别比较多元,工作情况也相对复杂,针对工作档案内容,无论是上层领导,还是基层工作人员,都给予了高度的重视,但是要想进一步强化行政事业单位的会计档案管理工作的质量,还需要相关人员就管理制度的内容,展开切实有效的研究。在这个过程中,不妨结合实际的工作情况来完善制度,比如有的行政事业单位规模小、人员少,其财务工作业务量不多,容易忽视制度内容的建设,但是管理者正是要在这种环境下,培养出一批主流化的会计档案管理人员,制定完善的管理制度。 3.3 经费投入问题 作为行政事业单位内部的一项重要组成,档案主管部门与财务部门,应该就经费投入的问题,展开合理地商讨,并且做出明确的规定,针对会计档案管理人员、场所、设施等,结合经济环境进行明示。一方面,要杜绝单位领导出现随时安排的工作问题,针对那些没有作出经费预算保障的开支,要集中商讨,分析其合理性;另一方面,相关责任人员则是要从经费开支的角度,对单位领导、财会人员的会计档案管理认识进行强化,让其对这方面的经费投入,建立一个正确的认识。 4 强化行政事业单位会计档案管理工作的措施 4.1 健全会计档案的管理制度 在对事业单位会计档案管理制度进行健全时,一要建立相应的制度,对会计档案的归档范围、保管期限、归档程序和整理方法,都应该作出准确的说明;二要对会计档案的保管、保密制度进行完善,利用科学化的手段,明确档案保护的相关职责,确保其不会发生丢失、损坏和泄密的问题;然后是要就会计档案的管理工作内容,建立相应的责任制度,明确相关人员的岗位责任,确保会计档案的收集、归档和保管工作能够落到实处;三要针对会计档案的管理人员,要设立合理的奖惩措施,尤其是在会计档案管理的工作岗位上,行政事业单位的领导,不妨利用定期组织检查的工作,以及不定时抽查的手段,了解实际的岗位情况,发现问题,要在第一时间进行公示、纠正,确保奖惩工作的同步性。 4.2 提升管理人员的工作素质 在提升管理人员工作素质的过程中,一是事业单位的领导要不断提升自身的会计档案管理意识,树立依法管理的基本思路,将会计档案管理工作,纳入到领导工作日程之中,这样才能确保会计档案走向法治化发展的道路;二是要对会计档案管理人员进行全面化的培训,提升其会计档案管理知识和技能,除了要开展相应的岗前培训工作外,还应该对后续教育工作给予重视,尽可能增強管理人员的责任心、执行力;然后则是要加大投入,对会计档案管理工作的硬件设备做到增添及时,像一些防盗设备、空调设备、灭火设备、计算机设备等,都应该进行合理补充,对会计档案内容实施信息化存储管理;三是在条件允许的情况下,还可以邀请友邻单位,来介绍一些关于行政事业单位会计档案管理工作的经验,一方面让自己内部的员工学习更多的技术,另一方面也可以进一步增强单位之间的发展关系。 4.3 规范档案的整理归档程序 第一,工作人员应该做到技术归档。对于那些日常工作中的会计凭证要及时整理,完成装订后,还应该进行装盒操作,尽可能延长会计档案的使用年限。会计凭证则需要根据月份进行摆放,相关的财务报告、账簿和其它资料,要逐卷装入到档案收纳盒中,并标明相关信息内容。 第二,要定期对会计电算化系统中所产生的数据内容,进行统一的打印、装订、存档,还需要施行多备份的措施,对于这个过程中产生的档案信息,要做好防火、防磁和防尘等工作,定期检查、复制重要会计档案信息; 第三,对于那些已经建立档案室的事业单位,可以将其交到财会部门,根据相关规定来执行保管工作;而对于那些没有建立档案室的事业单位,财务部门要专门设立会计档案保管岗位,认真执行交接手续;最后还有一点需要注意,行政事业单位会计档案管理程序的设定,必须要在《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》的基础上进行制定,明确相关的岗位职责、工作目标,落实各个程序中管理人员的责任。 4.4 注重会计档案的开发利用 一是严格控制会计档案的查阅手续,中间的各个环节都应该做到记录规范,明确各方的职责,这样才能确保会计档案信息的完整性。二是根据档案内容,编制相应的目录,并引入计算机检索功能,进一步提升会计档案的检索效率。三是建立相应的统计台账,像借阅登记台账、档案查阅台账、文书档案汇总登记台账和档案移交台账等。四是可以借助各类财务基础数据资料,对单位的预算工作进行管理,根据财务运行中的不足之处,研究相应的弥补措施,便于领导的决策。五是严格执行会计档案的查阅制度,未经权限人员允许,任侗人不得私自查阅内部会计档案资料,对于一些会计档案的销毁指令,也应该进行严格执行,完成销毁工作后,还应该在销毁台账上做好标注,并附上销毁说明。 5 结束语 总而言之,在当前的经济环境下,对于事业单位的会计档案管理工作,相关人员应该分析以往的工作问题,采取合理的弥补措施,建立其相对完善的工作体系,进一步提升会计档案管理工作的质量,为事业单位的可持续发展奠定基础。 参考文献: [1]李东宾.行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策[J].时代金融,2018(6):260. [2]祝峰.行政事业单位会计档案管理存在的问题分析[J].现代经济信息,2015(21):264. [3]易南冰.行政事业单位会计档案管理亟待改进和加强[J].学习月刊,2014(8):52-53. |
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