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提高财务共享中心个人报销管理水平的思考

范文

吴静

摘要：随着集团国内外业务迅速扩张，报销业务快速增长;报销业务的增加对于报销管理提出新的挑战。如果报销系统流程不完善，操作过于繁琐，会影响员工体验，降低财务审核效率，给财务整体管理水平带来巨大挑战。文章从个人报销实现共享的必要性出发，讲述通过财务共享中心模式实现个人报销业务的专业化，系统集约化，行为制度化和流程系统化，提升财务管控能力及服务能力，从而为集团及分支机构提供统一、高效一致的财务会计服务，提升财务管理水平;最后通过围绕报销共享流程中的潜在风险进行识别和分析，建议通过风险控制等手段保障报销流程的顺利开展，也对财务管理水平进行保驾护航。

关键词：财务共享中心;报销流程;管理水平;风险管理

一、概述

目前，大多数集团企业都受到分支机构或业务线的财务问题的困扰，主要问题是企业规模不断扩张，各分支机构或业务线蓬勃发展，财务工作人员逐渐增加，财务管理水平参差不齐，各个分支机构或业务线的财务管理问题频出，在一定程度上给企业带来了运营成本增加和风险。基于提高企业整体的财务管理水平，降低财务管理成本的目的，集团需要建立财务共享中心，通过强大的信息技术为支撑为企业集团各分支机构业务线提供标准化、流程化、高效率、低成本的共享服务，解决重复和效率低下的弊端。

财务共享中心将财务日常的、重复性的、可标准化的业务分离出来，集中到财务共享服务中心进行规模处理，以信息系统为基础，以优化组织结构、规范流程、提升流程效率、降低运营成本为目的，以市场视角为内外部客户提供专业化服务的管理模式。

财务共享服务中心的特征有人员集中化;处理规模化;流程标准化;业务高效化;平台统一化;服务协议化;成本经济化;其核心是降低成本、提高效率、标准化和资源整合。在财务共享服务中心作用下，财務信息系统集成优化，财务管理效率有效提升;财务工作标准统一规范;财务人员从繁复的会计基础业务中摆脱出来，有更多的时间和精力放在决策性事务中，更好的发挥财务部门的决策职能。

二、打造个人报销的财务共享中心必要性

个人报销作为财务共享中心费用模块之一，与集团每个员工息息相关，加快报销效率，提高审核质量势在必行。

（一）提升财务基础业务水平

企业的财务共享中心通过对集团报销流程集中化处理，统一审批标准，提升核算的准确性及时性完整性，降低了财务核算成本，提高了财务费用报销处理的效率，夯实了财务基础工作，满足会计报告与信息披露的要求，有效规避降低财务风险，给集团风险控制管理带来极大便利。同时利用财务共享中心的集中化报销流程还可以提高效率，优化岗位分工，节约人力成本，从而达到降低集团运营成本，提高效率的作用。

（二）费用管理更加透明化

通过财务共享中心平台集中处理集团分支机构和业务线的费用报销业务，通过共享平台自动获取数据，财务人员利用统一流程和标准审核，提高审核效率和准确性。通过各种报表和数据的生成，方便随时随地查询集团各方面费用支出情况和业务运营情况，为管理决策提供其所需要的财务信息;同时由于缺少人为操纵或粉饰，整个报销流程高度集中，企业的费用管理更加透明。

（三）增强用户体验提高员工满意度

通过报销流程优化效率提升，方便员工及时收回因公个人垫付的款项，方便员工更无后顾之忧地垫付款项，提高员工满意度，增强用户体验。

三、优化财务共享中心个人报销，提高财务管理水平

（一）流程优化

个人报销作为和员工息息相关的流程，在优化时要考虑提升员工效率，加快财务审核效率，降低审核风险，同时避免单据在频繁转移中的丢失。

财务专门设置支持岗和审核岗。在单据流上，员工在报销系统提交报销单，支持岗做影像上传，业务领导共享中心线上审批，审核后单据推送资金付款，付款推送凭证;从实物流上，员工提交报销单后将纸质单据交到共享支持岗，支持岗收单，影像上传，以及付款后的归档整理。

该流程的优势是员工无需上传影像，纸质单据只需交于支持岗，避免纸质单据反复传递以及传递中的丢失;业务财务审批线上完成，提升了审批效率;支持岗的设置，减轻了财务归档工作;资金付款仅依赖系统的单据传递，降低了重复报销付款以及人为干预的风险，提高付款效率。

通过报销流程优化，最大可能减少时间地理对报销流程的影响，减少流转环节，提高报销效率，节约审批从提单到打款时间，降低风险。

（二）信息化建设

财务共享中心流程需要强大的信息系统做支撑，只有完善的信息技术系统作保障，财务共享中心服务才能长远发展。实现先进的报销流程，需要协同打造如下系统。

1. 个人费用系统

线上报销系统通过与人事系统对接，获取员工的组织架构和汇报线，银行账号等信息，通过输入报销内容，请款金额等，生成线上单据;员工也可依据费用承担的实际主体和部门自行选择主体或部门分摊;系统依据员工的汇报线以及分摊的部门进行审批。

2. 电子档案影像系统

引入电子扫描技术，共享支持岗收到原始单据后，将纸质单据的附件和报销单上的费用类型做好匹配，通过高速扫描仪对接影像系统，生成影像，并对发票进行OCR识别，读取发票号码发票代码发票金额供应商发票金额等，与百望系统打通，验证发票的真实性，重复性，实现该影像和单据的一一对应，以及发票台账，实现报销单号，凭证单号和发票信息，影像统一管理数据库。

3. 审批系统

报销系统与审批系统打通，审批系统与人事系统打通，根据提单人识别出汇报线，并结合业务特点灵活配置审批流，降低后期运维成本。

4. 共享平台

通过共享平台把企业复杂业务归集起来，再利用平台进行专业化统一化处理。从技术上共享平台与报销系统，审批付款做账打通;财务仅需要登录共享平台可以获取所有报销数据，进行审批;审批后凭证自动入账后，并与报销单号做连接。同时该平台可获取全流程的报表，质量报表，效率报表，对各个流程实时监控从而实现流程持续优化。

5. 银企直连系统

银企直连系统为企业进行资金集中管理提供极大便利，该系统可以大力提高资金集中管理的工作效率并减少人为操纵的风险以及提高准确性实效性。在个人报销流程下，将审批后的报销单，员工姓名银行账号等信息线上推送至待付款列表，通过集团企业与银行的有效衔接，监控账户情况且完成付款的线上审批和确认。

6. SAP记账系统

在个人报销流程下，将审核后的报销单据以及付款成功的报销单据直接推送SAP实现账务自动化处理，提高工作效率以及入账准确性。

（三）员工培训和宣导

新报销系统报销流程的上线，涉及到全公司所有的员工，因此做好员工的培训和宣导尤为重要。需要提前对全体业务人员做好报销流程的宣导，以及结合新流程下的提单，粘贴发票，纸质单据等;对于影像扫描岗要做好影像上传培训，打通和员工沟通顺畅的渠道;统一并规范档案管理员的收单归档借阅等管理工作;对于审核岗需要培训系统全流程，明确审核要点，审核职责，审核时效和质量。

四、风险管理

通过打造报销共享流程可以大大提高财务管理水平，但是仍然会遇到各种潜在风险，为了巩固和保障服务水平的提升，识别并且做好风险管理尤为重要。

（一）系统实施的风险管理

财务共享报销流程涉及的系统交互很多，任何系统环节交互集成上无法满足功能，会面临着方案的调整，或者会带来后续操作方式上的调整;选择合适的系统实施商，确保他们具有匹配的资历、能力和精力来完成项目搭建。另外在系统实施过程中，需要清楚阐明系统需求和功能，并且做好质量管控，确保系统的功能按照定好的交互方式实行;密切关注和把控信息系统的实施进度，任何一方的问题都会导致整个实施项目的延期或无法交付。

（二）组织变革管理

在共享之前，对于个人报销并没有专职负责，大家会依据自己的工作内容合理安排报销的审核和入账;但是一旦将个人报销集中处理，会带来两个方面的变化，一方面大家只做报销，对于工作内容上单一枯燥，会有员工对于发展晋升的空间会有怀疑;另一方面，对于报销的时效和质量更加透明也更加严格。

针对该组织变化，一方面需要有合理的招聘机制，严格要求员工的工作态度和责任心;制定组织和人员的OKR指标，成立绩效评估小组，定期考核，确保考核结果的准确性和真实性;设计合理激励机制，在岗位OKR指标考核基础下，对有卓越贡献或创新贡献的员工给予奖励，让员工时刻保持工作激情和成就感。另一方面，对于员工展开充足的培训，建立合理的转岗晋升等机制;提升员工综合素质，也为其他岗位做储备。

（三）系统运维的风险管理

新流程和新系统上线后，从提单开始，审批，付款，影像上传，归档等，任何一个环节都需要有足够的运维资源支持，任何一个环节的运维失职都会影响整体流程的效率。

做好运维工作，需要有明确的运维团队以及运维机制。首先，对于员工提出的问题有合理的解决渠道以及对应解决问题的责任划分到岗到人;其次，系统上线是个持续优化的过程，通过高效的运维，接受系统业务的反馈，不断完善流程，从而进一步提高系统的运行效率。只有大家充分重视运维，系统才能顺利运转，真正起到提高效率的作用。

五、结语

当前，我国很多企业都应用了财务共享中心模式管理个人报销，通过个人报销的共享提升了员工的用户体验，促进财务管理转型、明确财务内部分工、优化财务组织架构、提高会计数据质量、降低业财风险、提高财务管理水平、提高财务管理效率，降低财务运营成本，为企业加强费用管控发挥了巨大作用;同时结合风险管理进一步保障了个人报销共享运营的效果。个人报销共享中心的建设和优化是個持续的过程，只有结合业务的需求，本着提升效率，服务业务为出发点，报销共享可以为企业的管理发挥越来越大的作用。

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（作者单位：小米移动软件有限公司）

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