| 标题 | 对如何增强档案意识的思考 |
| 范文 | 沈兰华 摘 要：档案意识，顾名思义指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观映象，通过了解档案、认识档案 ，从而学会利用档案这个重要的信息资源。在日新月益的经济社会中，随着档案工作的发展进步，档案信息逐渐被人们所接受并积极应用于工作和生活中，各行各业从档案中受益非浅。但在一些单位和部门，仍然存在档案意识薄弱，对档案工作不够重视的现象。对此，本文就当前档案意识形态作出分析，以及对提高档案意识提出几点看法。 关键词：档案意识；档案工作；思考 档案专业与其他社会学科相比，可以说一直处于默默无闻、鲜为人知的地位，虽然在国内已经有几十年的发展历史，但是由于种种原因，带有较强烈的神秘性、封闭性难以打破，利用率远远不及图书或资料，也大大影响了档案价值的发挥[1]。某些当代档案学者认为，档案是历史事件的原始记录，反映着厚重的文化沉淀，这是档案之所以重要，之所以被人们重视并保存的根本原因。它放在档案管理部门叫作档案，放在书店则叫图书，利用价值因人而异。随着现代社会的快速进步，需要运用现代科学理论、方法和技术，管好档案，用好档案，以推动医院各项业务不断发展。为此，增强人们档案意识，提高人们对档案的关注度，显然尤为重要。 1 档案意识形态现状 当前，随着社会的日益发展，档案工作只有与医院各项工作相配合开展，才能使整体的医疗管理水平得到协调运行，而我们普遍看到的现状如下： 1、社会服务层面狭隘，服务手段落后 从目前社会大众的角度来看，在档案馆休闲利用，并不是市民的 共同认同，档案馆对于休闲利用的各项设施不够充分。而在欧美国家，档案馆的休闲利用较为普及，群众经常走进馆场休闲或查阅，档案服务呈开放、欢迎利用的状态。大部分人过分强调档案的机要性和保密性，忽视了它的社会性和开放性，也是制约了档案事业发展的原因之一。而随着信息时代的到来，许多单位虽然安装了档案信息系统，取代了以前传统的管理方式和单机检索方式，但是由于网络数据的不相兼容，主管单位与二级单位的档案信息仍不能互联互通，数据的转换仍需较大费用才能实现。 2、宣传力度不够，社会公众对档案和档案部门认识度不高 我国《档案法》和《档案法实施办法》颁布后，档案宣传有了加强，当前社会上越来越多人选择从事档案专业事业，学习档案专业知识，说明社会整体的档案意识增强了。但不能说整体的档案水平提高了，因为在不少单位，许多档案人员并不喜欢档案这一行业，认为枯燥无味，甚至领导人员缺乏对档案重要性的认识，管理不科学，选人用人不当，忽略了医院发展的连续性和历史资料的完整性，不了解档案在整个社会中的重大作用，没有认识到从事档案是需要多年学习和实践才能有进展，不是立竿见影看到成绩的。由此，这也就没有更多人去采取积极手段宣扬档案了，更不会主动地引导身边的人去认识档案。甚至出现单位用档时查找不到，使一些“真材”没有“用武之地”，导致档案资源的利用率不高。 3、受传统教育的影响 在各级校院的教育体制中，没有专门针对档案教育的的宣传，在校学生不能接收到使用档案资料、形成档案资料的教育。在不少单位行政管理部门中，不少人认为是档案管理人员才需要去形成档案，靠档案人员去寻觅、索求档案资源，因此档案工作局面停滞不前。 2 增强档案意识的方法 1、健全档案管理工作制度 首先，要有具有规范性、可行性、操作性的管理制度。档案管理本来就是标准化管理的工作，作为一名档案管理人员，笔者按照《广州市档案管理规定》和《高校档案管理办法》，制定并下发了《档案综合管理实施办法》、《文书档案（党群、行政类）归档范围和保管期限表》和《声像档案管理规定》，在保证按期归档上下功夫。特别是对档案的整理标准、文档分类、归档范围、收交时间、责任人进行了明确规定，并按标准贯彻执行。单位分管也相当重视档案工作，具有全局长远发展的认识，成立档案管理领导小组，由党委副书记任组长，办公室主任任副组长，各科室负责人为成员，每个科室配套兼职档案员，负责本科室档案资料的收集、整理和移交工作，以便于对口跟进各项工作的发展情况和进度。 其次，在以年度归档方法原则下结合采用档案平时归档方法。以我院为例，按传统方式规定各科室在第二年第一季度向档案部门移交档案，长期运作下来，发现一些弊端，一些科室因为档案人员变动，对档案平时归档不够重视等原因导致需归档资料没有及时归档，尤其是重大活动、重要会议形成的文书档案、声像档案不易收集齐全。这样，建立一套实用规范的档案平时归档方法则显得有必要了，以季度为收集时段，与年终归档相结合。这就要求档案部门提升主动归档意识，积极收集档案，经常深入各科室了解工作内容，知晓医院近阶段发生的大事要事。此种方法不仅有利于全院档案资料在档案部门的掌控之中，而且能与兼职档案员有效沟通，为档案部门监督、检查工作提供了依据。 2、提高档案管理人员的业务水平 当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。优秀的档案管理人员可直接或间接引导群众产生档案意识。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，適应社会变化的队伍。对于这个岗位，不仅要熟悉本室（馆）所藏档案的内容、数量、成分、档案材料的有机联系，以热情、周到的态度让来访者查有所获，更要深入研究档案，进行二次或三次文献的加工，搞好编研工作，形成各类文献汇编、史料汇编及参考资料，使档案资源得到有效的开发利用，充分发挥档案效益。并且能运用现代化的科技信息手段管理档案，使档案工作与时代发展同步，让员工了解你所从事的档案工作内容。同时，建立学习培训的机制，走出去请进来，汲取先进的工作经验，创造多元化的平台宣传档案，提高各科室领导和兼职档案员的认识，从而起到增强全员档案意识的目的。 3、创新档案宣传工作 （1）对于在校学生，档案人员和各级领导不仅要对学生进行必要的常识教育和宣传学习《档案法》相关档案知识，还要通过开展科技活动、主题会议的参与进行总结和资料整理，培养学生使用档案资料和形成资料的能力及意识。（2）对于档案管理人员，必须通过有力的宣传动员，让全体员工认识到档案对全局工作和对自身工作的重要性，使员工在日常工作中主动提供医疗、教学、科研、重大活动等相关资料，那么档案资源就可以无所遗漏、渊源不断，改变以往只靠档案人员收集、寻觅、索求的被动局面，使每个员工成为档案资源的创造者和利用者[2]。 （3）对于档案行政管理部门，档案馆可以通过印发档案知识普及手册、张贴档案知识宣传海报以及举办普及教育讲座和专题展览等形式开展档案知识教育工作，起到帮助群众更好认识档案的作用。 （4）对于各个医院，注重提高医院档案整体重视程度，转变档案思想传统观念，如召开关于档案整理座谈会，探讨如何做好繁重的医疗业务中档案整理工作；针对办公自动化系统投入使用后，产生的电子文件数量比之前纸质文件多，各科室兼职档案员对归档范围理解不够，可举办一些此类专题的培训，以避免电子文件归档过滥。 参考文献 [1]刘瑞.论公民的档案意识[J].人力资源管理，2013（2）：152. |
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