| 标题 | 微信之于基层档案部门保管模式的“绿色”思考 |
| 范文 | 何花 摘 要：随着网络通讯技术不断成熟，各种即时通讯软件不断兴起，比如微信、微博等。他们的用户群多集中在年轻人中间，又由于智能手机的普及，微信用户不断增多。在我们的日常生活中，档案管理是一件非常重要的事情，而基层档案管理部门的职责更多的是保存档案，现在我们将微信用于基层档案部门的保管工作中，这种智能档案管理方案提升了效率，节约了成本。本文首先列举了微信的传播特点，然后依据基层档案管理部门存在的问题，用微信为破解双套制度提供可行性的思考方式，给人们的工作提供较大的便利。 关键词：微信；基层档案部门；绿色 网络时代交互式信息使得我们认识到互动的优点，有种身临其境的感受。他们在改变我们生活方式的同时，更是为一些程序化的工作提供新的思路，比如说档案的保管工作，以前的档案保管流行“双套制”，顾名思义即在单位保管室保留一份原件的同时，按照国家要求，复制一份同样的档案保留在上一级城市三线图库中。这种档案保存方式产生于上世纪，现在已经不适用于社会的发展脚步，从管理上更是会给领导者产生很大的负担。而且这种保管方式势必会造成资源占用、信息沟通不及时等，而微信的诞生为基层档案保管提供更好的平台，这种绿色保管模式为数字化建设提供新的可能，并且为基层档案部门的档案保管模式开拓出新的发展空间。 1.微信的传播特点 腾讯公司在2011年初开发出一个实现即时通讯的免费应用程序，只需要在智能手机上下载安装一个智能终端就可实现沟通交流，一经推出便风靡全国，截止到目前，微信注册用户已经达到3000多万，同比增长30%左右。那么微信传播具有什么特点呢？ 1.1下载注册简单 微信下载注册十分简单，只需依托智能手机和网络就可实现下载，再加上现在4G技术发展迅猛使得网络下载传输速度突飞猛进。手机版本也随着实用性不断更新，由最开始的Symbian到Blackberry正式版，可以说支持各种系统平台，比如说Android或者IOS等。用户可通过软件商店进行微信APP的下载，注册可以选用手機号、邮箱等方式进行注册。总之，下载及注册十分简单易行，满足用户多样化的需求同时也扩大了微信的普及率。 1.2网络联动，平台强大 依靠强大的网络联动机制，微信可与其他应用进行绑定。比如说微信与微博进行绑定，实现信息共享，也可以与QQ邮箱进行互绑获得QQ邮箱提醒服务，不会错漏关键通知。这对于不及时查看消息的人来说可以算是一种便利。 1.3互动性更高 微信传播信息形式多样，支持语音、打字、图片、视频等多种信息传递方式，媒体特性一览无余。而且微信不仅支持一对一聊天，群聊天等实现消息精准送达，传播成本低，我们利用移动终端虚拟数据实现了“面对面”交流，通话不需要花费额外的话费，只需要少量的移动流量而已。 2.基层档案部门保管模式的缺陷 随着各种企事业单位的人员不断增长，信息档案的种类和数量不断增多，传统的纸质化档案方式弊端凸显，使得我国的信息化管理已经不能满足实际需求。就如双套制来说，主要存在以下缺点：一是存放次序极易被打乱，我国的双套制档案保管方式依靠人工操作，这样存放次序很容易被打乱，而且由于人为疏忽查找起来更是困难重重。二是核查耗时长，由于档案规模不断扩大，当我们要查找一些资料的时候需要根据记录进行核查，浪费时间，尤其是季度或者年度审查的时候，更是一件十分庞大的工程。三是信息化程度不高，传统的档案无法实现信息化管理，而且无法进行统计整理。这些缺点给人们的工作带来极大的不便，所以迫切需要先进的档案保存方式将人们从繁重的工作中解救出来。 3.将微信用于基层档案保管的思考 随着办公室自动化的兴起，电子档案的产生使得档案保存整理工作显得更加便捷，而微信这一平台的出现，对于纸质档案进行信息化传递提供新的途径，在此基础上引发我们更多关于档案保管模式的思考。 3.1借助微信公众平台发布档案信息 我们凭借微信平台构建档案管理平台，为每一个基层单位建立相关数据库，将每一个机关的文件进行分类整理，建立归档的相关规则，做好时间上的记录，并且借阅记录也要有相关的制度支持。当然微信属于虚拟的网络平台，肉眼看不到，所以实体档案的管理也要做到位。我们利用微信电子档案是为了更好的统计信息，做到查阅的时候简单快捷，只需动一下手指即可，不需要进入档案室再一一查看。为了保证文件的连续性和完整性，我们也要利用微信等信息平台发布一些关于档案保管利用的基本知识，以及相关的法律法规等，提高公众的档案维护意识，最大程度的提高相关单位的档案管理水平。 3.2利用微信个性服务平台传递档案信息 为了提高个性化的服务需求，我们也可以建立微信档案咨询平台，为社会大众提供一对一的交流平台。比如说当档案使用者不在档案存放地，但又想查看自己的档案信息时，这时需要向微信平台提供查看请求，同时需要提供自己的身份证明，经过微信系统核查身份得到对应后，那么请求通过，基层档案管理部门的管理员就会在平台上收到信息，可以借助智能手机或者扫描仪等多媒体方式将纸质版的档案转化为电子档案，这时管理员将电子信息上传，档案申请者便收到档案信息。通过这个过程，我们发现基层档案部门的微信个性化服务平台有很多优点，比如说打破时间、空间的限制，能够更加直观的提供交互式利用服务。 如果一味的将所有档案不加选择的全部实行双套制，那么这是对资源的极大浪费。在智能化发展的今天我们借助网络平台，实现档案即需即用的个性化服务，一方面降低了管理成本，另一方面降低了信息冗余。 3.3智慧档案的实现 通过微信档案咨询平台的建立，可以引发我们对绿色档案管理模式的更多思考。据资料显示现在智能档案馆大多以系统为基础，而未来的智慧档案馆可以实现全面感知，我们通过智能化识别、定位追踪、监控管理等一系列技术手段实现对档案内容的感知，相对于微信平台的一大进步之处在于不需要人工进行扫描上传，而是全部的自动化技术。但是这只是基于此的一个想法，真正智慧档案的实现是一个长期的工程，非常复杂，首先需要国家政策的支持，相应的技术标准，然后在资金、人才的建立上也准备不够充分。 4.结语 综上所述，微信档案个性化档案管理系统的建立借助于微信平台的强大功能，其实稍加思考我们也可以发现不止微信，只要一个平台能够实现交互信息的传递那么它都可以建立档案管理平台。通过将微信与档案管理相结合，我们发现生活中有很多有趣的现象值得我们思考，未来的生活会越来越智能化，我们要紧跟时代发展的潮流，做一个善于思考的人。 参考文献 [1]郜翀， 张照余. 微信之于基层档案部门保管模式的“绿色”思考[J]. 档案与建设， 2017（2）：80-81. [2]郭胜溶， 赵局建. 高校档案馆微信服务模式的新思考[J]. 云南档案， 2016（9）：57-59. [3]陈清云. 利用微信平台开展档案宣传与服务的思考——以“苏州档案”微信公众号为例[J]. 城建档案， 2017（1）：89-91. [4]郄波， 张伟. 基于微信公共平台的人事档案服务模式创新研究[J]. 现代经济信息， 2016（12）. |
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