| 标题 | 民办高校档案管理信息化建设的策略分析 |
| 范文 | 摘 要：随着我国信息技术水平的不断提高，档案的信息化管理也得到了广泛的普及与应用。而民办高校作为发展历史较短的学校类型，其对于新鲜多元事物仍然处于探索和尝试的阶段。目前信息化建设在民办高校档案管理中已然成为了主要的发展方向。本文针对民办高校档案管理信息化建设进行分析，了解其发展现状、并对其建设策略进行详细的阐述，总结下文。 关键词：民办高校；档案管理；信息化；建设 为促进我国民办高校长期稳定的发展，建立完整的教育体系、提高教学效率是尤为关键的。而档案作为民办高校的信息载体，其有效的管理对于校方而言是非常重要的。因此，档案的信息化建设在各大民办高校的应用逐渐得到普及，其建设策略也成为了探讨的重点。 1民办高校档案管理信息化建设存在的问题 1.1基础设施配备不全 齐全的设备是保证民办高校档案管理信息化建设的基础，如果民办高校的档案机构没有生产和接受电子文件的工具和网络，档案管理的信息化建设就没有办法实现。而所谓的基础设备，大体可分为两种，其中包括硬件设备和软件设备。据了解，目前我国很多民办高校存在基础设备不全的问题。而相关工作者也未对档案的信息化管理提高绝对的重视，觉得只要具备电脑就能够满足档案信息化管理的条件。 1.2档案信息数字化进展慢 各个民办高校在进行教学制度及行政方面档案管理时，其信息的数字化整合相对容易，所需时间较短。因此对于民办高校而言，最难处理的是累计很长时间的纸质档案。要将高校内部所有的纸质留存档案进行数字化的输入，其工作任务繁重，实施也存在一定的困难。而就目前我国民办高校现状来看，缺少相关工作者的投放、其人力物力的欠缺是导致大部分高校档案信息数字化进展缓慢的主要原因。 1.3档案管理标准不统一 民办高校档案管理信息化的建设，能够在最大程度上满足信息资源的共享，但这也为信息的安全性造成了隐患。在信息资源共享的过程中，很多高校缺乏保证信息安全的意识，没有建立完善的档案管理体系。而针对档案管理信息化，国家仍然没有制定统一化的标准去进行管制。因此各高校在档案管理过程中存在盲目性，长此以往，不仅会消减档案信息化管理的快捷性，还会给档案的网络化建设和资源共享造成隐患，从而造成档案管理进展缓滞。 1.4缺乏相关专业性人才 民办高校缺乏相关专业性人才，是档案管理信息化建设中存在的主要问题之一。由于档案的信息化处理方式实行较晚，因此很多面临就业的人对此职位并没有非常的了解，大部分工作者都是转行到该职位或是做兼职的工作，而学校也没有对其进行专业性的培训，档案管理人员专业技能上的欠缺，会在很大程度上增加工作的失误率，而档案信息作为高校的机密，其数据泄露的后果不堪设想。 2高校档案管理信息化建设的策略 2.1提高对档案管理信息化的重视度 高校档案管理信息化要从管理制度上出发，在相关管理条例、法规法条中进行详细学习。不仅如此，针对上级要求档案管理部门的相关文件明细要做到认真研习，达到上级要求高校档案管理的新标准。只有在相关正确的指导下，基于实际出发，实事求是，档案管理人员才能在根本上对档案管理信息化起到重视的作用。 2.2 在软硬件设施方面加强档案管理 根据《办法》规定，“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”因此，高校档案管理信息化建设要依据相关规定，在软硬件设施方面加强资金投入，保障高校档案管理信息化建设的有序进行。仅仅依靠单纯的资金投入是远远不够的，相关设备管理人员要做好基本工作，保证设施的更新换代，为信息化建设提供动力以及支持。 2.3 加强数据库建设在档案管理信息化的应用 档案管理信息化离不开数据库的支持，只有建设好数据库，档案管理信息化才能有序的進行。目前针对数据库的文件目录问题，相关部门要做到根本解决。在数字化的工作下，努力构建高效、便捷的全文信息化数据库，为档案管理信息化起到了推动作用。 2.4 在信息安全方面做好保障工作 档案管理工作中，信息安全是管理者重视的根本。信息安全是能够决定档案管理系统中信息安全完整的关键。因此，在信息安全方面要做好日常的保障工作。首先，为了保证用户信息的保密性，日常档案管理工作中要在信息访问中设置相关，由公式计算处理的、无法读出的系列代码帮助用户信息做到安全保密。用户在访问信息的过程中，输入对应的密钥，即可访问信息，安全简单。其次，档案管理方面针对用户访问等级进行设置，不同的用户等级给予不同的用户权限。不仅如此，每一位用户访问档案数据库时，需要严格的身份验证，保证档案数据库的安全。在档案系统中设置防火墙，阻隔破坏系统的非法信息以及木马等。对网络间访问起到保护以及监测，确保系统的安全。另外，档案管理离不开数据备份，档案管理人员要具备数据备份的意识。建设容灾系统，帮助相关关键数据、信息在应用信息技术的操控下，做到数据备份。即使在不可控的自然因素，例如暴风、海啸、地震等。以及相关人为因素像网络病毒、黑客、木马捆绑、软硬件设施损坏等问题。容灾系统的建立均可以有效杜绝以上因素导致的数据丢失的发生。与此同时，档案信息管理最主要的是管理人员的信息安全防范意识。只有管理人员的防范意识提高，从根本上意识到信息安全的重要性，从实际出发，排除一系列导致信息隐患的人为因素。高校档案管理信息化建设在目前是一项宏伟而且远大的工作，需要更多的人才去投身到工作中，实现高校档案管理信息化建设的宏伟抱负。不仅如此，高校档案管理信息化以《办法》为主要的理论依据，在时代的创新下，加强相关基础建设以及完善制度，为全校师生提供高效安全的档案管理环境，造福于校园。 3 结语 根据目前高校档案管理信息化的现状，面临的机遇以及挑战，我们坚信从科学以及实践出发，在目前高校档案管理信息化出现的问题进行合理化的措施解决，对症下药。在根本上提高管理人员的认识，打造高校档案管理信息化建设。 参考文献 [1]谭春霞.探究加强民办高校档案管理工作[J].企业改革与管理，2015（19）：215. [2]蒋茂丽.关于民办高校档案管理工作信息化的思考[J].办公室业务，2015（07）：65. [3]于馨颖.民办高校档案信息化建设的问题与对策[J].职业时空，2011，7（04）：33-34. [4]肖三凤.对民办高校档案管理和利用的思考[J].科技情报开发与经济，2009，19（23）：150-151. 作者简介 操莺 ，武汉学院档案馆，本科 |
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