| 标题 | 数字化档案管理在事业单位中的应用 |
| 范文 | 王月梅 摘 要：事业单位是社会经济发展的基础，良好的档案管理工作有利于事业单位内部信息资源的开发与利用，改善事业单位的日常管理工作。随着互联网技术的发展，数字化技术逐渐应用于事业单位档案管理的之中，使事业单位档案管理变得更高效快捷，有效提高了档案管理工作质量。新形势下事业单位要积极进行档案管理工作数字化改革，进一步提高数字化技术，提高档案管理水平。 关键词：数字化；档案管理；事业单位 档案管理工作是的重要资料，是维护历史真实面貌的一项重要工作。为企业管理工作提供必要的数据支撑，是衡量一个单位管理水平的重要依据。单位档案不仅记录着单位的优秀发展成果，还记录着单位所有职工的学习和工作情况，通过科学合理的档案管理方式分析并发现档案信息中的有效资源，并充分进行开发和利用，能够促进企业的健康发展。随着事业单位档案管理工作数字化进城的加快，档案查询信息查询时间缩短，效率提高。本文对事业单位的数字化档案管理策略进行分析，希望能够为事业单位数字化管理工作提供一些经验。 一、数字化档案管理 数字化档案管理就是通过电子文档的形式对传统的纸张档案信息进行整理和归纳，利用计算机将档案信息录入和整理和转化，实现对档案信息统一化、标准化的管理。同时包括文字、图片、视频等多媒体形式的档案信息，都能转变成计算机可直接识别的二进制序列1和0，并且把这些档案信息刻录在硬盘或者光盘上。数字化管理是未来我国档案管理的需要，同时也开启了档案管理工作的新时代。 二、数字化档案管理的作用 （一）提高工作效率 利用信息技术进行数字化档案管理，可以使事业单位在档案管理当中减轻事业单位人员的工作难度，提高工作效率，以便档案管理的各项工作全面有序进行。在数字化档案管理全面发展的过程中，事业单位的档案管理工作效率的提升非常显著，例如在处理人事档案的过程中，需要对职工的入职、调动、退休等方面的信息进行跟踪了解和明细统计，这就需要对他们的档案进行归档，之后再进行查询。运用数字化的档案管理模式能够将人事档案的相关资料详细呈现，对职工的动态资料一览无遗，足不出户便可随手查阅。 （二）创造更大效益 对于所有单位而言，时间就是金钱，只有在最短的时间内创造出更多的价值才能将企业的效应最大化。随着事业单位的发展，数字化的档案管理代替了原有的纸质档案管理模式，大大缩减了档案管理时间，降低了人力成本，事业单位花最少的成本提高了档案管理工作的质量，为企业创造更大的效益。 （三）实现资源的有效利用 数字化档案管理方式使得各项档案资料，优化利用档案资源，提供极大的档案资料使用价值给广大的用户。纸张载体的传统档案保管模式，是将其保管在档案室当中，在使用到的时候查询极为不便。在实施数字化管理模式之后，事业单位就可以利用新的档案查找方式便捷准确的查找档案信息查，减少了原有的空间和时间限制，为广大用户提供很好的便利，极大提高了档案信息的利用率。 三、事业单位数字化档案管理现状分析 （一）档案管理设备不完善 计算机设备和大量的计算机软件系统是数字化档案管理工作的基础，虽然我国许多事业单位建立了数字化档案管理系统，但是仍然存在很多问题。不少事业单位导致难以全面落实信息数字化档案管理工作的改革。例如：虽然引入了数字化管理理念，计算机配备数量不足，档案调取以及阅读十分不便，难以充分发挥数字化档案管理效果，档案资源优势难以开发。 （二）档案检索效率相低 计算机检索是现代数字化档案管理工作的主要功能，它取代了传统手工检索的方式，提升了档案管理效率和质量。但是我国很多事业单位档案检索方面的技术并不完善，阻碍了数字化档案管理的进程，降低了档案管理的效率和质量。 四、提高事业单位数字化档案管理水平的建议 （一）创建数字化的档案管理系统 网络化、数字化为当前档案管理提供了巨大便利，数字化管理系统内容丰富，如何构建数字化档案管理系统是关键。首先，客观分析当前事业单位档案管理的需求，事业单位必须根据实际需求选择合适的计算机设备总体设计以及档案整理以及软件开发、光盘备份等软、硬件设施。其次，事业单位档案管理者以及领导者必须要重视数字化档案管理系统的构建，各级部门要积极配合档案管理部门建立相应的档案管理系统，档案管理部门有不断根据现实需求对数字管理系统进行研究和完善。 （二）提高数字化档案管理的性能 首先，提升档案管理的能力。首先要完善计算机系统本身性能，利用计算机光纤与磁盘连接列阵提高档案管理效率，提升档案管理效率与质量。 其次，提升档案管理的可靠性和安全性。严格对磁盘列阵产品在硬件设施及结构进行要求，为档案数字化管理系统奠定坚实的基础，同时，借助多种多样的磁盘列阵形式，根据档案的类别设置档案资料保护级别，这样才能够最大程度为使用者提供便利除此之外，硬件设备还必须具有热插拔的功能，这样才能够最大限度确保档案数据的安全性与可靠性。 （三）做好办公系统与档案管理系统间的衔接 完善办公系统与档案管理之间的链接工作能够有效推进事业单位档案数字化管理进程。首先完善单位内部的数字化管理体系，强化资料查询功能，建立资源链接基础，包括档案归档制度、文档一体制度以及数字制度、保密制度等根据各类档案管理性质和档案故案例的需求，创建良好的数字化档案管理运行环境。通过一系列制度提高数字档案管理的效率和质量，全面提升事业单位档案管理水平。其次，根据档案管理性质设置不同的检索方式和阅读权限对于能够向全体职工开放的档案信息，要尽可能让员工重复的查阅和下载，并进行利用，为企业创造更多的效益对于非公开的档案信息根据权限设置保密等级，确保数字档案的安全与完整行。最后，必须安排专门的工作人员对硬件和软件进行安全防护建设，避免人为因素以及环境因素对电子档案信息造成破坏，使档案丢失或者失真，营造良好的数字化管理环境。 五、结束语 在信息化社会中，实现数字化档案管理，是提升档案管理质量与效率的关键，事业单位必须积极在单位中引入先进的计算机技术，培养更多专业的档案管理人才，才能促进档案管理事业的全面发展。 参考文献 [1]许琳.数字化档案管理在事业单位中的應用分析[J].中国高新区，2017（17）：208-209. [2]李丽.信息化发展对行政事业单位档案管理的影响研究[J].兰台内外，2017（03）：26. [3]张立平.数字化技术在事业单位档案管理中的应用[J].兰台内外，2016（06）：28. |
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