| 标题 | 信息时代事业单位档案管理策略探析 |
| 范文 | 王晓春 刘春红 摘 要：信息时代扑面而来，新形勢下，如何让事业单位提高信息化档案水平、改变传统档案管理问题，笔者从所处信息化的时代环境，着重分析了事业档案信息化建设内容、存在问题及解决方法，以期为事业单位档案管理工作开展提供有效帮助。 关键词：档案管理；事业单位；管理策略 事业单位档案管理信息化建设是事业单位发展的必然趋势，加快档案信息化建设是事业信息化建设的重要内容。对于事业单位而言，只有在实行了信息化管理才能使事业单位档案管理工作顺应时代发展潮流，信息化、网络化技术的应用能够有效的提高事业单位档案管理水平，对于社会经济的发展起到不可忽视的促进作用。 1 信息时代下的事业单位档案管理概况 信息时代，事业单位档案管理必须与时俱进，实现档案管理工作数字化、信息化的快速提升。当前，不少人认为，当下的档案管理工作，必须从过去老旧模式中挣脱出来，进行信息化建设，利用计算机的信息管理技术对档案的收集整理以及开发利用，从而提高档案管理效益，降低档案管理的成本，做到以高效快捷的工作方式来有效地进行社会服务。 的确，传统的档案管理方式，主要以纸质形式保存为主。这种保存方式，随着时间推移、环境的变化，很容易导致虫蛀、发霉等情况，从而导致档案损坏，对档案资料的完整性、安全性构成威胁。而当前，网络时代、信息时代的到来，对档案进行信息化处理后，档案信息直接由相关人员录人到计算机之中，不仅大大地降低了管理成本，而且还可以对档案进行备份，有效保证档案的完整性和安全性。同时，数理化带来的便利，更有助于实现快速查询。之前的档案管理主要依靠人工索引进行查找，费时费力，但信息化时代，对档案进行信息化、数字化处理后，大大简化了查询程序，可以使档案查询不受时间和地点的约束，随时都可以通过网络查询和调用所需要的档案信息，使档案的查询和使用更具优势。 2 信息时代事业单位档案管理的主要内容 信息时代下事业单位档案管理的内容包括硬件建设、软件建设两个方面。对于传统档案管理模式的颠覆，主要体现在数字化方面，因此相关硬件建设是必不可少的。通常而言，事业档案管理所指的硬件设施主要包括：计算机、扫描仪、存储空间、数据库档案管理软件、局域网等内容，这些将为事业档案工作开展奠定良好的基础条件。 就软件建设而言，首先要重视事业档案管理人员的业务素质、职业素质的提升。事业单位档案管理最终要落脚到人的操作、管理上，事业档案管理人员不仅需要有较高的专业知识、文化素养，还需要有爱岗敬业的奉献精神、较强的责任感和事业心，真正在档案工作中干一行爱一行，管一行通一行，全面提高个人的专业技能和理论水平，将本单位的档案资源管理到位、保护到位、利用到位。其次，还要不断建立、健全相关管理条例、纪律。高新技术的融入为事业单位管理带来了极大便利，但管理条例、查阅纪律等制度、机制建设必须 跟上。 3 信息时代事业单位档案管理策略研究 3.1 加大投入力度 事业单位档案进行信息化、数字化处理，离不开软、硬件两个方面的投入。没有计算机、网络、数据运算系统等硬件，数据的量化根本不可能。同样，没有人力资源的后期支撑，即使有了硬件设备，也无法保证后续录入、管理、操作等。因此，必须加大事业信息化建设投入力度。突出档案信息化基础投入这个前提，切实搞好信息化设备更新维护。要实现事业档案工作现代化有效开展，需要政府加大财力、人力和物力的支持力度，根据各事业单位的实际需要，加大基础设施投入力度，建立档案信息化专项预算并对相关建设资金进行科学有效管理，以此加大电子档案室、纸制档案室的面积，采购档案种类物资，全面改善档案工作的硬件和软件条件。 3.2 加快队伍建设 当前，事业单位档案工作依然存在不平衡现象，即传统档案管理人员多、档案兼职人员多、年龄偏大人员多，同时，信息化档案人员少、档案专职人员少、年轻人员少。工作人员中档案学专业的毕业生普遍较少，许多从业者为兼职或转岗过来，这样就出现了微机操作水平差、专业水平偏低、文化程度不高、岁数较大等一系列难题，这些都达不到科学有效管理机关档案的标准，致使部分机关档案工作原地踏步甚至倒退，在信息化形势下影响机关档案工作进步。针对这一情况，必须全力打造高素质事业档案队伍。全力提高事业档案人员素质、打造一支“复合型”信息化管理人员队伍是促进事业档案工作顺利推进基础。在信息化快速发展的时代，各类竞争都体现在人才竞争方面，知识经济时代的事业档案工作更上要求拥有“精”“博”有机结合的“全才”，如此的事业档案人才才能更好的适应解决跨部门、跨学科、跨行业的事业档案工作。事业单位也需要引导事业档案工作人员加强档案业务与政治学习有机结合，通过参与上级档案系统举办的档案专业培训班学习、日常档案知识自学、档案学术研讨等方式，熟练掌握档案管理的现代化要求，提升自身档案工作综合素质。 3.3 加强标准建设 信息时代下的事业单位档案管理工作，离不开一个系统的标准化建设。哪些数据需要进行量化整合、哪些资源需要优化配置、相关制度体系建设能否匹配，这些都需要认真考虑。而且，当前，在事业单位的档案管理工作中不乏存在检索时间长、安全性差、查找档案效率低等问题，虽然造成这一因素的原因是多方面的，但最主要的问题就是缺少统一规范的工作标准和细则。各事业单位要立足于实际制定一套事业档案信息制度，促进事业案件在制度化、程序化的道路上运行。在目前的事业档案管理操作中，要严格学习国家、省市各级档案出台的档案管理标准，如2015年国家档案局出台的中华人民共和国行业标准DA/T22-2015《归档文件整理规则》要求，在坚持将这些标准执行到位的基础上，结合本单位实际，提升档案管理的自动化管理程度，加快建立本单位数字化档案管理方式，全面降低管理成本和人力成本，明确本单位的信息化档案管理方式、信息化档案组织制度、档案管理工作标准及对应责任分工等环节，切实解决标准要求不清不明问题，实现本单位档案管理效率性与安全性相结合。 总之，伴随着信息时代来临，事业单位档案管理信息化建设是社会发展的必然趋势，同时它对于社会发展和科技进步也起到不可忽视的促进作用，也能够为优化事业单位人才结构提供可靠的依据。要结合事业单位自身的实际情况，制定出切实可行的规划方案、实施策略、管理规范，保证对事业单位档案实行科学、合理、规范、有效的管理，以促进事业单位档案管理工作的顺利展开。 参考文献 [1]成立立，李伟.档案信息化存在的问题与解决措施[J].黑龙江科技信息，2012（4）. [2]路晋超，贾彦敏，林建民.事业单位档案管理信息化建设的若干问题[J].黑龙江史志，2013（11）. [3]魏勇.档案管理信息化若干问题的思考[J].工会论坛（山东省工会管理干部学院学报），2011（4）. |
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